Medewerker vaccinatieteam

Rivm; Bilthoven; Remote; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

OV-vergoeding woon-werkverkeer

Studiefaciliteiten

Job summary

RIVM zoekt een administratieve collega voor het vaccinatieteam op de afdeling P&O Support. Je zorgt voor een vlekkeloze planning, registratie en follow-up van afspraken en vaccinaties, met aandacht voor privacy en nauwkeurigheid.

Je werkt met systemen zoals Outlook, Excel en Provac, ondersteunt bij inkoop van vaccins en materialen en stemt werktijden af met collega’s om een vlotte spreekuurorganisatie te waarborgen.

Qualifications

• Minimaal mbo-diploma niveau 4, bij voorkeur administratieve/medisch-administratieve richting.
• Ervaring in een administratieve functie.
• Goede beheersing van Microsoft Office en Teams.

Responsibilities

• Plan en registreer afspraken en vaccinaties in systemen zoals Outlook en Provac.
• Verstrek informatie over vaccinaties en onderzoeken en ondersteun administratief bij vaccinaties en bloedonderzoek.
• Beheer voorraden vaccins en materialen en denk mee over procesverbeteringen binnen privacywetgeving.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig

Organisatorisch vermogen

Education

MBO-4 Administratieve richting

Tools

Outlook

Excel

Provac

Microsoft Teams

Job description

Wil jij, als collega binnen het vaccinatieteam van het RIVM, ervoor zorgen dat laboratoriummedewerkers van het RIVM op een veilige manier hun werk kunnen doen? In dit team zorg je samen dat alle afspraken, vaccinaties en controles goed gepland, vastgelegd en opgevolgd worden. Je werkt met vertrouwelijke medische gegevens en bewaakt belangrijke administratieve processen.

Het vaccinatieteam voert het vaccinatiebeleid uit voor medewerkers van het RIVM. Jij speelt daarin een sleutelrol: je zorgt dat gegevens kloppen, oproepen op tijd worden verstuurd en afspraken goed zijn vastgelegd. Daarbij houd je het overzicht in verschillende systemen zoals Outlook, Excel en ons vaccinatieregistratiesysteem Provac. Heldere communicatie met leidinggevenden en laboratoriummedewerkers over hun afspraken is voor jou vanzelfsprekend. Ook werk je intensief samen met de verpleegkundige en je collega‑medewerker vaccinatieteam.

Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van de spreekuren, zodat alles op rolletjes loopt. Vertrouwelijke medische gegevens verwerk je strikt volgens de privacyregels. In je rol heb je regelmatig contact met medewerkers, centrumhoofden en afdelingshoofden, waarbij er discreet en zorgvuldig wordt gewerkt. Daarnaast draag je bij aan het beheer van de voorraad vaccins en medische materialen, zodat er altijd voldoende beschikbaar is.
Als medewerker vaccinatieteam heb je een centrale rol in de administratieve en organisatorische kant van het vaccinatieproces. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het benaderen van medewerkers voor vaccinaties en controles, het plannen van afspraken en het vastleggen daarvan in de systemen (zoals Outlook en het interne registratiesysteem).
• Het verstrekken van informatie over vaccinaties en onderzoeken, in afstemming met de verpleegkundige, en het administratief ondersteunen van vaccinaties, bloedonderzoeken en grootschalige (griep)vaccinaties, inclusief correcte archivering en dossiervorming.
• Het ondersteunen bij de inkoop en het beheer van vaccins en materialen, zodat er voldoende voorraad is voor spreekuren en onderzoeken.
• Meedenken over het verbeteren van administratieve werkprocessen en het vaccinatieregistratiesysteem, binnen de kaders van privacy (AVG) en medische wetgeving.
• Het werken met gevoelige (medische) informatie, waarbij je in een dynamische omgeving stressbestendig blijft en vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en klantgerichtheid vanzelfsprekend zijn.

Over het vaccinatieteam en de afdeling P&O

Het vaccinatieteam is een klein team binnen P&O Support en bestaat uit twee medewerkers vaccinatieteam en één verpleegkundige. Samen zorgen jullie ervoor dat vaccinaties en controles volgens het vaccinatiebeleid van het RIVM worden georganiseerd, uitgevoerd en geregistreerd. P&O Support is onderdeel van de afdeling Personeel & Organisatie binnen de stafeenheid Organisatie Bedrijfsvoering en Personeel. De afdeling bestaat uit meerdere teams (P&O advies, P&O 2e lijns adviseurs en P&O Support) en werkt aan een sterke en betrouwbare HR‑en bedrijfsvoeringsorganisatie binnen het RIVM.

Extra informatie over de invulling van deze rol

Voor de functie is het belangrijk dat je in ieder geval beschikbaar bent op de maandagochtend, dinsdagochtend en donderdagochtend vanwege de spreekuren van de verpleegkundige op die momenten. Samen met jouw collega medewerker vaccinatieteam stem je werktijden af zodat er altijd iemand van het vaccinatieteam aanwezig is. Je werkt voornamelijk op kantoor.
Het team draait bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdiensten. Het meedraaien in deze diensten is onderdeel van de functie (vergoeding conform CAO Rijk).

De vacature sluit op zondag 15 november om 23:59 uur. De eerste gesprekken vinden plaats op 23 en 24 november.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wie ben jij

In deze rol kom je uitstekend tot je recht als je graag servicegerichten flexibel werkt en nauwkeurig blijft, ook op drukke momenten. Je communiceert helder en vriendelijk met medewerkers en leidinggevenden over hun afspraken, ook in het Engels. Samen met de verpleegkundige en je directe collega zorg je dat alle vaccinatieprocessen en dossiervorming tijdig en correct zijn afgerond. Je werkt prettig samen met collega’s, maar kunt ook zelfstandig taken oppakken en verantwoordelijkheid nemen voor jouw deel van het proces.

• Opleiding: Je beschikt over minimaal een mbo-diploma niveau 4, bij voorkeur in administratieve of medisch-administratieve richting;
• Werkervaring: Je hebt werkervaring in een administratieve functie en werkt makkelijk met systemen zoals Microsoft Office en Microsoft Teams;

Functiegebouw Rijk-competenties (Medewerker verwerken en behandelen S7)

• Klantgerichtheid: Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en leidinggevenden. Je communiceert helder, denkt mee bij planningsvragen en helpt medewerkers vriendelijk en servicegericht verder.
• Stressbestendigheid: Tijdens piekmomenten (zoals de griepprikronde of spoedafspraken) bewaar je het overzicht, stel je prioriteiten en blijf je nauwkeurig en zorgvuldig werken met medische gegevens.
• Samenwerken: Je werkt nauw samen met de verpleegkundige en je directe collega. Je stemt taken en bereikbaarheidsdiensten goed af en helpt elkaar waar nodig.
• Resultaatgerichtheid: Je zorgt dat alle vaccinaties, controles en dossiervorming binnen het registratiesysteem (Provac) tijdig, compleet en foutloos zijn afgerond.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Hier kom je te werken

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten.
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid .
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om.
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend.
• Wij maken geen gebruik van bureaus voor deze vacature. Mochten wij uiteindelijk hulp inschakelen, dan nemen wij hiervoor zelf contact op met bureaus.

Over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.