Medewerker Informatiebeheer

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties); Den Haag; On-site; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

OV-reiskostenvergoeding

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) zoekt een Medewerker Informatiebeheer die actief bijdraagt aan het op peil brengen en verder verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Je werkt in een team dat volop in ontwikkeling is en denkt mee over betere werkwijzen.

Je bent zelfstandig, leergierig en kunt schakelen met IT. Je bewaakt de structuur van dossiers, beheert DMS-accounts en levert kwaliteit via dashboards.

Qualifications

• Ervaring als medewerker informatiebeheer of DIV-positie.
• Begrip van archiefwet, AVG en Woo is een pré.
• MBO-4 of HBO werk- en denkniveau.

Responsibilities

• Je voert kwaliteitscontroles uit op de netwerkschijf en bewaakt de mappen- en autorisatiestructuur.
• Je past de RM-tool toe om overjarige documenten te vernietigen volgens wet- en regelgeving.
• Je beheert en schont ons statisch archief en bewaakt de voortgang via dashboards.

Skills

Informatiebeheer ervaring

DIV-ervaring

Verantwoordelijkheid

Communicatief vaardig

Education

MBO/HBO niveau

Tools

DMS

Records Management

Job description

Als Medewerker Informatiebeheer krijg je een actieve rol in het op orde brengen én verder verbeteren van onze digitale informatiehuishouding. Je werkt binnen een team dat volop in ontwikkeling is. Processen en werkwijzen worden verder ingericht en geprofessionaliseerd. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert wat al is bedacht, maar ook zelf ziet waar het slimmer, beter of efficiënter kan en daar actief aan bijdraagt.

Je voelt je thuis in een omgeving waarin nog niet alles vastligt. Je kunt omgaan met verandering, pakt zaken zelfstandig op en vindt het leuk om samen met collega’s nieuwe werkwijzen te ontwikkelen en bestaande werkwijzen te verbeteren.

Je zit dus niet de hele dag stil achter je bureau; je bent een actieve schakel binnen het team informatiebeheer en tussen de business en IT. De ene dag ben je bezig met het verbeteren van de kwaliteit van onze digitale informatie, de andere dag help je een collega verder of stem je met IT af over een praktische oplossing.

Jouw afwisselende werkweek ziet er zo uit:

• Je voert kwaliteitscontroles uit op de netwerkschijf, bewaakt de mappen- en autorisatiestructuur en voert operationele beheeractiviteiten uit. Drie keer per jaar zit je om tafel met de mapeigenaren (directeuren, afdelingshoofden en managers). Samen bespreek je wat er goed gaat en wat er nog aangepakt moet worden met de bijbehorende acties.
• Je past de Record Management (RM)-tool toe om overjarige documenten geautomatiseerd en volgens wet- en regelgeving te vernietigen.
• Je bent verantwoordelijk voor het beheren en professioneel schonen van ons statisch archief, zodat historische en langdurig te bewaren documenten correct gearchiveerd blijven.
• Je begeleidt en ondersteunt het team dat bezig is met het schonen van ons statisch archief. Jij bewaakt de voortgang via onze overzichtelijke dashboards en beantwoordt hun operationele vragen.
• Loopt een collega vast? Jij helpt ze vriendelijk en snel op weg met al je vakkennis en zoekt uit wat nodig is om tot een oplossing te komen.
• Je schakelt met IT-collega's over functionele vragen en opdrachten. Denk hierbij aan het aanmaken van nieuwe mappen of het correct afschermen van privacygevoelige mappen en informatie.
• Je regelt accounts en rechten in het Document Management Systeem; Digidoc. Je maakt nieuwe dossiers aan en zorgt dat de juiste mensen bij de juiste informatie kunnen.
• Je kijkt kritisch naar de manier waarop we werken en signaleert waar processen slimmer, eenvoudiger of efficiënter kunnen. Je wacht daarbij niet af, maar komt zelf met ideeën en helpt mee om verbeteringen daadwerkelijk in de praktijk te brengen.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wie ben jij? Je bent zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en steekt graag de handen uit de mouwen. Je kunt goed omgaan met verandering en voelt je prettig in een omgeving waarin processen, werkwijzen en verantwoordelijkheden nog in ontwikkeling zijn. Je stelt vragen, denkt mee en neemt initiatief om samen tot praktische oplossingen te komen.

