persoonlijk assistent cds (572355) DR&I

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 43,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

Verlofmogelijkheden en flexibele werkt

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een ervaren secretaresse voor de directieondersteuning op CDS-niveau. Je coördineert secretariële en administratieve taken, bewaakt informatiestromen en fungeert als buffer tussen interne en externe stakeholders.

Je levert verslaglegging, notuleren en organisatieondersteuning bij projecten en evenementen, met oog voor politieke en maatschappelijke implicaties en behoud van discretie.

Qualifications

• Beoordeling van relevante secretariële en administratieve ervaring.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kennis van interne bedrijfsvoeringregels en overheidsprocedures.

Responsibilities

• Coördineren van secretarieel en administratief beheer met prioriteiten.
• Coördineren van vragen, verzoeken en gesprekken.
• Notuleren en opstellen van stukken bij administratieve ondersteuning.

Skills

Klantgericht

Planmatig werken

Organisatiegericht

Samenwerken

Integriteit

Leervermogen

Flexibel

Geduld

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding (bijv. Schoevers)

Engels (STANAG 6001 niveau 3/3/3/3 of gelijkwaardig)

Tools

MS Outlook

MS Teams

MS Office (Excel/Word/PowerPoint)

iBabs

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Niveau HBO oude stijl

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als onderdeel van het secretariaat van de Commandant der Strijdkrachten voer je secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden uit. Je:

• (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• coördineert complexe informatiestromen;
• fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving;
• maakt een inschatting van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• verstrek informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• draagt incidenteel zorg voor de verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• organiseert in de breedste zin van het woord (representatieve) evenementen ten behoeve van de (P)CDS;
• het ontvangst en te woord staan van bezoekers;
• het aanleggen en bijhouden van (gerubriceerde) werkdossiers;
• zorgt voor de samenstelling van (management)overzichten.

HBO werk- en denkniveau;

Secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers).

Ervaring

Relevante werkervaring. Ruime interdepartementale ervaring als directiesecretaresse is een pre.

Functiegerichte opleidingen

• Beheersing van de Windows gestuurde MS Outlook en Teams en MS Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint;
• Beheersing van iBabs en de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Ruime kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringprocedures;
• Ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Ruime kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Ruime kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgericht;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen;
• Flexibel.

Defensiestaf kwaliteiten, vaardigheden & ervaring

• Opleiding management assistent/secretaresse;
• Ruime ervaring op directieniveau;
• Engels conform STANAG 6001 niv 3/3/3/3 of een gelijkwaardig niveau.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09-Burgerschaal IBBAD 09

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.838,00-€5.519,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 2 jaar

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Het kabinet van de CDS ondersteunt de Commandant der Strijdkrachten (CDS) en de plaatsvervangend Commandant der Strijdkrachten (PCDS) bij hun dagelijks functioneren. Medewerkers van het kabinet CDS werken op intradepartementaal, interdepartementaal en (militair en civiel) internationaal niveau. De werkzaamheden worden verricht in een team van meerdere persoonlijk assistenten en adviseurs, ter ondersteuning van de (P)CDS. De omgeving waarin de medewerkers van het Kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de CDS, in brede zin, dienen te worden gewaarborgd.

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Voor meer informatie over deze vacature:

Werving en Selectie

[e-mail]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie

[e-mail]