Project assistant

STAR Specialists; Haarlem; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Part time

Job summary

Star zoekt een projectassistent die de directie en het managementteam ondersteunt met agenda- en mailboxbeheer, afspraakplanning en coördinatie van bijeenkomsten en reizen. Je werkt vanuit Haarlem en bent flexibel voor inzet op Arnhem.

Je houdt van organiseren, werkt zelfstandig en weet prioriteiten te stellen, ook bij veranderende deadlines. Daarnaast help je projecten en facilitair werk op kantoor organiseren en bij te dragen aan een efficiënte werkomgeving.

Qualifications

• 32 uur per week beschikbaar.
• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer.
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Bereidheid om vanuit Haarlem ook op andere locaties te werken, waaronder Arnhem.
• Goede communicatieve vaardigheden en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie en MT bij planning en coördinatie.
• Beheer van agenda's en mailboxen, plannen van afspraken en bewaken van actiepunten.
• Organiseren en afstemmen van bijeenkomsten, evenementen en reizen.
• Ondersteunen van projecten en facilitair werk op kantoor.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Directieondersteuning

Planning

Job description

• Als Projectassistent ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Het grootste deel van je tijd ondersteun je de directie. Je beheert agenda's en mailboxen, plant afspraken en bewaakt actiepunten. Daarnaast ondersteun je het managementteam (MT) bij het organiseren en afstemmen van agenda's en bijeenkomsten.


• Je kijkt verder dan de planning van vandaag. Je signaleert wat aandacht nodig heeft, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat de juiste mensen op tijd worden betrokken. Verandert er iets op het laatste moment? Dan schakel je snel en zorg je voor een passende oplossing.


• Ook de organisatie van bijeenkomsten, evenementen en reizen behoort tot jouw taken. Denk aan heisessies, kwartaalbijeenkomsten en eindejaarsevenementen, maar ook aan reizen voor de directie en het MT naar projecten of externe afspraken. Je regelt de planning, uitnodigingen en praktische zaken en onderhoudt contact met alle betrokkenen.


• Naast je werkzaamheden voor de directie en het management ondersteun je verschillende projecten en pak je facilitaire werkzaamheden op kantoor op. Binnen projecten houd je informatie en actiepunten bij, ondersteun je bij planningen en zorg je ervoor dat projectteams georganiseerd aan de slag kunnen. Ook help je collega's bij praktische vragen op kantoor.


• Je standplaats is Haarlem, maar wanneer de samenwerking daarom vraagt, ben je bereid om op andere locaties te werken, waaronder Arnhem. Vooral in de eerste periode is het belangrijk dat je regelmatig aansluit bij de directie. Zo leer je de werkwijze, behoeften en verwachtingen goed kennen en kun je steeds zelfstandiger anticiperen op wat er nodig is.


• Je komt terecht in een professionele, informele werkomgeving met korte communicatielijnen en een praktische aanpak. Er is ruimte om zelfstandig zaken te organiseren, verbeteringen voor te stellen en werkprocessen slimmer in te richten.

• Je bent een echte organisator die rust en overzicht brengt, ook wanneer de agenda verandert of meerdere zaken tegelijk aandacht vragen. Je denkt vooruit, werkt zelfstandig en weet mensen op een prettige manier met elkaar te verbinden.


• Daarnaast beschik je over:



• Beschikbaarheid van 32 uur per week.




• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer, bij voorkeur voor directie of management.




• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.




• Een flexibele instelling en de bereidheid om vanuit Haarlem ook op andere locaties te werken, waaronder Arnhem.




• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.




• Goede communicatieve vaardigheden en het gemak om met directie, management en collega's te schakelen.




• Een nauwkeurige werkwijze en een professionele omgang met vertrouwelijke informatie.



• Een praktische instelling en de bereidheid om naast directieondersteuning ook projectmatige en facilitaire werkzaamheden op te pakken.


• Je bent 32 uur per week beschikbaar.


• Je hebt ervaring met agenda- en mailboxbeheer, bij voorkeur voor directie of management.


• Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.


• Je standplaats is Haarlem en je bent flexibel om wanneer nodig op andere locaties te werken, waaronder Arnhem.


• Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en werkt zelfstandig.


• Je communiceert makkelijk met directie, management en collega’s.


• Je werkt zorgvuldig en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.


• Je vindt het leuk om naast directieondersteuning ook projecten en facilitaire werkzaamheden op te pakken.


• Wat hebben we jou te bieden?


• Een uitdagende en gevarieerde baan bij het meest diverse ingenieursbureau van Nederland! Zo kun je rekenen op:


• De gaafste projecten in alle sectoren: je werkt aan hoogwaardige oplossingen waar de maatschappij écht iets aan heeft. Van ’s werelds grootste offshore windplatformen, bruggen en sluizen tot fabrieken, waterzuiveringsinstallaties en onderzeeboten.


• Flexibele arbeidsvoorwaarden: kies voor meer salaris, extra vakantiedagen of beide!


• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: 31 vakantiedagen, jaarlijkse gratificatie (7%), winstuitkering, flexibele pensioenregeling en reiskosten- en thuiswerkvergoeding.


• Ruime ontwikkelmogelijkheden: we bieden talloze mogelijkheden tot het volgen van opleidingen, cursussen en trainingen om nóg beter te worden in je vak.