Medewerker Inkoop Ondersteuner

Ministerie van Defensie; Den Helder; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

ABP pensioenregeling

Vergoeding woon-werkverkeer

OV-abonnement met onbeperkt reizen

Sportfaciliteiten

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Inkoopondersteuner binnen de Logistieke groep Inkoop (LG INKOOP) van CZSK. Je werkt aan administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van de afdeling inkoop en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.

Je draagt bij aan het beheren van dossiers, leveranciersdocumentatie en Office 365/SharePoint-omgevingen. Een 38-urige werkweek vormt de basis van het salaris en je werkt in Den Helder, met mogelijkheden voor professionele

Qualifications

• Kennis en opleidingseisen zoals MBO-niveau 4 bedrijfsadministratie en NEVI MIL (of bereid deze cursus te volgen).
• Inzicht in administratieve processen en inkoopproces.
• Vaardigheid in kantoorautomatisering en voorraadadministratiesysteem.
• Contactuele vaardigheden.

Responsibilities

• Het op systematische en inzichtelijke wijze aanleggen, registreren, beheren en archiveren van dossiers met het inkoopondersteunend systeem.
• Roulatie van dossiers verzorgen.
• Beheren van leveranciersdocumentatie.
• Beheren van SharePoint.
• Orders inbrengen en UTP’s uitdraaien.
• Ontvangen en registreren van offertes.

Skills

Contactuele vaardigheden

Education

MBO-niveau 4 bedrijfsadministratie

NEVI MIL of bereid deze cursus te volgen

Tools

Kantoorautomatisering

Voorraadadministratiesysteem

Job description

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Logistieke groep Inkoop (LG INKOOP) bij de Afdeling Maritieme Logistiek van de Directie Materiële Instandhouding van het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK). Het doel van de LG INKOOP is om binnen de kaders van het vigerende verwervingsbeleid het CZSK en andere defensieonderdelen op een zo doeltreffend en doelmatig mogelijke manier te laten beschikken over voldoende materiële middelen van een goede kwaliteit gedurende de gehele levensduur. Ook voorziet de LG INKOOP in de behoefte aan kennis en kunde ter ondersteuning van de operationele, materieel logistieke, personele en financieel-economische processen. De hoofdvestigingsplaats van de LG INKOOP is Den Helder.

De LG INKOOPis onderverdeeld in een sectie Administratieve Ondersteuning, een sectie Contractmanagement, een sectie Algemeen en Scheepsbouw en een sectie Werktuigbouw en Elektro. De sectie Administratieve Ondersteuning heeft als taak het ondersteunen van de LG INKOOP bij de ontwikkeling en uitvoering inzake het te voeren beleid en het administratief ondersteunen. De sectie Contractmanagement heeft als taak het verwerken van behoeftestellingen tot commercieel verantwoordelijke orders en contracten. De sectie Algemeen en Scheepsbouw en de sectie Werktuigbouw en Elektro hebben als taak het verwerken van behoeftestellingen.

De afdeling is op dit moment in ontwikkeling om zich verder te professionaliseren.Als medewerker Inkoopondersteuner binnen CSZK ben je verantwoordelijk voor administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van de afdeling inkoop.Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, management en externe contacten.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit

• het op systematische en inzichtelijke wijze aanleggen, registreren, beheren en archiveren van de dossiers met behulp van het inkoopondersteunend systeem;
• het zorg dragen voor de roulatie van dossiers;
• het op systematische en inzichtelijke wijze beheren van de leveranciersdocumentatie;
• het beheren van Sharepoint
• het inbrengen van orders en het uitdraaien van UTP’s
• het ontvangen en op de juiste wijze registreren en opbergen van binnengekomen offertes;
• het deelnemen aan de commissie van toezicht met betrekking tot het openen van offertes;
• het versturen van rappels in relatie tot offerteaanvragen, orders en spoedleveringen;
• het opnemen van contact met leveranciers in verband met overschreden leverdata

Je verricht administratieve werkzaamheden door

• het verzorgen van diverse typewerkzaamheden;
• het behandelen van in- en uitgaande post.
• Het reserveren van spreekruimten en agendabeheer/afspraken;
• Je bent verantwoording schuldig aan de Hoofd Inkoopondersteuning over de wijze waarop administratieve ondersteuning wordt verleend.
• Voorschriften, bekendmakingen, werkinstructies en werkafspraken zijn van belang voor het uitvoeren van de functie. Maakt geen gebruik van instructies die in systeem zijn.
• Neemt beslissingen over het registreren en beheren van de dossiers
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en aandacht voor fysieke en mentale gezondheid dragen bij aan een goede balans. Zo kun je onder andere gratis gebruik maken van onze uitgebreide sportfaciliteiten. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Kennis en opleidingseisen:

• MBO-niveau 4 bedrijfsadministratie;
• In het bezit van NEVI MIL of bereid deze cursus te volgen.
• Kennis van administratieve processen.
• Inzicht in het inkoopproces.
• Vaardigheid in het omgaan met kantoorautomatisering en het voorraadadministratiesysteem.
• Contactuele vaardigheden.

Meer over Koninklijke Marine

De Koninklijke Marine zet zich in voor vrede en veiligheid op en vanuit zee. In Nederland en in het buitenland. Eenheden van de vloot en mariniers zorgen samen met NAVO-bondgenoten voor afschrikking. En als het moet vechten zij om te winnen. Ook helpt de marine bij rampen en crisisbeheersingsoperaties.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker.