Project Management Ondersteuner IAM

Workbuddy-1; Huis ter Heide; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een Project Management Ondersteuner IAM die structuur en regie brengt binnen meerdere ICT-projecten. Je bewaakt voortgang, planning en budgetten, stelt rapportages op en zorgt voor tijdige opvolging van acties.

Je werkt hybride vanuit Huis ter Heide, 38 uur per week, detachering, met VOG/veiligheidsonderzoek. Vereist is minimaal 2 jaar ervaring in PMO/ICT-projecten en een HBO/Bachelor-diploma.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar relevante professionele ervaring.
• Ervaring met PMO, projectondersteuning of vergelijkbare werkzaamheden.
• Ervaring binnen ICT-projecten.
• Ervaring met project- en portfoliomanagement.
• Ervaring met voortgangsbewaking.
• Ervaring met planning en deadlines.
• Ervaring met managementrapportages.
• Ervaring met kwaliteitsmanagement.
• Ervaring met stakeholdermanagement.
• Ervaring met projectdocumentatie.
• Analytisch vermogen.
• Organisatorisch vermogen.
• Proactiviteit.
• Zelfstandigheid.
• Vermogen snel tussen onderwerpen en projecten te schakelen.
• Communicatieve vaardigheden.
• Vermogen risico’s en knelpunten tijdig te herkennen.
• Vermogen collega’s aan acties en afspraken te houden.

Responsibilities

• Projecten, beheerwerkzaamheden en managementtaken structureren en beheersen.
• Overzicht houden over projecten in diverse fasen en prioriteiten helpen bepalen.
• Acties toewijzen en voortgang bewaken.
• Documentatie opstellen en actualiseren; presentaties/maandrapportages verzorgen.
• Vertegenwoordigen van operationele collega’s in overleggen.
• Bijdragen aan kwaliteitsverbetering binnen ICT-projecten en -processen.
• Management voorzien van relevante kwaliteits- en voortgangsinformatie.

Skills

PMO

ICT-projecten

Projectbeheer

Portfolio-management

Voortgangsbewaking

Planning

Deadlines

Managementrapportages

Kwaliteitsmanagement

Stakeholdermanagement

Projectdocumentatie

Analytisch vermogen

Organisatorisch vermogen

Proactiviteit

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Risico’s signaleren

Acties volgen

Education

HBO/Bachelor

Job description

Samenvatting

Voor hetMinisterie van Defensie in Huis ter Heide zoeken wij een Project Management Ondersteuner die structuur, voortgang en samenhang brengt binnen verschillende projecten en managementwerkzaamheden binnen de Identity & Access Management-keten.

Je ondersteunt meerdere projecten tegelijkertijd, bewaakt planning, deadlines, projecthygiëne en budgetten, stelt rapportages en presentaties op en zorgt dat acties daadwerkelijk worden toegewezen en opgevolgd.

Daarnaast fungeer je regelmatig als eerste aanspreekpunt, schakel je met verschillende stakeholders en vertegenwoordig je ondersteunende collega’s operationeel in overleggen.

Dit is nadrukkelijkgeen puur administratieve projectassistentfunctie. Je moet minimaal2 jaar aantoonbare professionele ervaring hebben binnen het eCF-profiel Quality Assurance Manager of een soortgelijke functie, gekoppeld aan project- en portfoliomanagement.

Salarisindicatie: €3.800 – €4.800 bruto per maand o.b.v. 40 uur.

Knock-out criteria

Voldoe je niet aantoonbaar aan alle onderstaande criteria? Dan kunnen wij je niet voor deze functie voorstellen. De gevraagde opleiding, ervaring en aansluiting op het eCF-profiel moeten concreet uit je cv blijken.

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare professionele werkervaring binnen het eCF-profiel Quality Assurance Manager of een inhoudelijk soortgelijke functie.

• Je cv toont aantoonbare aansluiting opeCF-referentiegebied E.02 Project- en portfoliomanagement.

• Je hebt aantoonbare professionele ervaring met het ondersteunen en coördineren vanICT-projecten en/of projectportfolio’s.

• Je hebt aantoonbare ervaring metvoortgangsbewaking, planning, deadlines en projectmatige beheersing.

• Je hebt aantoonbare ervaring metrisico’s, knelpunten en afhankelijkheden.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen en onderhouden vanprojectdocumentatie, managementrapportages, overzichten en/of presentaties.

