*PER Z.S.M.* TELEFONIST / RECEPTIONIST met secretariële taken bij kleine kunst- en cultuur orga[...]

TN Netherlands; Rotterdam; On-site; EUR 25.000 - 35.000; Full time

Job summary

Een kleine kunst- en cultuurorganisatie in Rotterdam zoekt een gedreven telefonist/receptionist met secretariële taken. In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en telefoontjes, en speel je een cruciale rol in de dagelijkse gang van zaken. Je ontvangt bezoekers met een warm welkom, beheert het CRM-systeem en verzorgt facilitaire taken. Met een voorkeur voor een proactieve werkhouding en uitstekende communicatieve vaardigheden, bied je ondersteuning aan een hecht team van 15 collega's. Deze functie biedt de mogelijkheid om je vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een creatieve omgeving.

Qualifications

• Enige jaren werkervaring als telefoniste/receptioniste met secretariële taken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Aannemen van eerstelijns telefoontjes en bezoekers ontvangen.
• Beheren van een nieuw aangekocht eenvoudig CRM systeem.

Skills

Telefonische communicatie

Secretariële vaardigheden

CRM-systeem beheer

Outlook ervaring

Proactieve werkhouding

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

CRM-systeem

Microsoft Outlook

Job description

*PER Z.S.M.* TELEFONIST / RECEPTIONIST met secretariële taken bij kleine kunst- en cultuur organisatie (32 uur), Rotterdam

Extra informatie

= Het gaat in eerste instantie om een functie voor 6 maanden; er is optie op verlenging indien het nieuwe kantorenpand – waarnaar opdrachtgever per 1 januari 2023 gaat verhuizen – niet beschikt over een centrale receptie in het pand. Uiterlijk over 2 maanden wordt de nieuwe locatie van opdrachtgever duidelijk.
= Binnen het kantoor van onze opdrachtgever werken ca. 15 collega’s
= De functie wordt uitgevoerd vanaf het huidige kantoor van de opdrachtgever in Amsterdam-centrum (makkelijk bereikbaar)
= De werktijden worden in overleg vastgesteld maar er is voorkeur voor maandag t/m donderdag

Tot je taken behoren

= Het aannemen van eerstelijns telefoontjes, doorverbinden of zelf beantwoorden
= Het ontvangen en warm welkom heten van bezoekers
= Het aannemen van pakketjes en verspreiden hiervan
= Postbehandeling
= Het vullen en beheren van een nieuw aangekocht eenvoudig CRM systeem
= Inscannen van stukken voor het digitale archief (dit word je geleerd als je hiermee nog geen ervaring hebt)
= Facilitaire taken zoals online bestellingen doen

Gevraagde competenties

= MBO werk- en denkniveau
= Enige jaren werkervaring als telefoniste/receptioniste met secretariële taken
= Je hebt ruime ervaring met het beantwoorden van mails en het maken van afspraken in Outlook
= Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
= Je hebt een proactieve werkhouding en neemt graag initiatief
= Sociaal, dienstverlenend, collegiaal, zelfstandig kunnen werken
= PER DIRECT BESCHIKBAAR VOOR 4 DAGEN PER WEEK

Bereikbaarheid opdrachtgever

Onze opdrachtgever is goed bereikbaar met het openbaar vervoer, fiets of scooter (Amsterdam-centrum)