Managementassistent HR

Delft University of Technology (TU Delft); Delft; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP-pensioenregeling

flexibele werkweek

opleidingsmogelijkheden

232 verlofuren per jaar

Job summary

TU Delft zoekt een Management Assistent bij de Universiteitsdienst – Human Resources die de managers van Talent & Development en Recruitmentservices organisatorisch en administratief ondersteunt. Je beheert agenda’s, plant meetings, regelt locatie en catering en verzorgt correspondentie.

Daarnaast ondersteun je het opleidingsaanbod, bewaak je jaarplanningen en lever je bij via de Learning Hub en evaluaties.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Diploma secretariële opleiding bij voorkeur.
• Drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

Responsibilities

• Organiseren en beheren van agenda's en (online/offline) meetings, inclusief locatie en catering.
• Verwelkomen van gasten en nieuwe collega's en verzorgen van correspondentie.
• Beheren van order- en facturatieprocessen en administratie rondom trainingen.
• Ondersteunen van het Learning Management Systeem (Learning Hub) en actualiseren van informatie.
• Opstellen en uitwerken van deelnemersevaluaties met L&D-adviseurs.
• initiëren van voorstellen ter verbetering van processen en werkwijzen.

Skills

Organizational skills

Dutch & English communication

MS Office

SuccessFactors

TOPdesk

Education

MBO secretariële diploma

Tools

Microsoft Office

SuccessFactors

TOPdesk

Job description

Functieomschrijving

Bij de directie HR zijn we op zoek naar een collega die de managers van de afdelingen Talent & Development en Recruitmentservices organisatorisch en administratief ondersteunt. Je beheert de agenda's en organiseert online en offline meetings, inclusief locatie en catering voor zover nodig. Je bereidt de agenda van team meetings voor en houdt actielijsten up-to-date. Je bent een van de visitekaartjes van de directie HR en speelt een rol bij het verwelkomen van gasten en nieuwe collega's. Ook zorg je voor een accuraat order- en facturatieproces.

Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de organisatorische, administratieve en logistieke ondersteuning van het opleidingsaanbod. Deze werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• organiseren van logistieke en facilitaire zaken rondom trainingen, zoals het reserveren van zalen en het regelen van catering;
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor deelnemers, trainers en HR-collega’s, inclusief het verzorgen van alle bijbehorende correspondentie;
• bewaken van de (jaar)planning en deadlines van het opleidingsaanbod en het actueel houden van draaiboeken;
• beheren en actualiseren van alle informatie in het Learning Management Systeem (de Learning Hub);
• opstellen en uitwerken van deelnemersevaluaties in samenwerking met de L&D adviseurs;
• initiëren van voorstellen ter verbetering van processen en werkwijzen.

Binnen de afdeling Talent & Development geven we vorm aan de TU-brede lange termijn visie op thema’s zoals (talent-)ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en de ontwikkeling van medewerkers en mobiliteit. Dit alles in nauwe samenwerking met faculteiten en ondersteunende diensten.

Je wordt onderdeel van het team Talent & Development: een team waarin we op een professionele en flexibele manier met elkaar samenwerken, waar je ruimte hebt om je ervaring in te brengen en waar aandacht is voor vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling. Je komt terecht in een team van 9 collega's, die gedreven en zelfstandig werken aan hun eigen projecten en /of aan het beheer van het trainingsaanbod.

In deze functie werk je ook samen met je collega HR-assistenten van het HR secretariaat, waarbij je enkele HR-brede taken onder je hoede neemt (bijvoorbeeld het organiseren van Masterclasses) en voor je collega's waarneemt. Onderlinge periodieke afstemming is onderdeel van de werkzaamheden.

Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerkvoor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.

Functie-eisen

• Je bent een echte organisator die graag en goed overzicht houdt, graag samenwerkt en plezier haalt uit het ondersteunen van anderen.
• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een diploma van een secretariële opleiding;
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een complexe organisatie;
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk uitstekend in het Nederlands en Engels.
• Je bent digitaal vaardig, hebt ervaring met het Microsoft Office-pakket, en bij voorkeur met verschillende administratieve systemen zoals SuccessFactors en TOPdesk.
• Je kunt goed samenwerken, hebt oog voor je collega’s en komt met oplossingen voor uiteenlopende vraagstukken. Je bewaart de rust en het overzicht als de druk hoog is.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en met oog voor kwaliteit.
• Je bent klantgericht: helder en professioneel in je communicatie en benaderbaar.
• Je hebt een positieve uitstraling en een proactieve houding.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Universiteitsdienst – Human Resources

Om haar strategische doelstellingen te realiseren zet de TU Delft in op het aantrekken en ontwikkelen van ambitieuze en getalenteerde medewerkers. Het personeelsbeleid is gericht op recruitment en de ontwikkeling van talent, leiderschap en de organisatie, en draagt bij aan de versterking van onderwijs, onderzoek en valorisatie. Een veilige, uitdagende en betekenisvolle werkomgeving staat voorop. Hieraan draagt de HR-organisatie bij met de medewerkers van HR Advies die werken bij de faculteiten en de Universiteitsdienst (de ondersteunende diensten) op locatie, en daarnaast met de centrale HR-diensten van de afdelingen HR Talent & Development, Health Safety Environment (HSE), Compensation & Benefits en HR Services.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 29-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
  

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Lies De Coninck ([e-mail]).

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 21 september2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Lies de Coninck.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.