Managementondersteuner

Gemeente Venlo; Venlo; On-site; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Salarisschaal 9

Vast dienstverband mogelijk

28 vakantiedagen

IKB 17,05%

Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergo

Ouderschapsverlof

Job summary

Gemeente Venlo zoekt een Managementondersteuner ter ondersteuning van het secretariaat en de directie. U adviseert bij organisatie- en beleidsmatige onderwerpen, vormt een verbindende schakel tussen management, medewerkers en partners en draagt bij aan beleidsvoorbereiding en evaluaties.

U optimaliseert werkprocessen, bewaakt voortgang en levert analyses voor budgetten en jaarplannen. Daarnaast verzorgt u HR-ondersteuning en interne/extern communicatie binnen de gemeente Venlo.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau is vereist.
• Organisatorisch talent met sterke communicatieve vaardigheden.
• Organisatie- en politieke sensitiviteit is wenselijk.

Responsibilities

• Adviseer bij teambrede en organisatorische aangelegenheden en fungeer als sparringpartner tussen management en medewerkers.
• Draag bij aan beleidsvoorbereiding, uitvoering en managementrapportages.
• Optimaliseer werkprocessen, signaleer knelpunten en bewaak voortgang van acties en termijnen.
• Ondersteun en coördineer personele, organisatorische en administratieve taken en werk samen met HR- en bedrijfsarts-adviseurs.
• Lever gegevens en analyses voor budgetbewaking en jaarplannen en verzorg financiёle afhandeling en inhuuropdrachten.
• Zorg voor efficiënte communicatie binnen de organisatie en met partners.

Skills

HBO werk- en denkniveau

Organisatorisch talent

Politieke sensitiviteit

Sterke communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Als Managementondersteuner

• Adviseer je bij teambrede en organisatorische aangelegenheden, zoals werkprocessen, teamplannen, protocollen, bedrijfsvoering en projecten. Je fungeert daarbij als inhoudelijk sparringpartner en bent een verbindende schakel tussen management/directie, medewerkers en samenwerkingspartners.
• Lever je een bijdrage beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, evaluaties en directievoorstellen. Je verzamelt, inventariseert, interpreteert en analyseert informatie en gegevens ter ondersteuning van beleidsvorming en advisering. Daarnaast draag je bij aan managementrapportages en jaarplannen.
• Optimaliseer je werkprocessen. Je signaleert knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden en doet voorstellen om de kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden, acties, afspraken en bestuurlijke termijnen en stimuleert een tijdige opvolging.
• Ondersteun en coördineer je zelfstandig personele, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je stemt af met onder andere medewerkers, de bedrijfsarts, P-adviseurs, P-consulenten en andere betrokkenen. Ook verricht je voorbereidende werkzaamheden voor HR-processen, waaronder het opstellen van documenten zoals een plan van aanpak en een eerstejaarsevaluatie.
• Lever je gegevens en analyses voor budgetbewaking, begrotingen, meerjarenramingen, managementrapportages en jaarplannen. Daarnaast verzorg je de afhandeling en verwerking van financiële budgetten, declaraties en inhuuropdrachten en stem je hierover af met de betrokken adviseurs en medewerkers.
• Zorg je voor een efficiënte en doelgerichte interne en externe communicatie, onder andere via intranet en internet.
• Onderhoud je contacten met interne en externe samenwerkingspartners, leveranciers, inhuurkrachten en andere stakeholders. Je weet op een zorgvuldige manier om te gaan met bestuurlijk gevoelige situaties en complexe belangenafwegingen. Je maakt onderdeel uit van de ondersteuningsstructuur van het team en vervult, indien dit tot de functie behoort, een vertrouwelijke ondersteuningsrol voor de directie en/of het hoofd.

Wat neem je mee?

• een HBO werk- en denkniveau;
• organisatie en politieke sensitiviteit;
• organisatorisch talent met sterke communicatieve vaardigheden.

