Medewerker Projectadministratie Fulltime

Zeeland; Middelburg; On-site; EUR 31,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Internationale omgeving

Ontwikkeling van systemen

Flexibele werkdagen

Verantwoordelijkheid

Job summary

Zeeland zoekt een Medewerker Projectadministratie die zorg draagt voor de correcte verwerking en controle van gewerkte uren in een internationale technische en operationele dienstverlening. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen en onderaannemers, signaleert afwijkingen en draagt bij aan procesverbeteringen.

Je voert wekelijkse controles uit, corrigeert urenregistraties en zorgt voor tijdige communicatie over prestaties en looncodes.

Qualifications

• Je bent gestructureerd en nauwgezet.
• Je denkt kritisch bij afwijkingen en onderneemt actie.
• Je werkt graag samen met verschillende afdelingen en externen.
• Ervaring in projectadministratie is een pluspunt maar leergierigheid telt mee.

Responsibilities

• Wekelijkse controle van gewerkte uren van onderaannemers in het tijdregistratie- en payrollsysteem.
• Opsporen en corrigeren van ontbrekende uren volgens controlelijsten.
• Afstemmen met werfadministratie en werfverantwoordelijken bij onduidelijke registraties.
• Verwerken en corrigeren van urenregistraties.
• Controleren en aanpassen van loon- en werkcodes volgens afspraken.
• Nakijken van overuren, toeslagen en vergoedingen.
• Controleren van tarieven en looncategorieën per persoon.
• Opstellen en versturen van prestatieoverzichten naar onderaannemers.
• Beantwoorden van vragen en correctieverzoeken over geregistreerde prestaties.

Skills

Nauwkeurigheid

Plan & organisatie

Analytisch denken

Communicatie

Digitaal vaardig

Tools

Excel

ERP-systemen

Urenregistratie

Job description

Wat ga je doen?

Voor een internationale organisatie binnen de technische en operationele dienstverlening zoeken we een Medewerker Projectadministratie die zorgt voor een correcte verwerking en controle van gewerkte uren. Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waar veel gebeurt en waar processen en systemen continu in ontwikkeling zijn. Een mooie kans voor iemand die graag verantwoordelijkheid neemt en het leuk vindt om mee te denken over verbeteringen.

Wat ga je doen? Als Medewerker Projectadministratie speel je een belangrijke rol in de administratieve ondersteuning van verschillende projecten. Je controleert de urenregistratie van onderaannemers, verwerkt gegevens en zorgt ervoor dat afwijkingen tijdig worden opgemerkt en opgelost. Hiervoor werk je nauw samen met collega's van verschillende afdelingen en heb je regelmatig contact met onderaannemers en de Belgische vestiging.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het wekelijks controleren van de gewerkte uren van onderaannemers in het tijdregistratie- en payrollsysteem.
• Het opsporen en corrigeren van ontbrekende uren aan de hand van controlelijsten.
• Het afstemmen van onduidelijke of afwijkende registraties met de werfadministratie en werfverantwoordelijken.
• Het verwerken en corrigeren van urenregistraties.
• Het controleren en aanpassen van loon- en werkcodes volgens de gemaakte afspraken.
• Het nakijken en verwerken van overuren, toeslagen, oproepen en specifieke vergoedingen.
• Het controleren van tarieven en looncategorieën per persoon.
• Het opstellen en versturen van prestatieoverzichten naar onderaannemers.
• Het behandelen van vragen, opmerkingen en correctieverzoeken over de geregistreerde prestaties.

Je houdt het overzicht, werkt zorgvuldig en zorgt ervoor dat de administratie actueel en betrouwbaar blijft. Dankzij jouw inzet kunnen collega's rekenen op correcte gegevens en een soepel verloop van de administratieve processen.

Wat heb je nodig?

