Project Support Officer

Werken bij NLR; Amsterdam; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantie & ATV

Jaarlijkse eindejaarsuitkering

Zorgkostenvergoeding

Ouderschapsverlof

Opleidingsbudget

Mentor & coaching

Job summary

Koninklijke NLR zoekt een ervaren officemanager ter ondersteuning van de afdeling. Je bewaakt werkwijzen, beheert documentatie en organiseert meetings en rapportages binnen een hightech omgeving.

Je onboarding van nieuwe collega’s en facilitaire zaken verzorgen, terwijl je communicatie in Nederlands en Engels sterk onderhoudt. De functie biedt ruimte voor ontwikkeling en opleidingen.

Qualifications

• Minimaal een HBO-diploma in administratieve dienstverlening of secretariële management.
• Minstens 4 jaar ervaring in een projectondersteunende of office management rol in een dynamische, complexe omgeving.
• Ervaring met office management en documentbeheer.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands en Engels (C1).

Responsibilities

• Bijdragen aan het bewaken van werkwijzen, documentstructuren en kwaliteitsrichtlijnen.
• Voorbereiden van overleggen, bewaken van acties en deadlines.
• Ondersteunen bij rapportages, administratieve processen en financiële overzichten.
• Zorg dragen voor onboarding van nieuwe collega’s en facilitaire zaken.
• Organiseren van meetings, bezoekersregistraties, autorisaties en requisities.
• Coördineren van events en projectgerelateerde activiteiten.
• Signaleren knelpunten in de werkomgeving en aanpakken.
• Zorgen voor tijdige communicatie en notuleren waar nodig.

Skills

Teamwork

Plannen en organiseren

Nauwkeurigheid

Communiceren

Resultaatgericht

Analytisch vermogen

Initiatief

Education

HBO opleiding Administratieve dienstverlening/ secretarieel management

Tools

Office management

Job description

Wat ga je doen?

• Bijdragen aan het bewaken van afgesproken werkwijzen, documentstructuren en kwaliteitsrichtlijnen binnen de afdeling;
• Zorgen voor een goede voorbereiding van overleggen, bewaken van acties en deadlines;
• Ondersteunen bij rapportages, documentbeheer en administratieve processen;
• Borgen dat de financiële overzichten en planning goed geregeld zijn;
• Je ondersteunt ook bij praktische en organisatorische zaken, zoals meetings en afspraken plannen bezoekersaanmeldingen, autorisaties, requisities, interne communicatie, lief & leed organisatieen andere dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling;
• Organisatie en coordinatie van events, afdeling- en project gerelateerd;
• Verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe collega’s (laptop regelen etc.), facilitaire zaken en IT;
• Je hebt oog voor de werkomgeving, signaleert knelpunten en zorgt dat praktische zaken tijdig worden opgepakt of geregeld.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde HBO opleiding, richting Administratieve dienstverlening, secretarieel management;
• Tenminste 4 jaar jaar ervaring in een project ondersteunende rol of office management rol, binnen een dynamische en complexe omgeving; ervaring in een technische werkomgeving is een pré;
• Ervaring met office management;
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (C1-niveau).

Daarnaast zien wij graag de volgende competenties bij jou terug:

• Samenwerken: effectief afstemmen met secties, projectleiders, IT-teams en externe partners;
• Plannen en organiseren: werk en overleggen tijdig en gestructureerd voorbereiden en uitvoeren;
• Nauwkeurigheid: zorgvuldige verwerking van (gerubriceerde) documenten en financiële administratie;
• Communiceren: helder notuleren, rapporteren en afspraken vastleggen;
• Resultaatgericht: voortgang bewaken, deadlines monitoren en tijdig bijsturen;
• Analytisch vermogen: gegevens controleren, afwijkingen signaleren en verbeteren;
• Initiatief: actief verbeterpunten zien en voorstellen doen.

Wat bieden wij jou?

Werken bij NLR, betekent werken in een nationale en internationale hightech omgeving. Samenwerken en betrokkenheid staan bij ons hoog in vaandel. Door jou vrijheid en eigen verantwoordelijkheid te geven, ben jij het best in staat om tot baanbrekende innovaties te komen. Wil jij jezelf vakinhoudelijk én op persoonlijk vlak ontwikkelen? Ook dat kan bij NLR als lerende organisatie, met daarnaast een opleidingsbudget, een mentor, interne coaches en goede contacten met mbo’s, hbo’s en universiteiten.

• De kans om bij te dragen aan complexe en maatschappelijk relevante vraagstukken;
• Voldoende vakantie- en ATV-dagen (in totaal 45 bij fulltime dienstverband) voor een goede werk-privébalans;
• Een eindejaarsuitkering van 8%;
• Een tegemoetkoming in jouw zorgkosten;
• Extra betaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen met opleidingen en cursussen die passen bij jouw ambities.

Jouw nieuwe werkomgeving?

Jouw nieuwe collega’s houden zich bezig met het realiseren en leveren van hoogwaardige en innovatieve avionicasystemen voor civiele en militaire platformen in de lucht- en ruimtevaart. De producten en diensten kenmerken zich door hun toepassingen in vernieuwende en speciale onderzoeks- en testprogramma’s. We ontwikkelen en innoveren met een sterke focus op de bruikbaarheid en haalbaarheid van onze oplossingen en technologieën.

Wat betekent werken bij NLR?

Koninklijke NLR is al ruim 100 jaar een kennisorganisatie met de wil en ambitie om te vernieuwen. Vanuit die drijfveer maken wij de wereld van lucht- en ruimtevaart veiliger, duurzamer, efficiënter en effectiever en staan wij voor baanbrekende innovaties.

Bij ons werken ruim 1000 gedreven professionals, van vliegtuigbouwkundigen tot psychologen en van wiskundigen tot applicatiedeskundigen. NLR staat voor een inclusieve en diverse organisatie waar iedereen zich welkom, veilig, gewaardeerd en gerespecteerd voelt.