Medewerker secretariaat domein Leefomgeving

Provincie Utrecht; Utrecht; Hybrid; EUR 31,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuze Budget 22,37%

Duurzame inzetbaarheid €6.000 per 5 år

ABP pensioen

18 vakantiedagen (tot 25,5 extra)

Job summary

Provincie Utrecht zoekt een medewerker secretariaat voor het domein Leefomgeving. Je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor en bent aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

Je verleent dagelijkse ondersteuning aan teamleiders, verwerkt post, handelt telefoongesprekken af, maakt verslagen en plaatst documenten in iBabs. We bieden een jaarcontract voor 32–36 uur met zicht op vast dienstverband en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Mbo/hbo werk- en denkniveau.
• Twee tot vier jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van MS Office

Responsibilities

• Agenda bijhouden en vergaderingen voorbereiden.
• Aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.
• Postverwerking en telefoonafhandeling.
• Beheren van complexe agenda’s en planning.
• Documenten in iBabs plaatsen en verslaglegging.
• Actiepunten opvolgen en voortgang bewaken.

Skills

Klantvriendelijk

Communicatief

Proactief

Teamplayer

Education

Mbo/hbo werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Medewerker secretariaat domein Leefomgeving

• Contracttype: Bepaalde tijd met intentie
• Domein: Bedrijfsvoering, informatie & organisatie
• Locatie: Huis voor de provincie (Utrecht)

Als medewerker secretariaat zorg jij dat de teamleiders van het domein Leefomgeving hun werk kunnen doen zonder zorgen over secretariële taken. Jij houdt de agenda’s bij, bereidt overleggen voor en bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

Als medewerker secretariaat voor het domein Leefomgeving binnen provincie Utrecht zorg je voor een goede dagelijkse ondersteuning van de teamleiders. Je ontlast hen bij hun secretariële werkzaamheden, zodat zij hun werk goed kunnen doen. Samen met je collega’s zorg je voor een snelle en zorgvuldige ondersteuning. Je kijkt actief naar wat de teamleiders nodig hebben en speelt binnen de gestelde kaders in op specifieke verzoeken. Daarbij is ruimte voor maatwerk.

Je verwerkt de post en handelt telefoongesprekken af. Je beheert complexe agenda’s en zorgt ervoor dat afspraken zorgvuldig worden gepland. Ook bereid je de wekelijkse portefeuilleoverleggen voor en ondersteun je hierbij. Je stelt agenda’s op, maakt verslagen en zorgt ervoor dat documenten in iBabs worden geplaatst.

Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten. Je zorgt dat de teamleiders op tijd over de benodigde informatie beschikken en bewaakt de voortgang van actiepunten. Ook het afhandelen, redigeren en archiveren van correspondentie behoort tot je werkzaamheden.

Wat bieden wij?

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.

Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar voor 32 – 36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris tussen de € 2.818,24en maximaal€3.948,17bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week (schaalniveau 7).
• Een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris dat je onder andere kan inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris.
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van€ 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de UtrechtAcademie.
• Een goede pensioenregeling bij het ABP.
• Als je bij ons fulltime werkt, heb je een werkweek van 36 uur en heb je recht op 18 vakantiedagen. Je mag ook meer uur werken, je bouwt dan extra compensatieverlof op. Zo kan je bij een fulltime dienstverband tot wel 25,5 extra vakantiedagen opbouwen! Kijk voor meer informatie over uren en verlof op onze arbeidsvoorwaardenpagina .

Wie zoeken wij?

Je bent klantvriendelijk, enthousiast, betrouwbaar en representatief. Je bent bestuurlijk sensitief en hebt een professionele houding. Je werkt graag samen en bent tegelijkertijd zelfstandig en proactief in je werk. Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft, schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet wanneer actie nodig is. Je bent communicatief sterk en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Daarnaast ben je flexibel en kunt je goed aanpassen aan wat de situatie vraagt.

Verder beschik je als medewerker secretariaat over:

• Mbo/hbo werk- en denkniveau.
• Twee tot vier jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van en ervaring met MS Office.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

1 november 2026

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Miranda Hartmans, teamleider (team office support) TOS, telefoon: 06 28 91 88 09.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Niels Schouten, adviseur werving & selectie, telefoon: 06 38 20 59 24 of mail [e-mail].