• Je hebt aantoonbare ervaring met stakeholderafstemming en operationele communicatie binnen projecten.

• Je hebt aantoonbare ervaring met kwaliteitsgericht werken binnen ICT-projecten of ICT-processen.

• Je beschikt over minimaal eenafgeronde hbo-/bacheloropleiding óf een aantoonbaar vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, waarbij dit indien nodig via een assessment toetsbaar moet zijn.

• Je bent beschikbaar voor38 uur per week.

• Je bent beschikbaar voor hybride werken vanuitHuis ter Heide, met maximaal 2 thuiswerkdagen per week.

• Je bent beschikbaar voor eendetacheringsdienstverband.

• Je cv wordt in hetNederlands aangeleverd.

• Je cv wordt alsPDF aangeleverd en is maximaal5 pagina’s.

• Je levert eenverplichte motivatie aan.

• Je cv sluit aantoonbaar aan op het gevraagde eCF-profiel en wordt bij voorkeur volgens deSTAR-methodiekopgebouwd.

Alleen algemene administratieve ondersteuning, secretariële ervaring of agenda-/notulenbeheer zonder aantoonbare project-, portfolio- en kwaliteitsverantwoordelijkheid is onvoldoende voor deze opdracht.

Deze functie is niet passend wanneer

• Je minder dan 2 jaar aantoonbare professionele ervaring hebt binnen een vergelijkbare PMO-, projectondersteunings- of kwaliteitsfunctie.

• Je ervaring voornamelijk secretarieel of administratief van aard is.

• Je wel vergaderingen ondersteunt, maar geen aantoonbare verantwoordelijkheid hebt gehad voor voortgang, acties, planning of projecthygiëne.

• Je geen ervaring hebt met ICT-projecten of ICT-processen.

• Je geen ervaring hebt met project- of portfoliomanagementondersteuning.

• Je geen ervaring hebt met managementrapportages of projectmatige sturingsinformatie.

• Je geen risico’s, knelpunten en afwijkingen hebt gesignaleerd en opgevolgd.

• Je onvoldoende zelfstandig kunt prioriteren wanneer meerdere projecten en werkzaamheden parallel lopen.

• Je uitsluitend reactief werkt en onvoldoende ervaring hebt met proactieve projectsturing en ondersteuning.

• Je niet beschikbaar bent voor 38 uur per week.

• Je niet structureel op locatie in Huis ter Heide kunt werken.

• Je niet beschikbaar bent voor detachering.

Wat ga je doen

Als Project Management Ondersteuner IAM zorg je dat verschillende projecten, beheerwerkzaamheden en managementtaken binnen de IAM-keten gestructureerd en beheerst verlopen.

Je gaat onder andere:

• verschillende projecten en ondersteunende werkzaamheden parallel ondersteunen;

• overzicht houden over projecten die zich in verschillende fasen bevinden;

• meehelpen prioriteiten te bepalen;

• samenhang tussen projecten en activiteiten herkennen;

• documentatie opstellen en actualiseren;

• presentaties voorbereiden;

• maandrapportages opstellen;

• managementoverzichten onderhouden;

• nieuwsbrieven en andere communicatie ondersteunen;

• verantwoordelijke collega’s proactief informeren;

• voorstellen aandragen voor sturing en verbetering;

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor gedelegeerde werkzaamheden;

• operationeel ondersteunende collega’s vertegenwoordigen in overleggen;

• deelnemen aan relevante netwerken en afstemmingen;

• overleggen vertalen naar concrete acties;

• acties toewijzen aan betrokkenen;

• activiteiten in planningen verwerken;

• voortgang op acties en activiteiten bewaken;

• schakelen met verschillende stakeholders;

• betrokken partijen actief informeren;

• centrale controle uitvoeren op projectvoortgang;

• projecthygiëne bewaken;

• budgetten volgen en bewaken;

• agenda’s en deadlines beheren;

• doorlooptijden bewaken;

• overschrijdingen tijdig signaleren;

• risico’s en knelpunten signaleren;

• voorstellen doen voor corrigerende acties;

• planmatig en gestructureerd werken;

• bijdragen aan kwaliteitsverbetering binnen ICT-projecten;

• projectteams ondersteunen bij projectkwaliteitsplannen;

• management voorzien van relevante kwaliteits- en voortgangsinformatie.

