Medewerker Management Ondersteuning 1

Werkenbijdeoverheid; Amsterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

Defensie zoekt een Management Assistent voor het Dienstencentrum Personeelslogistiek in Amsterdam. U bent verantwoordelijk voor agenda- en vergaderbeheer, notuleren tijdens overleg en het fungeren als gastheer/gastvrouw voor de Commandant.

U bewaakt dossiers en zorgt voor soepele communicatie binnen de organisatie. De functie vereist meerdere jaren gerichte ervaring, uitstekende Nederlandse taalvaardigheid en een proactieve, discrete werkhouding.

Qualifications

• Enige jaren werkervaring als Management Assistent, directie-secretaresse of Office Manager.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Goede organisatorische vaardigheden en discretie in communicatie.

Responsibilities

• Agendabeheer; afspraken inplannen, verzetten en prioriteren zodat de Commandant ontzorgd is.
• Notuleren bij overleggen en faciliteren van vergaderruimten en documentatie.
• Bezoekers ontvangen en fungeren als gastheer/gastvrouw voor de Commandant.
• Voortgang en afhandeling van dossiers bewaken als buffer tussen organisatie en externen.

Skills

Organisatievermogen

Proactief handelen

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Education

MBO-4 opleiding

Job description

Is plannen, organiseren en ontzorgen jou op het lijf geschreven? Denk jij altijd alvast 3 stappen vooruit en houd je moeiteloos alle ballen in de lucht? Dan zou dit voor jou wel eens de perfect passende baan kunnen zijn!

Defensie is volop in beweging. We werken hard aan het behalen van onze ambitieuze opschalingsdoelstelling om een krijgsmacht te vormen van 100.000 medewerkers in 2030. Zo zorgen wij ervoor dat wij kunnen blijven voldoen aan hoofdtaak 1: Beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten. Ons Dienstencentrum Personeelslogistiek (DCPL) in Amsterdam speelt daarbij een cruciale rol en zorgt ervoor dat de instroom en doorstroom van ons personeel vlot, vlekkeloos en volgens de doelstellingen verloopt. DCPL is o.a. verantwoordelijk voor de campagnes, recruitment en het selectie en keuringsproces voor alle beroepsmilitairen en reservisten voor heel Nederland van alle krijgsmacht onderdelen en werkt vanuit drie regio’s: West (Amsterdam, hoofdlocatie), Zuid (Oirschot) en Noord (Wezep)

Als Management Assistent zorg jij ervoor dat de Commandant van Defensie - onderdeel Dienstencentrum Personeelslogistiek zich volledig kan richten op zijn / haar (kern)taken & verantwoordelijkheden en geen omkijken heeft naar alle dagelijkse, praktisch zaken die daarbij komen kijken. De Management Assistent beheert de agenda van de Commandant (afspraken inplannen, verzetten, indelen, prioriteren) en je bent de eerste filter voor de vragen voor de commandant(van fysiek binnenlopende collega’s, e-mail, telefonisch). Je notuleert bij verschillende overlegvormen en regelt de eventueel daarbij behorende facilitaire zaken (reserveren van de vergaderruimte, lunch etc.) van a tot z.

In deze positie denk je altijd 3 stappen vooruit, handel je naar de op dat moment (gewijzigde) ad hoc situatie, (her)bepaal je de prioriteiten voor de Commandant en regel je wat er op dat moment geregeld moet worden. Een flink gevulde agenda waar prioriteiten constant kunnen veranderen, vraagt een hoop puzzelwerk. In deze situaties weet jij het overzicht te behouden, het hoofd koel te houden en ga je oplossingsgericht aan de slag.

Waar ga je werken:
Je bent collega van het team Kabinet van de Commandant DCPL. Je werkt samen met je collega Management Assistent. Je schakelt veel voor en met de Commandant, Chef Staf (Plaatsvervangend Commandant), Hoofd Bedrijfsvoering, de Stafadjudant, de HOT (Hoofd Officier Toegevoegd)/Adviseur en de Stafadviseur. Je rapporteert aan de HOT/Adviseur
Je standplaats is het Marine Etablissement Amsterdam (naast het Scheepvaartmuseum) waar Defensie – onderdeel DCPL is gevestigd. Hier werken zo’n 500 militaire – en burgermedewerkers.

• Agendabeheer; Je regelt alle afspraken voor de Commandant, handelt daarbij situationeel waar nodig en zorgt voor een soepel verloop zodat de Commandant ontzorgd wordt en zich volledig kan richten op zijn / haar kerntaken
• Je regelt alle zaken t.b.v. meetings, vergaderingen, bijeenkomsten voor het Kabinet van de Commandant DCPL (van facilitaire zaken tot en met de aanwezigheid van de juiste stukken, documentatie, actiepuntenlijst etc.) en notuleert het overleg
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers van de Commandant en fungeert als gastheer of gastvrouw.
• Je bewaakt de voortgang en afhandeling van dossiers en fungeert als buffer tussen de interne organisatie en externe omgeving. Je zorgt dat het Management Team (MT) altijd beschikt over de juiste up – to date- informatie.
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

• Integer; Je begrijpt welke (gevoelige) informatie je wel/niet kan delen met anderen, de staf kan altijd op jouw rekenen, je bent betrouwbaar, eerlijk en transparant in je communicatie
• Proactief; Je denkt vooruit in de agenda. De kleinste aankomende, bijbehorende praktische zaken zie jij al aankomen, regel je alvast en houdt ook rekening met ‘wat als?’ - situaties
• Stressbestendig & oplossingsgericht; Lopen de zaken anders dan vooraf was gepland, dan behoud jij de rust, regelt de zaken, behoudt het overzicht en bepaalt de nieuwe prioriteiten
• Sterke organisatiesensitiviteit; Hoewel de werksfeer binnen de organisatie in het algemeen (en op de afdeling) informeel is, bestaan er zeker ook hiërarchische, formele omgangsvormen en weet je ook als zodanig te handelen en te communiceren als de werkomgeving/situatie daarnaar vraagt.

Kortom, je bent een ontzorger waar je collega’s op kunnen bouwen!

Wat neem je mee?

• Je hebt al enige jaren werkervaring in een vergelijkbare rol als Management Assistent, (Directie)secretaresse of Office Manager
• Afgeronde MBO – 4 opleiding, bijvoorbeeld Schoevers
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Deze uitdagende baan is voor minimaal 32 uur tot 38 uur per week. Je werkt het liefst vier dagen per week op kantoor, maar drie dagen per week op kantoor is ook bespreekbaar.

Bij sommige banen is geen dag hetzelfde. Als Management Assistent bij Defensie, is geen kwartier hetzelfde! Krijg jij juist energie van zo’n dynamische baan binnen een flink in beweging zijnde organisatie, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren!

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.
De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.
Je komt te werken binnen het Dienstencentrum Personeelslogistiek (DC PL) van DPOD.
Zij verbinden mensen met banen binnen en buiten Defensie en zorgen dat de in-, door- en uitstroom van defensiepersoneel goed verloopt. Zo werken we aan personele gereedstelling, opleiding, trainingen, trajecten voor werkstudenten, maatschappelijke dientijd, en reservistenaangelegenheden. Ook zijn we hét expertisecentrum op het gebied van arbeidsmarktbemiddeling, civiel onderwijs en pre-recruitment. Zij stellen de mens centraal en vormen een brug tussen de burgermaatschappij en Defensie.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Defensie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.