Managementassistent IVTH

Gemeente Eindhoven; Eindhoven; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP pensioenopbouw

Reiskostenvergoeding

Auto/vergoeding 0,25 €/km

Fietsvergoeding 0,25 €/km

IK-budget inclusief vakantiegeld en 13

28 vakantiedagen

Tijdelijk vast contract optie

Job summary

Gemeente Eindhoven zoekt een managementassistent IVTH om rust en overzicht te creëren binnen Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Je ondersteunt het management, beheert documenten en zorgt voor efficiënte processen.

Je hebt een mbo-opleiding met HBO-denkniveau en enkele jaren relevante ervaring. De rol vraagt nauwkeurigheid, discretie en een proactieve, flexibele houding in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Qualifications

• Minimaal een relevante mbo-opleiding met HBO-denkniveau.
• Enige jaren relevante werkervaring op vergelijkbaar niveau.
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en kunt prioriteren.

Responsibilities

• Notuleren van overleggen, voorbereiden van MT-agenda en bewaakt voortgang van acties en besluiten.
• Coördineren van afspraken en agenda’s van het management en fungeren als buffer naar interne en externe omgeving.
• Beheren van mailboxen en correspondentie; signaleren van knelpunten en proactieve oplossingen aandragen.
• Beheren van Document Management Systeem en zorgen voor juiste archivering en dossierregistratie.
• Plannen van sector-brede bijeenkomsten en organiseren van evenementen en cadeautjes waar nodig.

Skills

Notuleren/agenda’s organiseren

Plannen en prioriteren

Nauwkeurig werken

Discretie en integraliteit

Digitale vaardigheden

Nederlandse taalvaardigheid

Education

MBO opleiding met HBO-denkniveau

Job description

Ligt jouw passie en plezier in het ontzorgen van anderen? Ben jij het organisatorisch talent en zet je deze graag in om rust en overzicht in de dynamiek te creëren binnen onze sector Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving (IVTH). Dan hebben wij dé vacature voor jou!

Je komt te werken bij de sector Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving (IVTH). De sector heeft als hoofdverantwoordelijkheid het uitvoeren van het Vergunningen, Toezicht en Handhavingsprogramma dat een bijdrage leveren aan de realisatie van de stedelijke opgaven binnen het cluster van Ruimtelijk Economische Opgaven (REO). De sector is verantwoordelijk voor het begeleiden van ruimtelijke initiatieven, het behandelen van aanvragen voor vergunningen en ontheffingen in het kader van de Algemene Plaatselijke Verordening, de Omgevingswet, Parkeren en meer specifieke wet- en regelgeving, en het milieu-, bouw- en woningtoezicht op verleende vergunningen en toezicht en handhaving van illegale situaties. Je het de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Je notuleert overleggen (voorbereiden MT agenda, actiepunten), werkt vergaderstukken uit en bewaakt de voortgang van acties en gemaakte afspraken en besluiten. Je verzorgt het proces rondom orders, opdrachtbevestigingen, declaraties en bestellingen voor de sector. Daarnaast ben je factuurverantwoordelijke voor binnenkomende facturen en verwerkt deze in de daarvoor bestemde systemen.
• Je coördineert afspraken en vergaderingen en bewaakt de agenda’s van het management (sectorhoofd en 4 afdelingshoofden). Je attendeert hen op bijzondere aandachtspunten waarmee je zorgt voor rust en overzicht. Je ontzorgt hierbij het management en fungeert als “buffer” naar de interne organisatie en externe omgeving.
• Je beheert mailboxen van het management en verzorgt correspondentie. Je signaleert knelpunten in agenda’s en denkt pro actief mee over oplossingen. Je denkt daarbij vooruit, je weet waar de prioriteiten liggen op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke gevoeligheid. Je hebt hiervoor afstemmomenten met MT-leden.
• Je beheert het Document Management Systeem en checkt hiervoor dagelijks de ingekomen post en zorgt voor de juiste verspreiding. Je maakt registratienummers aan voor correspondentie en dossiers en zorgt na afwikkeling voor een adequate archivering.
• Je plant via UBEOO (ATS systeem) selectiegesprekken voor kandidaten die reageren op onze vacatures. Hiertoe maak je meerdere gespreksschema’s, nodigt kandidaten uit en regelt locaties.
• Je organiseert sector brede bijeenkomsten, borrels en uitjes; daarnaast verzorg je in voorkomende gevallen cadeautjes en bedankjes.

