Project ondersteuner stedelijke regio west-brabant

The New Force; Rotterdam; Hybrid; EUR 35.000 - 45.000; Full time

Job summary

Een gemeentelijke ondersteunende dienst in de regio West-Brabant zoekt een proactieve Projectondersteuner. Je ondersteunt meerdere teams en bent verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen, notuleren, en beheren van digitale werkomgevingen. Ervaring in een vergelijkbare rol is vereist, met een focus op zelfstandigheid en stressbestendigheid. Wij bieden een dynamische omgeving en mogelijkheden voor groei.

Qualifications

• 1-3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met notuleren, bij voorkeur via Copilot/Teams.
• Ervaring met het organiseren van evenementen.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van vergaderingen.
• Notuleren en actiepunten uitwerken tijdens vergaderingen.
• Beheren van het mailverkeer en opvolgen van opdrachten.

Skills

Communicatief vaardig

Klantgericht

Stressbestendig

Zelfstandig

Education

MBO-opleiding in administratieve richting

Tools

Microsoft 365

Teams

Job description

De opdrachtomschrijving

detachering

Projectondersteuner Stedelijke Regio West-Brabant Een klantgerichte projectondersteuner die er energie van krijgt om collega's te ontzorgen!

Ben jij een proactieve en stressbestendige professional die graag ondersteuning biedt aan diverse teams en projecten? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als project assistent speel je een cruciale rol in het ondersteunen van bestuurders, gemeentesecretarissen en de projectgroep Stedelijke Regio West-Brabant. Je werkt vooral nauw samen met drie coördinatoren.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van vergaderingen. Je verstuurt uitnodigingen, bereidt de benodigde stukken voor en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Tijdens de vergaderingen ben jij degene die notuleert en de actiepunten uitwerkt. Daarnaast beheer je de digitale werkomgeving, zoals Teams en het Zaaksysteem, en zorg je ervoor dat alles goed georganiseerd en gearchiveerd is.

Je bent ook verantwoordelijk voor het beheren van het mailverkeer en het opvolgen van daaruit voortvloeiende opdrachten. Het bijhouden van het budget en het bewaken van termijnen behoren eveneens tot jouw taken. Bovendien organiseer je evenementen, waarbij je locaties regelt, badges en banners verzorgt, en ondersteuning biedt bij notuleren, beeld en geluid.

Je standplaats is Roosendaal, maar de SRWB is een zelfstandig samenwerkingsverband van 7 gemeenten, het Waterschap de Brabantse Delta en de Provincie Noord-Brabant. Je werkt veel op afstand met de aangesloten organisaties en de structurele aanwezigheid van een buddy is geen vanzelfsprekendheid. Zelfstandigheid is daarom erg belangrijk!

Wij zoeken iemand die stressbestendig en proactief is, en die accuraat en zelfstandig kan werken. Ervaring in een soortgelijke functie is een vereiste. Wat wij bieden is een dynamische werkomgeving met diverse verantwoordelijkheden, samenwerking met een gemotiveerd en professioneel team, en mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei. De functie is in eerste instantie voor een jaar en er bestaat een mogelijkheid voor het verlengen van nog één jaar.

Wat breng jij mee?

Jij bent communicatief sterk en weet je moeiteloos aan te passen aan verschillende situaties en gesprekspartners. Je bent flexibel, stressbestendig en kunt goed omgaan met wisselende prioriteiten. Daarbij heb je een sterk empathisch vermogen: je kunt je goed verplaatsen in anderen en denkt graag mee. Je kunt goed zelfstandig werken en hebt geen moeite met flex-werkplekken.

Je beschikt over minimaal een MBO-opleiding, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of projectondersteunende richting. Daarnaast heb je 1 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, waardoor je snel je weg weet te vinden binnen onze organisatie. Jij hebt gedegen kennis van Teams, MS365 en maakt je snel eigen met andere applicaties/systemen. Je hebt ervaring met notuleren, bij voorkeur via Copilot/Teams. Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen. Deze functie is gewaardeerd in schaal 7.

Gelet op de aard van de werkzaamheden kan deze functie niet worden uitgevoerd door een ZZP'er.

De Eisen

• De kandidaat heeft ervaring met ondersteunende taken bij een gemeente, zoals notuleren bij voorkeur met Copilot, plannen en met deadlines omgaan. Daarnaast kennis van werken met Microsoft 365 en Teams
• De kandidaat beschikt over de volgende competenties (blijkt uit gesprek): - Communicatief vaardig - Klantgericht - Politiek-bestuurlijke sensitiviteit - Stressbestendig - Samenwerken - Zelfstandig
• De kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding op MBO-niveau, blijkt uit CV
• De kandidaat heeft minimaal 1-3 jaar relevante werkervaring op het gevraagde werkterrein (blijkt uit CV)
• Gezien de aard van de werkzaamheden kan deze aanvraag niet door een ZZP\'er worden ingevuld. Ben je het daarmee eens ?
• Er dient een VOG te worden overlegd niet ouder dan 2 maanden voor een vergelijkbare functie of deze dient te worden aangevraagd op de aspecten 11,12 en 41.

De Wensen

• Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten voor het gevraagde aantal uren ?
• Wij gaan ervan uit dat de kandidaat beschikt over eigen devices (laptop en telefoon) of verstrekking via bureau/leverancier, dit in verband met het werkplek-concept van de gemeente Roosendaal
• Het tarief is incl. reiskosten, parkeerkosten en verblijfskosten. Wij gaan ervan uit dat de kandidaat zelf beschikt over devices (telefoon/laptop) of deze verstrekt krijgt vanuit de leverancier. Er is geen parkeergelegenheid op eigen terrein.
• De kandidaat heeft specifieke werkervaring bij een gemeente of overheid (blijkt uit CV)