Ondersteuning programmamanagement Platform en DPIJ

Wetterskip Fryslân; Leeuwarden; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Wetterskip Fryslân in Leeuwarden zoekt een programma-ondersteuner voor het programmabureau IJsselmeergebied. Je organiseert en documenteert bijeenkomsten, bewaakt planning en begroting en zorgt voor de coördinatie tussen de diverse teams.

Je werkt nauw samen met de trekkers van inhoudelijke teams, houdt notulen bij en faciliteert de communicatie binnen het DOIJ en BPIJ; de functie is tijdelijk tot eind 2028.

Qualifications

• Organisatie en verslag van Bestuurlijk Platform IJsselmeergebied.
• Organisatie en verslag van Regionaal Overleg IJsselmeergebied.
• Organisatie en verslag van Directeurenoverleg IJsselmeergebied.

Responsibilities

• Organisatie en verslag van Bestuurlijk Platform IJsselmeergebied (3 tot 5x per jaar).
• Organisatie en verslag van Regionaal Overleg IJsselmeergebied (5-10 x per jaar).
• Organisatie en verslag van Directeurenoverleg IJsselmeergebied (5-6 x per jaar).
• Organisatie en verslag van Trinteloverleg (8 tot 10 x per jaar).
• Ondersteunen inhoudelijke teams bij bijeenkomsten.

Skills

Organisatie

Notuleren

Vergaderen plannen

Communicatie

Job description

Aanleiding

In het IJsselmeergebied komen vele opgaven samen. Het combineren van al deze opgaven op het gebied van water en ruimte in het gebied dwingt ons na te denken over de samenhang en maakt regie en samenwerken noodzakelijk. Het Platform IJsselmeergebied is de organisatie van waaruit de regie en samenwerking wordt georganiseerd.Deze organisatie wordt opgezet vanuit het programmabureau. Ten dienste van het programmabureau IJsselmeergebied zoeken wij een programma-ondersteuner.

Taken en samenstelling programmabureau

Taken en samenstelling programmabureauHet programmabureau geeft leiding aan de inhoudelijke sporen en het omgevingsmanagement dat nodig is om het Platform IJsselmeergebied te ondersteunen in het borgen van de functionaliteit en waarden van het IJsselmeergebied. Het programmabureau draagt zorgt voor een jaarlijkse planning en begroting voor het komende jaar en voert in het huidige jaar de geplande activiteiten uit binnen de daarvoor beschikbare middelen. Het programmabureau legt hiervoor verantwoording af aan het directeurenoverleg (DOIJ) en het Bestuurlijk Platform (BPIJ).Het programmabureau borgt de integrale aanpak van alle vraagstukken en de samenwerking volgens de uitgangspunten die bestuurlijk zijn vastgelegd. Het programmabureau vormt de inhoudelijke, organisatorische en procesmatige verbinding tussen de verschillende werksporen.De inhoudelijke werksporen komen samen in het Trinteloverleg, wat een inhoudelijke agenda kent (uitwisselen kennis, borgen integraliteit) en een voorbereidende taak voor het DOIJ en BPIJ heeft.Het programmabureau bestaat uit een directeur, de trekkers van de inhoudelijke teams (4), de trekker van het team Kennis, Samenwerking en Communicatie, een programmabeheerser, een communicatiemedewerker en een programmaondersteuner.

Het programmabureau is een tijdelijk bureau. De programmaondersteuner is daarmee ook een tijdelijke functie, die uiterlijk eindigt bij het afronden van de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst in 2028.

Verantwoordelijkheden

De opdracht bestaat uit:

• Organisatie en verslag van Bestuurlijk Platform IJsselmeergebied (3 tot 5x per jaar)
• Organisatie en verslag van Regionaal Overleg IJsselmeergebied (5-10 x per jaar)
• Organisatie en verslag van Directeurenoverleg IJsselmeergebied (5-6 x per jaar)
• Organisatie en verslag van Trinteloverleg (8 tot 10 x per jaar)
• Ondersteunen inhoudelijke teams in organisatie van bijeenkomsten

Met "organisatie en verslag" wordt bedoeld: datum prikken, locatie organiseren, uitnodiging versturen, reminder versturen, deelnemerslijst bijhouden, aanwezig zijn en verslag maken. Ook het up-to-date houden van de deelnemerslijsten van genoemde overleggen is onderdeel van de taak.NB: alle overleggen voor het jaar 2027 zijn al bekend.