Polikliniekmedewerker planning en capaciteitssturing - Chirurgie

SIGRA; Haarlem; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Locaties Haarlem Zuid/Haarlem/Noord/Ho

Betrokken team en werksfeer

Ontwikkelingsmogelijkheden naar gedipl

Job summary

Spaarne Gasthuis zoekt een administratieve kracht voor de polikliniekplanning. Je onderhoudt werklijsten, plant nieuwe en controlepatiënten en bewaakt de voortgang van spreekuren op meerdere locaties.

Je hebt een mbo-opleiding richting administratie/secretariaat of zorg en bij voorkeur ervaring in zorg en planning. Je signaleert knelpunten, werkt nauwkeurig samen met chirurgen en teamleden en draagt bij aan efficiënte capaciteitsplanning.

Qualifications

• Afronding mbo-opleiding in administratie/secretariaat/zorggerelateerde richting.
• Ervaring binnen de zorg en/of met planning en administratie heeft voorkeur.
• Houdt gemakkelijk overzicht en werkt gestructureerd.
• Proactief handelen en werkgelegenheid signaleren.
• Goede communicatie en samenwerking met collega's is essentieel.

Responsibilities

• Beheren en analyseren van werklijsten.
• Plannen van nieuwe en controlepatiënten.
• Bewaken van voortgang van de planning en benutting van spreekuren.
• In beeld houden van het patiëntenaanbod en beschikbare capaciteit.
• Signalen van knelpunten tijdig adresseren in het TPO en escaleren waar nodig.
• Afstemmen met chirurgen, doktersassistenten, planners en andere collega's.

Skills

Overzicht behouden

Proactief

Communicatief

Samenwerken

Education

MBO-diploma administratie/secretariaat/zorggerelateerde richting

Job description

In het Spaarne Gasthuis vinden we: mensen maken het verschil. We zorgen goed voor onze patiënten, maar ook voor elkaar. We zijn collegiaal, oprecht en hebben respect voor ieders expertise en talent. Je krijgt ruimte en vertrouwen voor eigen verantwoordelijkheden en we staan open voor jouw ideeën.

Deze functie is ingedeeld in FWG 30 van de Cao Ziekenhuizen, met een salaris tussen € 2.630,- en € 3.548,- bruto bij een volledig dienstverband van 36 uur per week, afhankelijk van je opleiding en werkervaring.

Verder bieden wij:

• Een afwisselende werkplek op onze locaties in Haarlem Zuid, Haarlem, Noord en Hoofddorp;
• Een betrokken team waarin samenwerking en een prettige werksfeer belangrijk zijn;
• Een afwisselende administratieve functie binnen een dynamische polikliniek;
• Ruimte voor ontwikkeling. Wil je je verder ontwikkelen binnen de polikliniek? Vanuit deze functie zijn er mogelijkheden om door te groeien naar de functie van gediplomeerd doktersassistent. Hiervoor kun je binnen het Spaarne Gasthuis de benodigde opleiding volgen.

Binnen onze polikliniek zijn we volop bezig met het verbeteren van onze planning en capaciteitssturing. We willen onze beschikbare spreekuren zo goed mogelijk benutten en de planning steeds beter laten aansluiten op het daadwerkelijke patiëntenaanbod.

Daar speel jij een belangrijke rol in. Je kijkt niet alleen naar de afspraken van vandaag, maar ook vooruit. Je analyseert werklijsten en het patiëntenaanbod en vertaalt deze informatie naar een optimale invulling van de beschikbare spreekuren.

Je bent een belangrijke schakel tussen de dagelijkse planning en de tactische capaciteitssturing. Je houdt de werklijsten, het patiëntenaanbod en de beschikbare spreekuren goed in de gaten. Je signaleert veranderingen en knelpunten en brengt deze op het juiste moment onder de aandacht in het Tactisch Planningsoverleg (TPO). Hierin bespreken chirurgen en andere betrokken collega's de ontwikkelingen binnen de polikliniek en de benodigde planning en capaciteit. Dankzij jouw signalen kan er tijdig worden bijgestuurd en kunnen de juiste keuzes worden gemaakt over de benodigde capaciteit.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en analyseren van verschillende werklijsten;
• Plannen van nieuwe en controlepatiënten;
• Bewaken van de voortgang van de planning en de benutting van spreekuren;
• In beeld houden van het patiëntenaanbod en de beschikbare capaciteit;
• Signaleren van knelpunten en actie ondernemen wanneer bijsturing nodig is;
• Tijdig delen en escaleren van belangrijke ontwikkelingen en signalen;
• Overzicht houden over de planning van verschillende specialismen en locaties;
• Afstemmen met chirurgen, doktersassistenten, planners en andere collega's;
• Verwerken van patiënt- en afspraakgegevens en uitvoeren van administratieve werkzaamheden.

Je kijkt dus steeds een stap vooruit: waar ontstaat ruimte, waar loopt een werklijst op en waar is extra capaciteit nodig? Met jouw inzichten kunnen we op tijd de juiste keuzes maken en onze spreekuren zo goed mogelijk inzetten. Je bent iemand die graag organiseert, vooruitkijkt en overzicht houdt. Je vindt het leuk om met planningen en werklijsten te werken en krijgt energie van het oplossen van een puzzel. Tegelijkertijd verlies je de patiënt niet uit het oog.

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of zorggerelateerde richting;
• Heb je bij voorkeur ervaring binnen de zorg en/of met planning en administratie;
• Houd je gemakkelijk overzicht;
• Ben je proactief en zie je werk liggen;
• Durf je knelpunten te benoemen en aan de bel te trekken wanneer dat nodig is;
• Kun je goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Werk je nauwkeurig en neem je verantwoordelijkheid;
• Communiceer je makkelijk en werk je graag samen;
• Heb je een gastvrije en servicegerichte houding richting patiënten en collega's;
• Ben je flexibel en vind je het leuk om op verschillende locaties te werken.

Ervaring met capaciteitsplanning is mooi meegenomen, maar geen vereiste. Belangrijker vinden we dat je nieuwsgierig bent, initiatief neemt en enthousiast wordt van een manier van werken waarin we continu kijken hoe we onze capaciteit en planning kunnen verbeteren. Heb je vragen over deze vacature of de polikliniek Chirurgie? Neem contact op met teamleiders Susanne Hijstek via 023 - 2245574 of Serena Wilderom via [e-mail].