Office Coordinator

Springer Nature; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Ruimte voor eigen initiatief

Job summary

Springer Nature in Utrecht zoekt een Facilitair Coördinator die verantwoordelijk is voor het creëren van een optimale werkomgeving voor medewerkers. In deze rol coördineer je facilitaire processen, organiseer je interne evenementen en draag je bij aan een veilige werkomgeving.

Met 3-5 jaar ervaring in facilitair management en goede communicatieve vaardigheden ben je de schakel tussen medewerkers en leveranciers. We bieden een marktconform salaris en ruimte voor eigen initiatieven.

Qualifications

• 3-5 jaar relevante werkervaring in facilitair of office management.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• BHV-certificaat (of bereid dit te halen).

Responsibilities

• Coördineren van facilitaire processen zoals schoonmaak en catering.
• Organiseren van interne evenementen en zakelijke meetings.
• Bijdragen aan een veilige werkomgeving als preventiemedewerker.

Skills

Organisatievaardigheden

Communicatie

Klantgerichtheid

Houding naar details

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Kantoorapplicaties

Job description

Utrecht - op locatie

Over de functie

Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor facilitaire dienstverlening? Als Office Coordinator ben jij verantwoordelijk voor het creëren van een optimale, veilige en prettige werkomgeving voor alle medewerkers. Je hebt een centrale rol binnen de organisatie en zorgt ervoor dat alle facilitaire processen soepel verlopen – van dagelijkse operationele zaken tot het organiseren van events en het coördineren van leveranciers. Je werkt nauw samen met interne stakeholders en externe partners en krijgt de ruimte om processen continu te verbeteren.

Wat ga je doen?

Facilitaire coördinatie

• Coördineren en uitvoeren van facilitaire processen zoals schoonmaak, catering, afvalbeheer en postverwerking
• Beheer en inkoop van kantoorartikelen en facilitaire middelen
• Beheer van toegangscontrole, sleutels en parkeerfaciliteiten
• Coördinatie bij in- en uitdiensttreding van medewerkers
• Onderhoud van gebouw, installaties en werkplekken
• Aansturen en begeleiden van leveranciers en dienstverleners

Meetings & Events

• Organiseren van interne evenementen, personeelsbijeenkomsten en feestelijkheden
• Ondersteunen van zakelijke meetings, trainingen en presentaties
• Zorgdragen voor audiovisuele middelen en catering
• Signaleren en borgen van voortgang en kwaliteit

Veiligheid & Preventie

• Actief bijdragen aan een veilige werkomgeving als preventiemedewerker
• Signaleren en minimaliseren van risico’s (RI&E)
• Deelname aan BHV (bedrijfshulpverlening) en coördineren bij incidenten
• Bewaken van naleving van veiligheidsvoorschriften

Communicatie & Service

• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en management
• Informeren van medewerkers over facilitaire zaken
• Signaleren van verbeterpunten en proactief oplossingen aandragen
• Contact onderhouden met gebouwbeheer en externe partijen

Wat breng jij mee?

• MBO werk- en denkniveau
• 3-5 jaar relevante werkervaring in facilitair of office management
• Ervaring met coördinatie van leveranciers en processen
• Goede beheersing van Nederlands en Engels
• Ervaring met kantoorapplicaties en bij voorkeur audiovisuele middelen
• BHV-certificaat (of bereid dit te halen)

Competenties

• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht
• Sterk in plannen en organiseren
• Klantgericht en communicatief vaardig
• Stressbestendig en flexibel
• Oog voor detail én kostenbewust

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende en verantwoordelijke rol binnen een leuke organisatie
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verbetering
• Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Interesse?

Ben jij de Facilitair Coördinator die wij zoeken? Solliciteer dan direct en help ons de werkomgeving naar een hoger niveau te tillen!