Quote Luuk van Straten : Als managementassistente van IVTH sta je midden in een actieve en bewegende sector. Je ondersteunt, denkt mee en werkt binnen een betrokken team. Het resultaat van ons werk zien we meteen terug in een groeiende stad.

Je komt rechtstreeks onder het sectorhoofd IVTH te werken en ondersteunt haar. Daar werk je samen met vier afdelingshoofden, 5 teamleiders, een sectorsecretaris in de staf en medewerkers van de sector. De sector heeft één managementassistent.

Dit breng jij mee:

• Je hebt minimaal een afgeronde relevante mbo opleiding met een hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt enkele jaren relevante werkervaring op vergelijkbaar niveau in het bedrijfsleven, bij de overheid of andere non-profitorganisaties.
• Je bent nauwkeurig, brengt structuur aan en weet de juiste prioritering aan te brengen.
• Je maakt je een organisatie, systemen en nieuwe informatie snel eigen en weet verbanden te leggen.
• Je kunt zowel zelfstandig alsook goed samenwerken.
• Je bent digitaal goed onderlegd en hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Je bent integer en discreet en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie (een VOG-P verklaring is noodzakelijk).
• Je bent stressbestendig, brengt rust en toont de nodige flexibiliteit bij veranderingen en/of onverwachte gebeurtenissen.

Wat bieden wij?

Bij ons krijg je een baan waarmee je impact hebt op de stad én op de gemeente Eindhoven. Je werkt in een informele organisatiecultuur waar aandacht is voor een gezonde werk-privébalans. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.596 en € 3.743 (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een jaarcontract, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
• 28 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
• Elke maand zetten we 17,05% van je bruto salaris (je vakantie-uitkering en 13e maand zijn hierin opgenomen) apart in een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is extra geld dat je zelf kunt besteden. Je kunt er bijvoorbeeld extra vrije dagen mee kopen, een fietsvergoeding krijgen of het bedrag laten uitbetalen. Jij kiest wat het beste bij jou past.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP - waarvan de werkgever 70% betaalt - inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Auto: €0,25/km (woon-werkafstand), vanaf 7,5 km tot 40 km enkele reis.
• Fiets/e-bike/te voet: €0,25/km, geen maximum.
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk: jaarlijks ontvang je maximaal €240 netto voor activiteiten die je fit en energiek houden.

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.

Waar kom jij voor staan?

Eindhoven groeit en bruist. We bouwen aan een stad waar iedereen zich thuis voelt en innovatie bloeit. Samen maken we onze organisatie klaar voor de toekomst. Diversiteit en inclusie zijn daarbij essentieel: bij ons is ruimte voor iedereen. Juist door verschillen maken we samen onze grote plannen waar. Eindhoven: werk waar je voor staat.

Wil je alvast een kijkje nemen achter de schermen? Luister dan naar onze podcastserie ‘De Vibe van’. Daar vertellen collega’s uit alle lagen van de organisatie wat hen drijft en waarom hun werk zo waardevol is voor onze stad. Je vindt de afleveringen via GEMEENTE EINDHOVEN PODCASTS | Podcast on Spotify . Ben je nieuwsgierig naar nog meer persoonlijke verhalen? Op https://www.werkenvooreindhoven.nl delen collega’s hun ervaringen en tips om het beste uit je werk te halen.