Managementondersteuner Staf | NEDERLAND

Ministerie van Defensie; Netherlands; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB (Individueel Keuzebudget)

Verlofregelingen

OV-abonnement

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner voor de staf. De functie is Hilversum-georiënteerd en omvat documentbeheer, HR/administratieve ondersteuning en het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Je werkt aan de organisatie van informatiehuishouding en ondersteunt bij vergaderingen en evenementen. De positie vereist MBO-niveau met relevante ervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur binnen defensie of overheid.

Qualifications

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Afgeronde MBO opleiding secretariële/administratieve/management of bereidheid tot volgen
• Relevante ondersteunende werkervaring, bij voorkeur in Defensie of overheid.

Responsibilities

• Beheren van documenten en dossiers in DEFDOC en COGNOS.
• Key user zijn voor DEFDOC
• Ondersteunen van de staf bij de organisatie en structuur van de informatiehuishouding (SWR/ SHAREPOINT).
• Beheren en onderhouden van de intranetpagina van IGK via Tridion.
• Verzorgen van agenda’s, correspondentie en rapportages.
• Beantwoorden van vragen van collega’s en externe relaties; fungeren als front-office.
• Notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Aanleggen, beheren en up-to-date houden van dossiers en archieven.
• Opstellen van overzichten en managementinformatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie op een zorgvuldige en integere manier.
• Beheren van het HRHD-NIRS systeem; training wordt op de functie aangeboden.

Skills

Secretariële vaardigheden

Administratieve ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO secretariële opleiding

Administratieve opleiding

Managementopleiding

Tools

DEFDOC

SHAREPOINT

Tridion

Job description

Vacature kenmerken

Standplaats Hilversum
Contractduur 2 jaar
Uren per week 38 - 38
Maandsalaris €3.169,00 - €4.179,00
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06
Burgerschaal IBBAD 06
Niveau MBO 4
Vakgebied Administratief / secretarieel
Vacaturenummer 81190
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep Burger

Dit ga je doen

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 80.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.500 burgers en militairen.
De Inspecteur Generaal der Krijgsmacht (IGK) staat rechtstreeks onder de Minister van Defensie. Hij heeft als taakde minister - zowel op verzoek als op eigen initiatief - van advies te voorzien over alle krijgsmacht gerelateerde vraagstukken. Daarnaast moet hij, wanneer nodig, een onderzoek instellen of bemiddelen in individuele aangelegenheden met betrekking tot voormalig of toekomstig personeel van de krijgsmacht, die door de betrokkene of diens verwanten worden voorgelegd.
De IGK wordt bij de uitvoering van zijn taken gesteund door een staf die alle defensieonderdelen, veteranen en reservisten vertegenwoordigt. Deze staf, die gevestigd is op Landgoed de Zwaluwenberg in Hilversum, heeft als doel de IGK te ondersteunen bij zijn vier kerntaken: (1) het adviseren van de Minister van Defensie, (2) het bemiddelen in individuele vraagstukken die betrekking hebben op defensie, (3) optreden als Inspecteur der Veteranen en (4) optreden als Inspecteur der Reservisten.

• Beheren van documenten en dossiers in DEFDOC en COGNOS.
• Key user zijn voor DEFDOC
• Ondersteunen van de staf bij de organisatie en structuur van de informatiehuishouding (SWR/ SHAREPOINT).
• Beheren en onderhouden van de intranetpagina van IGK via Tridion.
• Verzorgen van agenda’s, correspondentie en rapportages.
• Beantwoorden van vragen van collega’s en externe relaties; fungeren als front-office.
• Notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Aanleggen, beheren en up-to-date houden van dossiers en archieven.
• Opstellen van overzichten en managementinformatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie op een zorgvuldige en integere manier.
• Beheren van het HRHD-NIRS systeem; training wordt op de functie aangeboden.

Dit vragen wij

• MBO werk- en denkniveau.
• Afgeronde MBO opleiding als secretariële opleiding, administratieve opleiding of managementopleiding of de bereidheid om een opleiding als deze te volgen
• Aantoonbare relevante werkervaring in een ondersteunende functie, bij voorkeur binnen Defensie of een overheidsomgeving.

Dit krijg je

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06
Burgerschaal IBBAD 06
Salarisomschrijving Salaris onder behoud van een 38-urige werkweek.
Maandsalaris €3.169,00-€4.179,00
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Minimaal aantal uren per week 38
Maximaal aantal uren per week 38

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

SollicitatieKD
[e-mail]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

SollicitatieKD
[e-mail]

Locatie: Hilversum Niveau: MBO 438 uren per week €3.150 ~ €4.200 salaris Administratief / secretarieel Managementondersteuner Staf

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Stel gerust je vraag