Wat breng je mee

Je bent een zelfstandige en proactieve projectondersteuner die structuur kan aanbrengen in een omgeving waarin verschillende projecten, belangen en werkzaamheden voortdurend door elkaar lopen.

Je beschikt over:

• minimaal 2 jaar relevante professionele ervaring;

• ervaring met PMO, projectondersteuning of vergelijkbare projectmatige werkzaamheden;

• ervaring binnen ICT-projecten;

• ervaring met project- en portfoliomanagement;

• ervaring met voortgangsbewaking;

• ervaring met planning en deadlines;

• ervaring met managementrapportages;

• ervaring met kwaliteitsmanagement;

• ervaring met stakeholdermanagement;

• ervaring met projectdocumentatie;

• analytisch vermogen;

• organisatorisch vermogen;

• proactiviteit;

• zelfstandigheid;

• het vermogen snel tussen onderwerpen en projecten te schakelen;

• communicatieve vaardigheden;

• het vermogen risico’s en knelpunten tijdig te herkennen;

• het vermogen collega’s aan acties en afspraken te houden.

Pré

Voor deze opdracht geldt een duidelijke voorkeur voor kandidaten met:

• aantoonbare professionele ervaring metIdentity & Access Management (IAM);

• ervaring binnen een IAM-keten of identity-managementomgeving;

• ervaring binnen het Ministerie van Defensie of een vergelijkbare grote overheids-ICT-organisatie;

• ervaring met meerdere gelijktijdige ICT-projecten of een projectportfolio;

• ervaring met budgetbewaking binnen projecten;

• ervaring met kwaliteitsmanagement in een complexe ICT-omgeving;

• ervaring met het ondersteunen van management binnen groeiende of veranderende ICT-organisaties.

Eerdere IAM-ervaring is een duidelijke pré, omdat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de bouwsteen IAM in de Identity & Access Keten. Het ontbreken van IAM-ervaring is echter geen knock-outcriterium volgens de aanvraag.

Over de organisatie

De opdracht wordt uitgevoerd binnen hetMinisterie van Defensie, binnen de bouwsteen Identity & Access Management.

De IAM-organisatie is de afgelopen jaren sterk gegroeid en blijft toenemen in omvang en activiteiten. Hierdoor zijn steeds meer projecten, beheertaken, stakeholders, informatiestromen en managementwerkzaamheden met elkaar verbonden.

Op dit moment worden veel ondersteunende werkzaamheden decentraal uitgevoerd door management en uitvoerende collega’s. Met deze opdracht wil Defensie meer structuur, regie en samenhang creëren.

De Project Management Ondersteuner krijgt daarom ruimte om zelfstandig te organiseren, structureren, initiëren en bewaken, zolang dit aantoonbare toegevoegde waarde levert aan het team.

Praktische informatie

• Opdrachtgever: Ministerie van Defensie

• Functie: Project Management Ondersteuner IAM

• Locatie: Huis ter Heide

• Uren: 38 uur per week

• Startdatum: 30 oktober 2026

• Einddatum: 29 oktober 2027

• Hybride werken: ja, maximaal 2 thuiswerkdagen per week

• Dienstverband: Detachering

• Salarisindicatie: €3.800 – €4.800 bruto per maand o.b.v. 40 uur

• CV: Nederlands, maximaal 5 pagina’s

• CV-formaat: PDF

• Motivatie: verplicht

• Screening: VOG en VGB / veiligheidsonderzoek

• BYOD/device: nee

Past deze functie bij jou?

• Minimaal2 jaar directe professionele ervaring in een vergelijkbare PMO-/projectondersteunings- of kwaliteitsfunctie?

• Aantoonbare ervaring metICT-projecten en project-/portfoliomanagement?

• Zelfstandig voortgang, deadlines, acties en risico’s bewaakt?

• Managementrapportages en sturingsinformatie opgesteld?

• Ervaring met kwaliteitsmanagement binnen ICT?

• Beschikbaar voor 38 uur en maximaal 2 thuiswerkdagen?

• Bereid een VOG en VGB/veiligheidsonderzoek te doorlopen?

Wanneer je ervaring hoofdzakelijk bestaat uit secretariële of algemene administratieve ondersteuning zonder directe verantwoordelijkheid voor projectbeheersing en kwaliteitsmanagement, sluit deze opdracht waarschijnlijk onvoldoende aan.