Officemanager Infra

Evides Waterbedrijf; Rotterdam; Hybrid; EUR 40,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibel verlofbudget

Fietsplan

Fitnessbijdrage

Pensioenregeling

31 vakantiedagen

Job summary

Evides Waterbedrijf zoekt een proactieve Office Manager Infra die secretariële en administratieve taken uitvoert ten behoeve van het management van Infra. Je werkt nauw samen met diverse afdelingen binnen het Bedrijfsbureau Infra en levert ondersteuning voor alle Infra-activiteiten.

Je bent verantwoordelijk voor intranetredactie, documentmanagement en archivering, en biedt onboarding- en rapportage-ondersteuning.

Qualifications

• Afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Drie jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol is gewenst.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Accuraat met oog voor detail en organisatorisch talent.
• Proactieve en oplossingsgerichte houding.

Responsibilities

• Voer zelfstandig secretariële en administratieve taken uit ten behoeve van Infra.
• Beheer de redactie van het intranet binnen Infra.
• Ben de key user van Contentserver en beheer documentmanagement.
• Behandel en archieve digitale en analoge post.
• Bied office support en fungeer als aanspreekpunt voor alle afdelingen.

Skills

Secretariële vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Organisatievaardigheden

Notuleren

Onboarding

Education

MBO-niveau afgeronde opleiding

Tools

Contentserver

Documentmanagement

Job description

Ben jij een sociale en gestructureerde administratieve duizendpoot en heb je ook nog organisatorisch talent? Dan ben jij wellicht de Office Manager die wij zoeken voor het bedrijfsonderdeel Infra.

Wij zoeken een pro actieve Office Manager Infra die met name secretariële en ondersteunende werkzaamheden uit gaat voeren ten behoeve van het management van het gehele bedrijfsonderdeel Infra. Infra bedenkt, bouwt, bemetert, beheert, bedient en bewaakt de (bijna 14.000 km) waterleidingnetten van Evides. We bestaan uit zeven afdelingen: Asset Management Infra, Netontwikkeling, Projecten, het Bedrijfsbureau, CDWI, Contract- en Leveranciersmanagement en Operatie & Beheer. Allen zijn gevestigd in het Dienstencomplex Kralingen. Specifiek valt jouw functie binnen het Bedrijfsbureau, maar jouw werkzaamheden zijn relevant voor het hele bedrijfsonderdeel Infra.

Het Bedrijfsbureau Infra bestaat uit vijf teams die verschillende processen en afdelingen binnen én buiten Infra ondersteunen. Evides heeft namelijk, naast Infra, nog vijf andere bedrijfsonderdelen die samen de organisatie draaiende houden.

De afdeling Bedrijfsbureau Infra ontzorgt en levert specialistische kennis op het gebied van bodem, ecologie, vergunningen, grondzaken, schades en claims, financiële administratie, revisie en data.

Als Office Manager Infra heb je een centrale en ondersteunende rol binnen zowel de afdeling Bedrijfsbureau Infra als Infra breed. Het is dus een veelzijdige rol waarbij je schakelt met veel verschillende collega’s.

• een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau?
• minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol?
• goede communicatieve vaardigheden, waarbij jij je zowel mondeling als schriftelijk goed weet uit te drukken?
• de motivatie om verschillende afdelingen te ondersteunen en te zorgen dat de communicatie en administratie soepel verloopt?
• Accuraat en iemand met oog voor details?
• Organisatiesensitief ingesteld en weet je tactisch om te gaan met datgene wat er speelt?
• Weet jij altijd de juiste mensen te vinden om verder te komen als je ergens tegen aan loopt?
• Een sociale persoonlijkheid die gemakkelijk contact legt met collega's?
• Iemand die graag anderen ontlast en helpt?
• Pro actief ingesteld en denk je in oplossingen?
• Iemand met een hands-on mentaliteit die graag het initiatief neemt?

Wat jij gaat doen

• Je voert zelfstandig secretariële en administratieve taken uit ten behoeve van het bedrijfsonderdeel Infra.
• Je geeft invulling aan de redactievoering van het intranet binnen Infra.
• Je bent onze key user van de Contentserver en beheert ons documentmanagement daarin.
• Je behandelt en beheert onze digitale en analoge post en de archivering daarvan.
• Je voert office support taken in de brede zin uit en bent de vraagbaak voor alle afdelingen.
• Wanneer nodig kun je ondersteunen in het notuleren en andere taken rondom vastlegging en ondertekening van zaken.
• Je bent een aanspreekpunt voor nieuwe mensen binnen Infra helpt mee in de onboarding.
• Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages en analyses voor afdelingen.
• Je signaleert inefficiënties in administratieve processen en draagt bij aan verbeteringen.

Wat wij voor jou doen

• Je wordt ingedeeld in schaal 7 van de cao Waterbedrijven. Het maximum bruto maandsalaris in deze schaal gebaseerd op een 40-urige werkweek is € 3.932,00 bruto per maand.
• Daarnaast ontvang je maandelijks circa 22% aan flexibel arbeidsvoorwaardenbudget. In deze schaal is dit maximaal € 865,00. Je kunt hier o.a. extra vakantiedagen mee kopen, het iedere maand laten uitkeren of sparen en het in één keer laten uitkeren; de keuze is aan jou!
• We bieden uitgebreide ontwikkelmogelijkheden en regelmatige ontwikkelgesprekken om altijd het beste uit jezelf te halen.
• We hanteren prima secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een fietsplan, bijdrage voor de fitness, flexibele werktijden en een goede pensioenregeling.
• We bieden ruim 31 vakantiedagen. Heb je meer vakantiedagen nodig? Dan kan je daar bovengenoemd flexibel arbeidsbudget voor inzetten.
• Je komt in een fijne werkomgeving waarbij de medewerker voorop staat en we veel waarde hechten aan een gezonde werk-/privébalans.
• Wij geloven in een divers samengesteld team; waar verschillende visies, inzichten en achtergronden samenkomen en we zo het beste in elkaar naar boven halen. Je krijgt bij ons dan ook alle ruimte om te zijn wie je bent.

Ben jij de nieuwe collega die wij zoeken?