Medewerker Bedrijfsbureau

Rijksoverheid; Utrecht; Vor Ort; EUR 35.000 - 47.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Bedrijfsbureau (MDW) die een onmisbare schakel is binnen het Dienstencentrum Re-integratie (DCR). Je combineert zelfstandig administratieve taken met ondersteuning van het landelijke team en draagt bij aan efficiënte processen en goede communicatie.

Je werkt op de Kromhout Kazerne in Utrecht, rapporteert aan het Hoofd Bedrijfsbureau en maakt deel uit van een collegiaal team van professionals.

Qualifikationen

• Een afgeronde mbo-4 opleiding.
• Enige jaren ervaring met managementondersteuning.
• Scherp oog voor detail en accuratesse.
• Goede beheersing van Office 365 en administratieve processen.

Aufgaben

• Behandelen van inkomende e-mails en correspondentie; prioriteren en opvolging organiseren.
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen en trainingen; notuleren waar nodig.
• Verlenen van ondersteuning aan het managementteam.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken en nauwkeurig registreren in systemen.
• Proactief meedenken en bijdragen aan procesverbeteringen.
• Onderhouden van contact met interne collega’s en externe stakeholders.
• Coördinerende taken oppakken en facilitaire zaken regelen (kantoormaterialen, catering, vergaderruimtes).

Kenntnisse

Regie en zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Teamwerk

Administratieve vaardigheden

Ausbildung

MBO-4 opleiding

Tools

Office 365

Jobbeschreibung

Dit ga je doen

Kom jij ons Bedrijfsbureau-team versterken en een cruciale spilfunctie vervullen?

Defensie is met meer dan 85.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van het Koninkrijk. Goede zorg voor ons personeel – zowel militairen als burgermedewerkers – is een fundamentele pijler van een sterke krijgsmacht. Een essentieel onderdeel hiervan is de ondersteuning van medewerkers bij ziekte en arbeidsongeschiktheid. Ons Dienstencentrum Re-integratie (DCR) vervult hierbij een sleutelrol: wij begeleiden (oud-)Defensiemedewerkers en helpen hen gericht op weg naar passend werk.

Als Medewerker Bedrijfsbureau (MDW) ben je een onmisbare schakel binnen het DCR. Samen met je collega’s ondersteun je ons landelijke team van verzuim- en re-integratiebegeleiders. Je bent een regelaar, meedenker en doener die de weg weet op meerdere vlakken. Naast het bieden van ondersteuning, voer je essentiële administratieve en logistieke werkzaamheden uit. Je werkt nauwkeurig, met oog voor de mens en binnen de geldende regelgeving, om ervoor te zorgen dat alle processen optimaal verlopen.

Krijg jij energie van afwisseling, samenwerking en dienstverlening met impact? Dan is dit de ideale volgende stap voor jou!

Waar ga je werken?

Je komt te werken bij het Bedrijfsbureau van het DCR op de Kromhout Kazerne in Utrecht. Het DCR is het centrum voor Defensie brede dienstverlening, ondersteuning en specialistische advisering op het gebied van re-integratie. Het DCR opereert landelijk en bestaat uit een Bedrijfsbureau, een kennis- en expertisecentrum, een Ondersteuningscentrum, de afdeling Verzuim & Re-integratie en de afdeling Eigenrisicodragerschap.

Je rapporteert aan het Hoofd Bedrijfsbureau. Je komt terecht in een betrokken en collegiaal team dat bestaat uit drie seniormedewerkers en drie medewerkers bedrijfsbureau. Het zijn zelfstandige aanpakkers die uitstekend in teamverband werken en zowel administratief als communicatief sterk zijn.

Wat ga je doen?

Je combineert zelfstandige administratieve taken met een actieve ondersteunende rol. Van agendabeheer en vergaderorganisatie tot het regelen van de logistiek en het optimaliseren van processen: jij zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Behandelen van inkomende e-mails en correspondentie; je bepaalt de prioriteit en zorgt voor een zelfstandige of correcte opvolging.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen (inclusief agendabeheer en notuleren). Je zorgt hierbij voor een goede interne afstemming.
• Je vormt een actieve ondersteuning voor het managementteam.
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden en het nauwkeurig verwerken van informatie in de systemen.
• Je denkt proactief mee, doet verbetervoorstellen en draagt bij aan de implementatie van verbeterde processen.
• Je onderhoudt contact met DCR-collega’s en diverse externe stakeholders.
• Je pakt coördinerende taken op en regelt facilitaire zaken, zoals het bestellen van werkgerelateerde artikelen, het regelen van catering en het reserveren van ruimtes voor cursussen en overleggen.

Dit krijg je

• Schaal 6
  €3.169 - €4.179 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• 38 uur
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wie ben jij?

• Je bent een zelfstandige professional die de regie pakt, maar ook de kracht van het team begrijpt en benut.
• Je bent een regelaar met sterke administratieve en communicatieve vaardigheden.
• Je hebt oprechte interesse in het ondersteunen van anderen en hebt oog voor de inhoud.
• Je houdt van afwisseling, schakelt makkelijk tussen verschillende taken en bent oplossingsgericht.
• Je weet prioriteiten te stellen en kunt deadlines bewaken.
• Je bent communicatief vaardig; je bent helder in je taalgebruik en weet de juiste toon aan te slaan.
• Je streeft naar kwaliteit en bent altijd op zoek naar manieren om zaken slimmer of beter aan te pakken.
• Je staat open voor persoonlijke ontwikkeling en bent bereid om bij te scholen waar nodig.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde MBO-4 opleiding.
• Enige jaren ervaring met managementondersteuning.
• Een scherp oog voor detail, gecombineerd met inzicht in het grotere geheel.
• Ervaring met het werken met systemen zoals Office 365.

Het gaat om een fulltime baan voor 38 uur pw, je start met een tijdelijke aanstelling voor (max) 24 maanden, met aansluitend uitzicht op vast dienstverband. Deels thuiswerken is bespreekbaar.

Meer over Defensie Ondersteuningscommando

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Het DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep. De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie. Je werkt binnen het Dienstencentrum Re-integratie (DCR). Het DCR is het centrum voor dienstverlening, ondersteuning en specialistische advisering op het gebied van re-integratie voor de gehele defensieorganisatie en bestaat uit een Bedrijfsbureau, een Expertisecentrum en een Re-integratiecentrum. Het DCR levert deskundig en toepasbaar advies op het gebied van re-integratie en draagt daarmee bij aan een professionele en een doelmatig re-integratiebeleid binnen Defensie. Het Re-integratiecentrum telt vier regio’s en bestaat, naast het regiohoofd, uit een hoofd, vier regiohoofden en 37 casemanagers verzuim en re-integratie. Daarnaast is er een administratieve ondersteuningsgroep.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Deze vacature staat niet open voor acquisitie.
• De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.