Medewerker Secretariaat Veilig Thuis

Veiligheidsregio Kennemerland; Haarlem; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

Thuiswerkmiddelen

Trainingen en opleidingen

Vaste salarisschalen

Job summary

Veilig Thuis Kennemerland zoekt een medewerker secretariaat voor 24 uur per week in Haarlem. Je ondersteunt het primaire proces en teamcoördinatoren met een goed georganiseerde en proactieve administratie en rapportage.

Je bent often het eerste aanspreekpunt, verwerkt meldingen en bewaakt termijnen. Daarnaast behandel je post, documenten en correspondentie zorgvuldig en zorgt voor een soepele workflow.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau met secretariële/administratieve achtergrond.
• Bekend met Office 365, Word, Excel, Outlook en Teams.
• Beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag.

Responsibilities

• Eerstelijns aanspreekpunt voor binnenkomende vragen en verwerking van meldingen.
• Ondersteunt collega’s met planning, afspraken en secretariële processen.
• Verwerkt post en correspondentie, bewaakt termijnen en dossiers.
• ondersteunt vergaderingen en notuleren; beheert kantoorbenodigdheden.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Education

MBO werk- en denkniveau, secretariële/administratieve achtergrond

Tools

Office 365

Word

Excel

Outlook

Teams

Clavis

Printers

Job description

Als medewerker secretariaat bij Veilig Thuis ben je een belangrijke steun voor collega's binnen de organisatie.

Medewerker Secretariaat Veilig Thuis

Voor 24 uur per week in Haarlem
min. € 2.838,00 en max. € 4.098,00 (schaal 7)

Als medewerker secretariaat bij Veilig Thuis ben je een belangrijke steun voor collega's binnen de organisatie. Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie. Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op woensdag, donderdag en vrijdag.

Dit ga je doen

In deze afwisselende functie zorg je ervoor dat collega's in het primaire proces, teamcoördinatoren en het managementteam kunnen rekenen op een goed georganiseerde en proactieve ondersteuning.

Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor binnenkomende telefonische vragen en zorgt voor een zorgvuldige verwerking van meldingen in cliëntdossiers. Daarnaast houd je overzicht op gemaakte afspraken, lopende acties en belangrijke termijnen, waaronder deadlines van klachtendossiers en inzageverzoeken.

Ook verzorg je de verwerking van inkomende post en handel je algemene én vertrouwelijke correspondentie en documenten zorgvuldig af. Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en gevoel voor prioriteiten verlopen de administratieve en secretariële processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun werkzaamheden voor cliënten.

• Ondersteun je de directiesecretaresse bij de organisatie en voorbereiding van vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen;
• Doe je verslaglegging van teamoverleggen;
• Ondersteun je collega’s met vragen over Clavis, Office 365 en printers;
• Reserveer je externe locaties voor vergaderingen/bijeenkomsten en organiseer je teamuitjes en vieringen van jubilea;
• Zorg je voor het bestellen en beheren van kantoorartikelen, folders en overige materialen.

Hoewel je niet zelf in de hulpverlening werkt, is jouw bijdrage onmisbaar. Dankzij jouw ondersteuning kunnen collega's zich volledig richten op het bieden van hulp en ondersteuning aan inwoners die te maken hebben met huiselijk geweld of kindermishandeling.

Ons team

Samen met drie collega’s vorm je het secretariaat van Veilig Thuis. Veilig Thuis Kennemerland bestaat uit verschillende teams: Acute Onveiligheid, Stabiele Veiligheid, Bureaudienst, Secretariaat, Expertise en Kwaliteit en Innovatie. Een aantal teams hebben een teamcoördinator, de teams worden aangestuurd door drie managers. Je valt onder de directe aansturing van 1 van de Managers Veilig Thuis. Bij Veilig Thuis werken ongeveer 100 medewerkers.

Wanneer passen wij bij elkaar?

Jij voelt je prettig in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je houdt moeiteloos overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft ook bij onverwachte situaties rustig en zorgvuldig werken. Omdat je dagelijks te maken hebt met complexe en privacygevoelige informatie, weet je betrokkenheid te combineren met een professionele en discrete houding. Daarnaast werk je nauwkeurig, ben je servicegericht en weet je collega's op een prettige manier te ondersteunen.

• heb je mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond in een vergelijkbare functie;
• ben je vertrouwd met Office 365, waaronder Word, Excel, Outlook en Teams;
• ben je beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag.

Dit krijg jij van ons:

Als Medewerker Secretariaat versterk je ons 24 uur per week. De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn op basis van 36 uur per week:

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald in schaal 7 (min. € 2.838,00 en max. €4.098,00). We werken met vaste salarisschalen;
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van je bruto jaarsalaris, waarmee je zelf keuzes maakt die bij jou passen.
• Tijdelijke aanstelling voor een jaar met uitzicht op vast dienstverband;
• Op zoek naar nog meer spanning naast je werk? Je kunt een nevenfunctie vervullen in onze crisisorganisatie. Zodra jouw pieper gaat, kom je in actie;
• We vinden persoonlijk contact en samenwerking belangrijk. Daarom werk je voornamelijk op locatie. Na je inwerkperiode is thuiswerken in overleg mogelijk, waarbij je eens per twee weeks op vrijdag vanuit huis kunt werken. Je ontvangt hiervoor een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor thuiswerkmiddelen.
• Wij bieden verschillende trainingen en opleidingen aan om je te blijven ontwikkelen in je functie of op persoonlijk vlak.

Veilig Thuis

De visie van Veilig Thuis Kennemerland is dat geweld achter de voordeur niet acceptabel is! Acht gemeenten, één advies- en meldpunt: Veilig Thuis Kennemerland. Onze missie is het voorkomen en stoppen van huiselijk geweld en kindermishandeling en het duurzaam borgen van de veiligheid van alle betrokkenen. Bij acute of structurele onveiligheid doen wij een interventie, onderzoek en stellen we voorwaarden waarna wij overdragen naar passende zorg. Tevens zet Veilig Thuis Kennemerland zich in om ondersteuning te bieden bij slachtoffers van seksueel geweld, eer gerelateerd geweld, radicalisering, ouderenmishandeling en binnenlandse mensenhandel.

Kijk voor meer informatie over Veilig Thuis op www.veiligthuis-ken.nl.

Onze organisatie

Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) werkt voor 9 gemeenten. Met ongeveer 1.400 collega’s zetten wij ons elke dag in voor veiligheid en gezondheid in de regio. De VRK bestaat uit de GGD/Publieke Gezondheid (GHOR, Ambulancezorg, Algemene Gezondheidszorg, Infectieziektebestrijding, Jeugdgezondheidszorg, Zorg en Veiligheidshuis en Veilig Thuis), de Brandweer, Crisisbeheersing Kennemerland, Meldkamer Noord-Holland en ondersteunende afdelingen.

We willen een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt. Een plek waar verschillen juist van waarde zijn.

Wij zoeken zelf nieuwe collega’s. Reacties van bureaus nemen we niet in behandeling.

Deze vacature is zowel intern als extern uitgezet.