Medewerker bestuurssecretariaat

Bunnik Municipality; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Fietsregeling

Ruim vijf weken vakantie

Korting op verzekeringen

Zorgverzekering korting

Job summary

Gemeente Bunnik zoekt een medewerker bestuurssecretariaat die dagelijks zorgt voor een feilloze Agenda- en mailbox-beheer voor wethouders en managers. Je bewaakt prioriteiten, houdt rust in een dynamische werkomgeving en bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor.

Je werkt in een klein secretariaat met collega’s en ondersteunt de organisatie, met aandacht voor vertrouwelijkheid en politiek sensitieve informatie. Een contract van 1 jaar met uitzicht op vast volgt.

Qualifications

• Uitstekende secretariële vaardigheden en discretie.
• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer van bestuurders.
• Goede beheersing van Nederlands in woord en geschrift.
• Kennis van digitale systemen zoals MS Office en Teams; iBabs is een pre.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en mailboxen van wethouders en managers, inclusief opvolging van verzoeken.
• Signaleer actiepunten, prioriteiten en gevoelige informatie zodat bestuurders snel kunnen handelen.
• Organiseer vergaderingen en overleggen, inclusief voorbereiding en verslaglegging.
• Ondersteunen van de Ondernemingsraad als ambtelijk secretaris.

Skills

Agenda management

Mailbox management

Discretion

Verbal & schriftelijke communicatie

Education

MBO/HBO secretariële vakopleiding

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Microsoft Teams

iBabs

Job description

Jij houdt van afwisseling, overzicht en een werkdag waarin jouw scherpe blik direct verschil maakt. Bij Gemeente Bunnik krijg je een centrale plek in het hart van de organisatie. Je beheert agenda’s en mailboxen van wethouders en managers, bewaakt actiepunten en schakelt met alle collega’s uit alle lagen van de gemeente. Een functie waarin bestuurders en managers op jouw planning, taalgevoel en discretie moeten kunnen bouwen. Korte lijnen, vertrouwen en werk dat zichtbaar is in de samenleving. Precies de omgeving waarin jij op je best bent. Lees snel verder.
Wat jij gaat doen
Als medewerker bestuurssecretariaat zorg jij dat de dag van bestuurders en managers klopt. Afspraken staan goed, mails krijgen opvolging en belangrijke signalen vallen niet tussen wal en schip. Jij ziet wat urgent is, weet wanneer je moet doorpakken en houdt rust in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.
Je werkt in een klein secretariaat met collega’s die elkaar scherp houden en helpen waar nodig. Jij richt je op secretariële ondersteuning, contact met de organisatie en het goed voorbereiden van afspraken en overleggen.

Om deze rol goed te vervullen, houd jij je bezig met:

• Complex agenda- en mailboxbeheer voor wethouders en managers, inclusief het beoordelen van verzoeken en bewaken van opvolging.
• Signaleren van actiepunten, prioriteiten en gevoelige informatie, zodat bestuurders en managers snel de juiste keuzes kunnen maken.
• Organiseren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief voorbereiding, stukken en eventueel verslaglegging.
• Ondersteunen van de Ondernemingsraad als ambtelijk secretaris.

Hier ga je werken

De huidige gemeente Bunnik is in 1964 ontstaan en ligt in de provincie Utrecht. De gemeente bestaat uit drie dorpen: Bunnik, Odijk en Werkhoven. Uit diverse onderzoeken blijkt dat Bunnik bij de beste woongemeenten van Nederland hoort. Er is veel groen, de dorpen zijn ruim opgezet en er is een goed leefklimaat.
Jij komt te werken binnen de afdeling dienstverlening. Je werkt samen met 4 andere enthousiaste secretaresses. In deze samenwerking staan vooral respect, gezelligheid en een informele werkcultuur centraal.

Dit breng je mee

Jij bent scherp op details, houdt overzicht en voelt goed aan welke informatie vertrouwelijk of politiek gevoelig is. Je schakelt makkelijk tussen agenda’s, mails en interne vragen, zonder je rust te verliezen. In contact ben je tactvol en duidelijk, met genoeg stevigheid om prioriteiten te bewaken.

Verder beschik je over:

• Een mbo/hbo-gerichte secretariële vakopleiding en hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar recente ervaring als secretaris/secretaresse, managementassistent of bestuur secretaris/secretaresse.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede kennis van digitale systemen zoals Microsoft Office en Teams, bij voorkeur aangevuld met iBabs.

Je krijgt een rol voor 28 tot 32 uur per week, waardoor je veel betrokkenheid hebt bij de organisatie en tegelijk ruimte houdt naast je werk. Je werkt in een functie met vertrouwen, verantwoordelijkheid en afwisseling. Daarbovenop krijg je arbeidsvoorwaarden die passen bij een gemeente die goed voor haar mensen wil zorgen.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een contract van 1 jaar met de intentie tot een vaste aanstelling.
• Salaris in schaal 7 tussen € 2.875en € 4.065 bruto per maand op basis van 36 uur
• Een IKB-budget van 17,45% (hoger dan bij andere gemeentes).
• Reiskostenvergoeding van € 0,25per gereden kilometer of een volledige ov-vergoeding wanneer je reist met het openbaar vervoer.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25netto per dag.
• Een fietsregeling met een werkgeversbijdrage van netto € 1.500,-.
• Ruim vijf weken vakantie met de mogelijkheid om extra dagen te kopen.
• Kortingen op verzekeringen.
• Tegemoetkoming in de kosten van de zorgverzekering.
• Tegemoetkoming van € 10,- bruto per maand als je verzekerd bent voor AOV.

Stap in en groei mee!

Klinkt dit als jouw volgende stap?
Na ontvangst van je sollicitatie doorlopen we de volgende stappen:

• Telefonische kennismaking met Mike Mulder, Recruitment Specialist.
• Eerste gesprek bij Gemeente Bunnik in Odijk, daarna eventueel een tweede gesprek.
• Beide partijen enthousiast? Dan doen we je een aanbod.

Heb je vragen? Neem gerust contact op met Mike Mulder door te bellen of appen naar [phone] of te mailen naar [e-mail], Tot snel!

De gemeente Bunnik vindt een goede verwerking van uw persoonsgegevens heel belangrijk. Hier vindt u algemene informatie over hoe de gemeente Bunnik omgaat met uw persoonsgegevens en welke rechten u hebt op het gebied van privacy.

Gemeente Bunnik hanteert voor werving en selectie de NVP sollicitatiecode. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd,geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!