Medewerker Business Support (secretariaat)

Werken bij tauw; Deventer; Hybrid; EUR 30,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

30 vakantiedagen + extra verlof

Pensioenregeling

Job summary

TAUW zoekt een Medewerker Business Support (secretariaat) voor de vestiging Deventer. Je werkt 28 uur per week, met een vaste vrijdag en hybrid werken mogelijk. Je ondersteunt collega’s met correspondentie, mail- en agendabeheer en diverse administratieve taken.

Samen met drie collega’s in Deventer en een groter landelijke team verzorg je meetings, notulen en interne/externe bijeenkomsten. Je beheert kantoorartikelen, reizen en zorgt voor een representatieve, proactieve communicatie in zowel NL

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op secretarieel gebied.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• In staat zelfstandig en in team te werken, proactief en nauwkeurig.

Responsibilities

• Uitgaande correspondentie en documenten verwerken volgens huisstijl.
• Mail- en agendabeheer, externe en interne afspraken plannen.
• Algemene en facilitaire taken ter ondersteuning van de afdeling.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en events.
• Ondersteunen van andere Business Support-teams bij ziekte of piekdrukte.
• Receptionistiediensten overnemen volgens een vastgesteld schema.

Education

MBO secretarieel diploma

Tools

Microsoft Office

Outlook

Teams

Job description

Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)

Medewerker Business Support (secretariaat)

Kan jij niet wachten om het verschil te maken voor jouw collega’s en hen te ondersteunen op secretarieel gebied? En wil je dit ook nog het liefst doen bij een organisatie die bijdraagt aan een vitale en duurzame leefomgeving? Reageer dan en kom ons Business Support team (secretariaat) in Deventer versterken!

Medewerker Business Support (secretariaat)

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Als medewerker Business Support ben je onder andere verantwoordelijk voor correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken. Is deze uitdaging jou op het lijf geschreven? Kom dan jouw idealen, ideeën en oplossingen verbinden aan onze ambities!

Het Business Support team van onze vestiging in Deventer bestaat op dit moment uit drie collega’s, waar jij nauw mee zal samenwerken. Er zijn daarnaast nog een aantal andere Business Support teams, bestaande uit in totaal 35 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.

Hier word jij enthousiast van

Als medewerker Business Support ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW-collega’s die werkzaam zijn binnen de vestiging Deventer. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd.
• Mail- en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen en het bestellen van lunches.
• Algemene en facilitaire werkzaamheden om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, boeken van hotels/reizen et cetera.
• Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten zoals jubilea, recepties en workshops.
• Het bieden van (digitale) ondersteuning aan Business Support teams van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties.
• Het overnemen van receptiediensten tijdens de pauzes van onze receptioniste volgens een vastgesteld roulatieschema en incidenteel op verzoek.

Het betreft een functie voor 28 uur per week. Vrijdag is een verplichte werkdag. Je aanwezigheid op de andere dagen zullen we in goed overleg afstemmen.
De vaste werktijden zijn van 08.30 tot 17.00 uur. Na afloop van de inwerkperiode is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk. Je bent minimaal 50% van je werktijd op kantoor aanwezig. Hierbij staat het belang van het werk altijd voorop. Wanneer de werkzaamheden daarom vragen, bijvoorbeeld vanwege overleg, samenwerking of klantcontact, wordt verwacht dat je op kantoor aanwezig bent, ook als dit samenvalt met een geplande thuiswerkdag.
Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.700,00 tot EUR 3.400,00 bruto bij een fulltime dienstverband.

Wat jou de ideale aanwinst maakt

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde mbo-opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

• Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief. Je geeft bijvoorbeeld terugkoppeling aan de juiste collega, nadat je een afspraak hebt gepland, een reis hebt geboekt of een document hebt aangepast.
• Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten en je kan werken met Office365 en Teams.
• Je bent in staat om veel te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 gevraagd wordt om een spoedoverleg te plannen voor de volgende ochtend voor vijf of zes mensen, wat veel puzzelwerk vraagt. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moeten worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan. De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot morgen. Je hebt een representatieve, vriendelijke en enthousiaste uitstraling. Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling).
• Jij doet het agendabeheer voor collega’s en je weet hierin de juiste afwegingen te maken. Je weet goed en direct te communiceren wanneer iets echt niet past in de agenda’s, ook als je daarmee iemand teleur kan stellen.