Je bent communicatief vaardig, staat stevig in je schoenen en schakelt gemakkelijk met verschillende niveaus binnen de organisatie. Je geeft gevraagd én ongevraagd advies en zoekt actief de samenwerking op, zonder de praktische uitvoering uit het oog te verliezen. Tegelijkertijd werk je zorgvuldig en nauwkeurig. Je houdt overzicht en hebt oog voor kwaliteit en detail, zodat informatie betrouwbaar en goed beheerd blijft.

• Je hebt aantoonbare ervaring als medewerker informatiebeheer, DIV-medewerker of een soortgelijke functie. Bekendheid met de archiefwet, de AVG en Woo is een pré.
• Je beschikt over een Mbo-4 of Hbo werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig, doorgrondt informatiesystemen snel en maakt je nieuwe functionaliteiten en tooling gemakkelijk eigen, bijvoorbeeld binnen modernen DMS- of Records Management-omgevingen.
• Je signaleert knelpunten in de digitale informatiehuishouding vóórdat ze een probleem worden en komt zelfstandig met verbetervoorstellen.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Team Informatiehuishouding (IHH) maakt onderdeel uit van de nieuwe businessunit waarin de informatievoorziening en IT zijn samengebracht. De afdeling Data & Informatie is dé expert op het gebied van verantwoord en datagedreven werken. Vanuit gespecialiseerde teams ondersteunen we de organisatie bij het veilig, betrouwbaar en effectief gebruiken van data en informatie.

We verbinden informatiebehoefte aan passende oplossingen en systemen, helpen data en AI te vertalen naar bruikbare inzichten en zorgen voor een duurzame en transparante informatiehuidhouding. Zo dragen we bij aan een organisatie die gestuurd wordt op feiten en waarin medewerkers en klanten vertrouwen op de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie.

Binnen team IHH werken we aan het duurzaam toegankelijk, vindbaar en beheersbaar houden van overheidsinformatie. Het team is volop in ontwikkeling. We professionaliseren onze dienstverlening, verbeteren onze bestaande processen en ontwikkelen nieuwe werkwijzen. Dat doen we samen: er is ruimt voor initiatief en we verwachten van medewerkers dat zij actief bijdragen aan hoe het werk morgen beter kan dan vandaag.

Over Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is een nieuwe uitvoeringsorganisatie en de grootste HR-serviceverlener van de Rijksoverheid. Wij zijn dé organisatie waar overheidsorganisaties terecht kunnen met vragen op het gebied van organisatie en personeel. Van loopbaan- en talentontwikkeling tot de banenafspraak en van de salarisuitbetaling tot bedrijfszorg. Wij nemen alle zorg op het gebied van HR uit handen voor bijna alle Rijksorganisaties en de 155.000 rijksmedewerkers. Samen kijken wij naar wat nodig is om aan de vraag te voldoen. O&P Rijk bestaat uit 8 diensten en er werken ruim 2.000 medewerkers. Deze 8 diensten vallen onder O&P Rijk: Binnenwerk, Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht, Organisatieadvies, Bedrijfszorg, Arbeidsmarkt, Inclusiviteit, Loopbaan- en Talentontwikkeling en P-Direkt. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten; we hebben ook een locatie op Bonaire.

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Wat bieden wij jou?

Je krijgt een afwisselende functie waarin je zichtbaar bijdraagt aan het op orde brengen én verder professionaliseren van de informatiehuishouding van O&P Rijk.

Je komt terecht in een team dat volop in ontwikkeling is. Dat betekent dat niet alles al voor je is uitgedacht. Daar staat tegenover dat je veel ruimte krijgt om mee te denken, initiatief te nemen en invloed te hebben op de manier waarop we ons werk organiseren.

Daarnaast bieden we je:

• Een werkomgeving waarin ruimte is voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en persoonlijke ontwikkeling.
• De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen binnen het vakgebied informatiehuishouding.
• Samenwerken met collega’s binnen informatiehuishouding én met andere disciplines binnen Data & Informatie, IV en IT.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.