Medewerker Secretariaat bij Tiwos

Tiwos; Netherlands; Remote; EUR 35,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 4%

Pensioenregeling cao Woondiensten

Vitaliteitsprogramma €350,- per jaar

Loopbaanontwikkelbudget en coaching

Ruime opleidingsmogelijkheden

Job summary

Tiwos zoekt een organisatiegerichte secretariële medewerker om onze administratie soepel te laten verlopen. Je zorgt dat informatie klopt, vindbaar is en op tijd gebruikt kan worden, ondersteunt collega’s en regelt documenten en processen.

Je werkzaamheden variëren van postafhandeling tot notulen, agendabeheer en briefschrijven op B1-niveau. Je werkt in een betrokken team met ruimte voor ontwikkeling en een prettige werksfeer.

Qualifications

• Ervaring met secretariële werkzaamheden vereist.
• Goede kennis van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Viewpoint en Co-pilot.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Kennis van schrijven in B1 taalniveau.
• Het talent om helder uit te leggen en collega’s te begeleiden.
• Affiniteit met volkshuisvesting.

Responsibilities

• Beheren van informatie en zorgen voor vindbaarheid en toegankelijkheid.
• Ondersteunen van collega’s en organiseren van documenten.
• Begeleiden processen zodat administratieve workflows soepel lopen.
• Beantwoorden van inkomende en uitgaande post; notulen maken.
• Ondersteunen DIV bij digitaal verwerken van post en routing via Viewpoint.
• Organiseren van bijeenkomsten en beheren agenda's van collega’s.
• Vragen op bureaus beantwoorden en helpen bij het schrijven van brieven.
• Samenwerken in een informele, collegiale werksfeer.

Skills

secretariële werkzaamheden

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Viewpoint

Co-pilot

mondelinge vaardigheden

schriftelijke vaardigheden

B1 taalniveau schrijven

coaching collega's

affiniteit met volkshuisvesting

Tools

Viewpoint

Co-pilot

Job description

Salaris: € 3.140, - tot € 3.836, - (salarisschaal E cao Woondiensten)

Dienstverband: Tijdelijk (12 maanden)

Jij maakt het verschil in onze organisatie

Achter elke goed draaiende organisatie staat iemand die overzicht houdt, structuur brengt en collega’s ondersteunt. Jij zorgt dat informatie klopt, vindbaar is en op het juiste moment gebruikt kan worden. Je helpt collega’s, organiseert documenten slim en begeleidt processen zodat alles soepel loopt.

Je houdt van:

• regelen en verzorgensecretariële werkzaamheden van A tot Z;
• plannen en organiseren;
• schakelentussen verschillende taken;
• overzicht en zorgt dat processen goed blijven lopen.
• zelf de inhoud en voortgang van je werkzaamheden bewaken;
• ervoor zorgendat informatie logisch, toegankelijk en bruikbaar is;
• je collega’s van DIV ondersteunenbij het verwerken van inkomende en uitgaande post;

Hoe zit jouw dag eruit?

’s Ochtends start je met het doornemen van binnengekomen mails in je eigen en de gezamenlijke mailbox. Ook kijk je in Viewpoint naar de activiteitenlijst en met welke brieven je je collega’s kunt ondersteunen.

De leefbaarheidsconsulent wil graag enkele bewoners informeren over het opruimen van het achterpad bij hun woning. Je stelt een brief op die uiteraard duidelijk is geschreven op B1-schrijfniveau, maar ook aansluit bij de ontvangen vraag en de juiste toon heeft.

Verder ondersteun je jouw collega’s van DIV met het digitaal verwerken van de inkomende post en stuur je deze via Viewpoint door naar de juiste collega. Je sluit vervolgens aan bij een overleg en zorgt voor heldere notulen. Ondertussen zie je dat een collega wel wat hulp kan gebruiken met het schrijven van een brief. Je helpt diegene daarmee en tot slot bestel je een bloemetje voor een huurder die al 50 jaar bij Tiwos huurt.

Tussen de middag lunch je met collega’s in het lunch-werkcafé, waar iedere dag een warme soep klaarstaat.

Later op de dag organiseer je een bijeenkomst, beheer je agenda’s van collega’s en beantwoord je vragen van collega’s die aan je bureau staan. Je sluit je dag af met een goed gevoel, want door jou en je collega’s loopt de administratie weer op rolletjes.

Wat breng jij mee?

Je krijgt energie van structuur, samenwerken en vooruitdenken. Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en hebt oog voor detail, zonder het overzicht te verliezen.

Je hebt:

• ervaring met secretariële werkzaamheden;
• goede kennis van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Viewpoint en Co-pilot;
• goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• kennis van schrijven in B1 taalniveau;
• het talent om helder uit te leggen en collega’s te begeleiden;
• affiniteit met volkshuisvesting.

Wij bieden:

• Betekenisvol, innovatief en uitdagend werk in een organisatie waar de menselijke maat hoog in het vaandel staat.
• Betrokken en professionele collega’s en een prettige informele werksfeer.
• Salaris volgens cao Woondiensten salarisschaal E (min € 3.140, - tot max € 3.836, - bruto per maand op basis van 36 uur).
• Vrijheid en verantwoordelijkheid om je werk op jouw manier te doen en de ruimte om werk en privé in balans te brengen.
• Een eindejaarsuitkering van 4%.
• Uitstekende pensioenregeling (cao Woondiensten).
• Een vitaliteitsprogramma (waaronder een gezondheidsbudget van € 350,- naar rato per jaar).
• Ruime opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, waaronder een eigen loopbaanontwikkelbudget en coaching.

Wij zijn een maatschappelijke organisatie met ambitieuze doelen in de gemeente Tilburg. Onze ruim 8.000 woningen liggen verspreid in de buurten van Tilburg en Berkel-Enschot. Met zo’n 100 enthousiaste collega’s werken we elke dag aan een betaalbaar thuis in een vitale buurt.

Je komt terecht in een organisatie die net even anders is. We werken op onze manier. Dat betekent: geen managers die zeggen wat je moet doen, maar collega’s die samen afspraken maken, doelen stellen én verantwoordelijkheid nemen. Je stuurt met je team op resultaat, geeft elkaar feedback en maakt ruimte voor initiatief.

We werken ook vanuit de bedoeling. Daarmee zeggen we: de bewoner of buurt is altijd het vertrekpunt. Je denkt dus niet in regels, systemen of vaste processen, maar kijkt steeds opnieuw naar wat echt nodig is. Dat geeft focus, richting en ruimte om te doen wat werkt.

Hoe ziet onze sollicitatieprocedure eruit?

We starten met een eerste kennismaking. Klikt het van beide kanten, dan volgt een tweede gesprek. Ben jij dé match, dan plannen we snel een meeloopdag in en daarna een arbeidsvoorwaardengesprek.

Heb je vragen over de vacature? Bel gerust met Koen de Wissel (HR) via 013-5490890. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Mirjam Mallens, medewerker
Secretariaat en DIV, via 013-5490890