Praktijkassistent

Houseofconsciousness; Amsterdam; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO GGZ

Vakantiegeld en 13e maand

Professionele werkomgeving

Korte lijnen met praktijkmanagement en

Job summary

Huis voor Bewustzijn zoekt een praktijkassistent in Amsterdam voor 36 uur per week. Je wordt een spil in de praktijk, met telefoon- en e-mailcontact, aanmeldingen, intakes en agenda-management.

Je werkt in een kleinschalige GGZ-instelling en draagt bij aan een professionele, warme cliëntenervaring. Ervaring in de zorg is een pré; AI en automatisering worden gestimuleerd.

Qualifications

• Vriendelijk en professioneel; communicatief sterk.
• Goede organisatorische vaardigheden en overzicht.
• Goed kunnen schakelen tussen telefonisch contact en e-mailberichten.
• In staat om met vertrouwelijke informatie om te gaan.
• Vloeiend Nederlands en Engels in spreken en schrijven.

Responsibilities

• Behandelen van telefonische en e-mail communicatie met cliënten en behandelaren.
• Begeleiden en opvolgen van aanmeldingen.
• Plannen en coördineren van intakes en behandelafspraken.
• Beheren en optimaliseren van meerdere behandelaren agenda’s.
• Wachtlijst bewaken en voortgang van cliënttrajecten monitoren.
• Beantwoorden van vragen en uitvoeren van acties.
• Ondersteunen van administratieve processen en van EPD.

Job description

Vacature

Praktijkassistent

36 uur per week | Loondienst | Amsterdam

Over deze functie

Ben jij iemand die graag het centrale aanspreekpunt is binnen een organisatie? Vind je het leuk om veel contact te hebben met cliënten en behandelaren en krijg je energie van organiseren, plannen en overzicht houden?

Voor Huis voor Bewustzijn zoeken we een ervaren en zelfstandige praktijkassistent die een belangrijke spil wordt binnen onze praktijk.

Je hebt veel telefonisch en per e-mail contact met nieuwe en bestaande cliënten, onder andere rondom aanmeldingen, intakes en planning. Je zorgt voor een warme en professionele eerste indruk, beantwoordt vragen en bewaakt dat afspraken en acties goed worden opgevolgd.

Een belangrijk deel van je functie bestaat uit planning en agendabeheer. Je beheert en optimaliseert de agenda’s van meerdere behandelaren, coördineert intakes, bewaakt de wachtlijst en houdt overzicht wanneer er iets verandert.

Daarnaast ondersteun je de dagelijkse organisatie van de praktijk en denk je actief mee over hoe processen slimmer, efficiënter en beter kunnen.

Over Huis voor Bewustzijn

Huis voor Bewustzijn is een kleinschalige specialistische GGZ-instelling in Amsterdam voor volwassenen met psychische klachten die vragen om gespecialiseerde behandeling.

We werken vanuit een wetenschappelijk onderbouwde én integratieve visie op psychische zorg. Ons multidisciplinaire team bestaat onder andere uit GZ-psychologen, psychotherapeuten, psychologen, een SPV en vaktherapeuten. Naast gedachten en gedrag is er, waar passend, aandacht voor emoties, het lichaam, relaties en de bredere context waarin klachten zijn ontstaan en in stand worden gehouden.

We zijn een betrokken en professionele organisatie met korte lijnen, waarin kwaliteit van zorg, samenwerking en ontwikkeling centraal staan.

Wat ga je doen?

Je houdt je onder andere bezig met:

• telefonisch en per e-mail contact met nieuwe en bestaande cliënten;
• begeleiden en opvolgen van nieuwe aanmeldingen;
• plannen en coördineren van intakes en behandelafspraken;
• beheren en optimaliseren van de agenda’s van meerdere behandelaren;
• bewaken van de wachtlijst en voortgang van cliënttrajecten;
• beantwoorden en uitzetten van vragen van cliënten en behandelaren;
• bewaken van openstaande acties en zorgen dat deze worden opgevolgd;
• ondersteunen bij administratieve processen en het EPD;
• ondersteunen van behandelaren, praktijkmanagement en directie;
• organiseren van praktische zaken binnen de praktijk;
• signaleren van knelpunten en actief meedenken over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen.

Je hoeft niet alles zelf te weten, maar we verwachten wel dat je eigenaarschap neemt. Je zoekt iets uit, schakelt waar nodig de juiste persoon in en zorgt dat het wordt afgerond.

Wie zoeken wij?

Je vindt het leuk om veel met mensen in contact te zijn en bent iemand bij wie cliënten en collega’s makkelijk aankloppen. Tegelijkertijd houd je van structuur en krijg je energie van het puzzelen met planningen totdat alles klopt.

Je:

• bent vriendelijk, professioneel en communicatief sterk;
• vindt telefonisch contact prettig en pakt makkelijk de telefoon;
• bent organisatorisch sterk en houdt overzicht;
• werkt zelfstandig en ziet zelf wat er nodig is;
• kunt snel schakelen en goed prioriteiten stellen;
• werkt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie;
• bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen je snel eigen;
• denkt in oplossingen en neemt initiatief;
• durft collega’s ergens achteraan te zitten wanneer dat nodig is;
• spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.

Ervaring als praktijkassistent, managementassistent of in een administratieve of secretariële functie is een pré. Ervaring binnen de zorg of GGZ is welkom, maar geen vereiste.

Ervaring met AI en automatisering is een pré. We kijken binnen Huis voor Bewustzijn actief naar hoe digitale tools en AI kunnen helpen om processen slimmer te organiseren en repeterende werkzaamheden waar mogelijk te automatiseren. Het is daarom mooi meegenomen als je hier al ervaring mee hebt of het leuk vindt om je hierin verder te ontwikkelen.

Wat bieden wij?

• een dienstverband van 36 uur per week;
• arbeidsvoorwaarden conform CAO GGZ, inclusief vakantiegeld en 13e maand;
• een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid;
• een centrale rol binnen een groeiende, kleinschalige specialistische GGZ-instelling;
• veel contact met cliënten en behandelaren;
• korte lijnen met praktijkmanagement en directie;
• ruimte om mee te denken, processen te verbeteren en jezelf verder te ontwikkelen;
• een betrokken team en een professionele, persoonlijke werkomgeving.

We vinden het belangrijk dat we niet alleen goed samenwerken, maar elkaar ook echt kennen. We lunchen regelmatig samen en organiseren gezellige en verbindende teamuitjes.

Werken in hartje Amsterdam

Je werkt vanuit onze locatie aan het Rokin, midden in Amsterdam, in een karakteristiek historisch pand met een warm en sfeervol interieur. Geen typische zorgomgeving, maar een plek waar cliënten én collega’s zich prettig en welkom kunnen voelen.

Interesse?

Herken jij jezelf in deze functie en krijg je energie van een rol waarin contact met mensen, organiseren en verantwoordelijkheid samenkomen?

Dan maken we graag kennis met je.

We kijken ernaar uit om je te ontmoeten.