Je bent iemand die graag gestructureerd werkt, oog heeft voor detail en het belangrijk vindt dat gegevens kloppen. Je denkt kritisch na over wat je controleert en onderneemt actie wanneer je afwijkingen tegenkomt. Daarnaast vind je het prettig om met verschillende mensen samen te werken en meerdere werkzaamheden naast elkaar op te pakken.

Verder herken je jezelf in het volgende:

• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig.
• Je hebt basiskennis van Excel, bijvoorbeeld van filters en draaitabellen.
• Je bent analytisch ingesteld en kunt afwijkingen herkennen en onderzoeken.
• Je communiceert gemakkelijk met collega's en externe contacten.
• Je neemt initiatief en denkt graag mee over verbeteringen.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en weet het overzicht te bewaren.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met verschillende systemen.
• Je maakt nieuwe systemen en werkzaamheden snel eigen.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken en gaat flexibel om met veranderingen.

Ervaring binnen projectadministratie, urenregistratie of een vergelijkbare administratieve functie is mooi meegenomen. Het belangrijkste is dat je leergierig bent, verantwoordelijkheid neemt en graag zorgt voor een correcte en overzichtelijke administratie.

Wat bieden we jou?

De organisatie is volop in beweging. Er staan verschillende veranderingen op de planning en vanaf volgend jaar wordt er met een nieuw systeem gewerkt. Dat vraagt om iemand die flexibel is, snel nieuwe werkzaamheden oppakt en het leuk vindt om met veranderende processen om te gaan.

Als Medewerker Projectadministratie krijg je de mogelijkheid om je kennis verder uit te breiden en actief mee te denken over de manier waarop werkzaamheden worden uitgevoerd.

Je kunt rekenen op:

• Een afwisselende functie met een combinatie van administratie, controle en communicatie.
• Veel contact met collega's en externe partijen.
• Een internationale werkomgeving waarin samenwerking belangrijk is.
• Ruimte om verbeterpunten te signaleren en eigen ideeën aan te dragen.
• De mogelijkheid om nieuwe systemen en processen te leren kennen.
• Een functie waarin je een belangrijke bijdrage levert aan een correcte projectadministratie.

Naast een veelzijdige functie binnen een internationale organisatie kun je rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Salaris: circa € 2.800 tot € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van je ervaring.
• Uren: 32 tot 40 uur per week.
• Werkdagen: bespreekbaar, zodat we samen kunnen kijken naar een passende werkweek.
• Werkomgeving: een professionele organisatie met verschillende projecten en internationale samenwerkingen.
• Ontwikkeling: de kans om nieuwe systemen te leren kennen en mee te groeien met veranderende processen.
• Verantwoordelijkheid: ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en bij te dragen aan verbeteringen.

Over het bedrijf

Waar kom je te werken? Je gaat aan de slag bij een internationale organisatie die actief is binnen de technische en operationele dienstverlening. Vanuit verschillende locaties wordt dagelijks gewerkt aan uiteenlopende projecten, waarbij een goede personeelsbezetting, een efficiënte planning en een correcte administratieve verwerking van groot belang zijn.

De organisatie is continu in ontwikkeling en werkt actief aan het verbeteren van processen en systemen. Je werkt samen met collega's uit verschillende teams en hebt daarnaast regelmatig contact met de Belgische vestiging. De werkomgeving is professioneel en resultaatgericht, met tegelijkertijd ruimte om mee te denken en eigen ideeën in te brengen.

Door de veranderingen die op de planning staan, is het een interessante werkomgeving voor iemand die graag vooruitkijkt, flexibel is en samen met collega's wil bouwen aan een efficiënte werkwijze.

Enthousiast geworden? Zie jij jezelf als de nieuwe Medewerker Projectadministratie? Ben jij nauwkeurig, houd je graag overzicht en vind je het leuk om samen met collega's te zorgen voor een goed georganiseerde administratie? Dan maken we graag kennis met je!

Reageer op de vacature en ontdek of deze functie bij jou past.