Project Management Coordinator

ONTAPE; Utrecht; Hybrid; EUR 48,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Reizen naar Leuven

Job summary

ONTAPE zoekt een daadkrachtige Project Management Coordinator als rechterhand van de Project Management Lead. Je bent verantwoordelijk voor inhoudelijke coördinatie en het ondersteunen van de projectteams in een life-sciences omgeving.

Je bewaakt projectdocumentatie en statusupdates, analyseert voortgang en bereidt belangrijke stukken voor. Het werken met SharePoint en Teams speel je proactief in, met een scherpe focus op deadlines en kwaliteit.

Qualifications

• Ervaring in zelfstandige spilfunctie binnen projectteams, bij voorkeur life-sciences of klinisch.
• Inzicht in projectdocumentatie en statusupdates.
• Nauwkeurig, proactief en oplossingsgericht.
• Assertief in contacten met senior stakeholders.
• Goede schriftelijke communicatie NL/EN.
• Sterke vaardigheden met Microsoft 365, SharePoint en Teams.

Responsibilities

• Proactief ondersteunen en adviseren van de Project Management Lead.
• Inhoudelijk beoordelen van aangeleverde projectstukken op relevantie en kwaliteit.
• Analyseren van statusupdates en toetsen van voortgang.
• Voorbereiden, structureren en stroomlijnen van projectmeetings.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van acties.
• Beheren van informatiestromen in SharePoint en Teams.
• Signaleren van ontbrekende input of onduidelijk eigenaarschap.

Skills

Projectcoördinatie

Analytisch inzicht

Nauwkeurig & proactief

Assertiviteit

Schriftelijke communicatie

Microsoft 365

NL/EN taalvaardigheid

Tools

SharePoint

Teams

Job description

Ben jij een doortastende organisator die moeiteloos de inhoudelijke diepte van projecten overziet? Voor een ambitieuze werkgever in de life-sciences zoeken wij de ideale rechterhand van de Project Management Lead; een assertieve Project Management Coordinator die verder kijkt dan alleen de agenda's.

Over het bedrijf

De werkgever is een innovatief en gedreven onderzoeksconsortium binnen de life-sciences, waar dagelijks wordt gewerkt aan baanbrekende ontwikkelingen in de gezondheidszorg. In deze dynamische, gereguleerde multi-partneromgeving komen diverse wetenschappelijke, industriële en maatschappelijke belangen samen. De cultuur laat zich omschrijven als professioneel, open en resultaatgericht, met veel ruimte voor eigen initiatief en een sterke focus op een lean werkwijze. Jouw vaste standplaats is het centraal gelegen Utrecht. Er wordt een uitstekende balans geboden door middel van hybride werken, waarbij je tevens af en toe naar Leuven afreist om de connectie met belangrijke partners ijzersterk te houden. Als organisatorische spil van het projectteam krijg je bij hun alle ruimte om processen soepeler te laten draaien en het onderzoek optimaal te faciliteren.

Voor deze zelfstandige spilfunctie zoeken we een nuchter organisatietalent met stevige werkervaring binnen projectteams, bij voorkeur in een onderzoeksgerichte of klinische omgeving. Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week.

Verder breng je het volgende mee:

• Ervaring als bijvoorbeeld Clinical Trial Assistant, Clinical Project Coordinator, Research Project Coordinator, PMO/Project Coordinator of vergelijkbare operationele projectrol is zeer relevant.
• Het analytische inzicht om projectdocumentatie en statusupdates inhoudelijk te doorgronden;
• Een uiterst nauwkeurige, proactieve en sterk oplossingsgerichte werkstijl;
• De assertiviteit om deadlines strak te handhaven bij professionals op alle niveaus;
• Sterke schriftelijke vaardigheden om ruwe data om te zetten in heldere beslissingen;
• Grote behendigheid in het werken met digitale tools zoals Microsoft 365;
• Een vloeiende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal.

De werkzaamheden

Als Project Management Coordinator fungeer je als de onmisbare rechterhand van de Project Management Lead. Dit is geen klassieke administratieve rol, maar een stevige, inhoudelijke coördinatiefunctie waarin je de projecten écht moet begrijpen. Naast het strak organiseren van de operationele meetingcyclus, ben jij degene die proactief voorbereidende stukken aanlevert bij de projectmanager. Je ontvangt vanuit verschillende hoeken documentatie en het is aan jou om kritisch te beoordelen of de inhoud hiervan van voldoende kwaliteit is. Ook duik je de diepte in bij de periodieke statusupdates; je analyseert deze nauwkeurig om te bepalen of de werkelijke voortgang overeenkomt met de verwachtingen. Verder bewaak je alle deadlines streng en jaag je beslissingen en input onvermoeibaar na bij senior stakeholders.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Het proactief ondersteunen en adviseren van de Project Management Lead;
• Inhoudelijk beoordelen van aangeleverde projectstukken op relevantie en kwaliteit;
• Analyseren van statusupdates en het toetsen van de werkelijke voortgang;
• Voorbereiden, structureren en inhoudelijk stroomlijnen van projectmeetings;
• Actief bewaken van kritieke deadlines en het opvolgen van actiepunten;
• Beheren en overzichtelijk inrichten van informatiestromen in SharePoint en Teams;
• Tijdig signaleren van ontbrekende input of onduidelijk eigenaarschap.

Is dit iets voor jou?

Bij deze werkgever stap je in een maatschappelijk uiterst relevante omgeving waar je direct impact maakt op het verloop van innovatieve onderzoeken. Zij bieden je een omgeving waar jouw inzicht als volwaardig sparringpartner wordt gewaardeerd en waar je de rol sterk naar eigen inzicht kunt inrichten, gecombineerd met de vrijheid van hybride werken.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een uitstekend en marktconform salaris passend bij de senioriteit die je meebrengt;
• Een goed salaris tot maximaal €4750 obv 40 uur;
• Een prettige hybride werkomgeving met Utrecht als standplaats en incidentele reizen naar Leuven;
• Veel ruimte voor eigenaarschap en het optimaliseren van bestaande werkprocessen;
• Een uitdagende rol met de flexibiliteit om deze voor 32 tot 40 uur in te vullen;
• Een werkcultuur waarin professionaliteit, betrouwbaarheid en samenwerking vooropstaan.