Onmisbare competenties voor deze functie zijn:

• Integer handelen: Eigen verantwoordelijkheid nemen voor moreel juist handelen en beslissen: in gedrag en handelen laten zien dat recht wordt gedaan aan alle betrokkenen voor wie en met wie de gemeente werkt. Bewust zijn van de
• eigen professionele verantwoordelijkheid.
• Klantgerichtheid: De wensen en behoeften van de (interne en de externe) klant onderzoeken en hiernaar handelen, zonder het eigen zakelijk belang te kort te doen.
• Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken.
• Ondernemerschap: Kansen en mogelijkheden signaleren voor bestaande en nieuwe diensten en producten, daar vervolgens naar handelen en daarbij verantwoorde risico’s durven te nemen.
• Probleemanalyse: Problemen signaleren, belangrijke informatie herkennen, relevante gegevens zoeken en hiertussen verbanden leggen; mogelijke oorzaken van problemen overzien.

Waar kom je te werken?

Team Secretariaat en ondersteuning ontzorgt de organisatie op het gebied van administratieve processen. Door administratieve taken uit handen te nemen zorgen we ervoor dat teams, managers, directie en bestuur optimaal kunnen functioneren. Bekijk de pagina van het team.

Wat bieden we jou?

Als Managementondersteuner bieden we jou een aantrekkelijk en veelzijdig pakket aan arbeidsvoorwaarden (op basis van 36-urige werkweek), zodat jij het beste uit jezelf kunt halen:

• Aantrekkelijk salaris: Een bruto maandsalaris in schaal 9, variërend van €3568,- tot €5096,- afgestemd op jouw ervaring. Een aanloopschaal kan van toepassing zijn. Wij zijn momenteel bezig met de implementatie van een nieuw, landelijk functiewaarderingssysteem, HR21. Daardoor wordt de inschaling van functies binnen de gemeente opnieuw bekeken. De genoemde functieschaal kan dus nog wijzigen. Sollicitanten worden gedurende de procedure geïnformeerd over de meest actuele informatie. Wij nodigen je van harte uit om te reageren; de inhoud en verantwoordelijkheden van de functie blijven ongewijzigd.
• Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Flexibel verlof: Je ontvangt 28 vakantiedagen per jaar op basis van een 36-urige werkweek, kunt wekelijks tot 4 uur compensatieverlof opbouwen én tot 187 uur extra verlof kopen via het Individueel Keuzebudget (IKB).
• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van je jaarsalaris extra, vrij inzetbaar voor bijvoorbeeld extra verlof, extra salaris of afbetaling van je DUO-studieschuld.
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: €0,25 per kilometer voor woon-werkverkeer, tot maximaal 75 km enkele reis. Reis je met de fiets of te voet? Dan ontvang je €0,30 per kilometer. Je krijgt een NS Business Card voor gratis reizen met het OV voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Daarnaast krijg je €3,25 per thuiswerkdag.
• Ouderschapsverlof: Naast het wettelijke verlof ontvang je vanuit de cao een doorbetaling van je salaris variërend van 50 tot 100%.

Bij gemeente Venlo geloven we in jouw talent en de kracht van diversiteit. Voel je welkom om te solliciteren en jouw carrière bij ons te starten!

Wil je graag meer weten over de vacature, neem dan contact op met Eefje Joosten, Hoofd (06 – 46755912 of [e-mail]). Voor vragen over het sollicitatieproces of om alvast informeel kennis te maken staat Frederique Janssen (06-14972786 of [e-mail]) klaar om je verder te helpen.

Heb jij interesse in deze vacature? Reageer dan uiterlijk 15 november door het uploaden van jouw motivatie en CV. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 18 november in de ochtend of 19 november in de middag.

Ontdek jouw mogelijkheden en maak een sprong in je carrière bij gemeente Venlo!

Bij gemeente Venlo vinden we het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen hun loopbaan verder vorm te geven. Daarom krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur. Daarnaast kan het zijn dat aanvullende screeningsmaatregelen (eventueel een assessment) onderdeel zijn van onze sollicitatieprocedure.