Onderdeel van de sollicitatieprocedure is dat je een dagdeel meeloopt bij je toekomstige team om te kijken of er een goede match is.

Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen, maar is deze rol je wel op het lijf geschreven? Ook dan nodigen we je uit te solliciteren. We zijn benieuwd naar je motivatie!

Waarom TAUW

Bij TAUW maak je echte impact. Je werkt aan projecten die bijdragen aan een vitale en duurzame leefomgeving. Dat doe je bij een internationaal advies- en ingenieursbureau waar mensen centraal staan. Samen werk je elke dag aan oplossingen die ertoe doen, voor vandaag en voor de toekomst.

Je krijgt veel vrijheid en vertrouwen. Je bepaalt zelf waar en wanneer je werkt. Je hebt minimaal 30 vakantiedagen, met de mogelijkheid om extra verlof te kopen, en een goede pensioenregeling. Werk je thuis, dan ontvang je een thuiswerkvergoeding en richt TAUW je thuiswerkplek goed voor je in.

TAUW is van en voor de mensen. Alle vaste medewerkers kunnen mede-eigenaar worden en delen gelijkwaardig in het resultaat. Bij een vaste aanstelling krijg je direct vijf aandeelcertificaten. Er is volop aandacht voor plezier, vitaliteit en ontwikkeling, met activiteiten, gezondheidsprogramma’s en opleidingen via TAUW University. Zo blijf je groeien, professioneel en persoonlijk.

Stap 1: Sollicitatie

Je vult je gegevens in via het sollicitatieformulier onder deze vacature. Nadat je op verzenden hebt gedrukt zijn wij aan zet! Heb je vragen over de vacature, neem dan contact op met de recruiter of teammanager die op deze pagina vermeld staan.

Stap 2: Ontvangstbevestiging

Om er zeker van te zijn dat je sollicitatie goed is aangekomen, ontvang je van ons een automatische ontvangstbevestiging per mail.

Stap 3: We nemen contact op

Wij nemen jouw sollicitatie in behandeling en laten je binnen twee weken weten of we samen met jou de mogelijkheden verder willen verkennen.

Stap 4: Eerste gesprek

Het eerste gesprek voer je over het algemeen met twee TAUW’ers: Vaak je toekomstige leidinggevende en iemand uit het team. We zijn benieuwd naar wie jij bent en wat we voor elkaar kunnen betekenen.

Stap 5: Tweede gesprek

Als het eerste gesprek positief is verlopen, nodigen we je graag uit voor een tweede gesprek. We vragen jou om voorafgaand aan het gesprek een online selectietest te maken, zodat we met de uitkomsten nog beter met elkaar de diepte in kunnen.

Stap 6: Arbeidsvoorwaardengesprek

Allebei nog net zo enthousiast? Dan word jij uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek met één van onze HR adviseurs. Tijdens dit gesprek vertellen we je graag alles over onze arbeidsvoorwaarden.

Stap 7: Aanbod

Je ontvangt ons aanbod. Dit is gebaseerd op de afspraken die tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek zijn gemaakt.

Stap 8: Ondertekening

Je hebt jouw arbeidsovereenkomst getekend en bent klaar om jouw ambities waar te maken. LIVE YOUR AMBITION en welkom bij TAUW!

Sollicitatieprocedure

We maken het je graag makkelijk. Ons proces is overzichtelijk en persoonlijk, zodat je snel weet waar je aan toe bent. Vanaf het moment dat je solliciteert, houden we je goed op de hoogte. Zo weet je precies welke stap de volgende is en wie je daarbij spreekt.

Wij zijn op zoek naar toegewijde professionals met passie voor hun vak. Mensen met dromen, idealen én ambities. Heb jij zin om jouw dromen waar te maken bij TAUW en daarmee bij te dragen aan een vitale leefomgeving voor de generaties van vandaag én morgen?

Vragen over het sollicitatieproces? Neem contact op met Benjamin Brok

Inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met Clara ten Napel – Wierda