Office manager

Schouwburg Odeon; Zwolle; Hybrid; EUR 31,000 - 38,000; Part time

Job summary

Schouwburg Odeon in Zwolle zoekt een officemanager die midden in de organisatie staat en direct de directeur-bestuurder ondersteunt. Je bewaakt de agenda, organiseert vergaderingen en beheert notulen en documenten, terwijl je een centraal aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers bent.

Je organiseert interne en externe evenementen, bewaakt prioriteiten en deadlines, en zorgt voor een vlekkeloze kantoororganisatie.

Qualifications

• Je hebt mbo+/hbo-niveau en ervaring in een ondersteunende of coördinerende functie.
• Ervaring in de culturele sector is een plus.
• Je bent organisatorisch sterk, gastvrij en proactief.

Responsibilities

• Beheer de agenda en ondersteun de directeur-bestuurder bij afspraken en notulen.
• Dienst als zichtbaar aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers.
• Ondersteun bij interne en externe evenementen en coördineer administratieve werkzaamheden.
• Bewaar overzicht, prioriteer en bewaak deadlines, ook bij drukte.
• Leer werken met Ticketmatic voor de kaartverkoop en ondersteun Publieksservice waar nodig.

Skills

Organisatie

Gastvrijheid

Proactief

Regels & planning

Education

MBO+/ HBO-werk- en denkniveau

Tools

Ticketmatic

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat vooruitdenkt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat een organisatie soepel en gastvrij functioneert? Dan zoeken wij jou!

Het theater als plein van de stad, dat is onze ambitie. Theater de Spiegel en Schouwburg Odeon als verbindende plekken in Zwolle, toegankelijk voor iedereen. Een plek die niet alleen van ons of van de theaterbezoeker is, maar ook van (theater)makers, het bedrijfsleven, het onderwijs en culturele organisaties. Wil jij hieraan bijdragen? Solliciteer dan!

Over Zwolse theaters en de afdeling

Zwolse theaters, twee theaters waar betrouwbaarheid, betrokkenheid, vindingrijkheid en toegankelijkheid hoog in het vaandel staan. Schouwburg Odeon (1839) en Theater de Spiegel (2006), twee locaties, vier zalen, meerdere prachtige foyers, restaurant KEES en Café Foyé. Met het profiel van grootstedelijk theater en een diversiteit aan zalen (van concertzaal tot vlakke vloer zaal en ouderwetse bonbonnière) heeft Zwolse theaters een belangrijke functie in de stad en regio. Jaarlijks huisvesten we zo’n 400 voorstellingen en 250 evenementen. We faciliteren ontmoeting, maar (co-)produceren ook. Talentontwikkeling staat hoog op onze agenda, zodat het talent straks op onze podia staat. Via onze Werkplaats Zwolse theaters bieden wij (nieuwe) makers uit de regio een inspirerende plek waar zij hun vaardigheden kunnen ontwikkelen en experimentele creaties kunnen delen met het publiek.

In de rol van officemanager sta je midden in de organisatie. Je ondersteunt de directeur-bestuurder, het beleidsteam/managementteam en verschillende afdelingen, waardoor je betrokken bent bij uiteenlopende werkzaamheden en ontwikkelingen. Je hebt geen eigen afdeling, maar juist daardoor speel je een unieke rol: je verbindt mensen, bewaakt overzicht en bent een centraal aanspreekpunt binnen de organisatie.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment organiseer je een vergadering met de Raad van Toezicht, het volgende moment ontvang je relaties of tref je voorbereidingen voor een interne bijeenkomst. Je houdt daarbij het overzicht, stelt prioriteiten en blijft ook op drukke momenten zorgvuldig en gastvrij.

• Je beheert de agenda en ondersteunt de directeur-bestuurder bij de voorbereiding en organisatie van afspraken. Je organiseert overleggen, verzamelt vergaderstukken, maakt notulen en bewaakt acties en deadlines. Ook zorg je voor een overzichtelijke digitale archivering van directie- en bestuursdocumenten.
• Je bent een zichtbaar en benaderbaar aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers. Je beantwoordt o.a. telefoon en intercom en zorgt ervoor dat het kantoor praktisch goed functioneert. Je beheert adreslijsten, verzorgt uitnodigingen en interne mededelingen en organiseert attenties en ontvangsten.
• Je ondersteunt bij interne en externe evenementen, zoals borrels, openingen, businessclubavonden en relatiebijeenkomsten. Ook help je afdelingen met uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Daarbij bewaak je steeds de samenhang en de prioriteiten binnen je functie.
• Je controleert proactief of documenten en contracten compleet zijn en spreekt collega’s aan wanneer informatie of opvolging ontbreekt. Je leert werken met Ticketmatic (ons kaartverkoopsysteem), zodat je de afdeling Publieksservice kunt ondersteunen waar nodig.

Wat neem jij mee?

Jij bent georganiseerd, gastvrij en altijd een stap vooruit. Je houdt van regelen, bewaart het overzicht als er veel tegelijk gebeurt en schakelt moeiteloos tussen collega's, bezoekers, artiesten en leveranciers. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en zorgt ervoor dat afspraken en deadlines niet uit het oog worden verloren.

Je beschikt over mbo+/hbo-werk- en denkniveau en hebt ervaring in een ondersteunende of coördinerende functie. Ervaring in de culturele sector is een plus, maar jouw gevoel voor gastvrijheid en plezier in een dynamische omgeving vinden we belangrijker.

Wat kun je van ons verwachten?

Werken bij Zwolse theaters betekent werken in een inspirerende omgeving in het culturele hart van Zwolle. Je komt te werken in een dynamische organisatie waar veel ruimte is voor eigen inbreng. Het gaat om een dienstverband voor 24 uur per week met arbeidsvoorwaarden conform CAO Nederlandse Podia. De functie is ingeschaald in schaal 5 (van € 2.800,- tot € 3.400,- bruto op basis van een 36-urige werkweek) afhankelijk van leeftijd en ervaring.

Theater als plein van de stad: wij willen een plek zijn waar iedereen zich welkom voelt en hechten veel waarde aan diversiteit en inclusie. We verwelkomen kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Bij ons heb je de ruimte om jezelf te zijn. We horen daarom graag wat jij belangrijk vindt op je werk en doen ons best om dit te realiseren.