managementassistent DIA(487305)

Ministerie van Defensie; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistent met affiniteit voor defensie en gevoel voor verhoudingen. Je werkt nauw samen met collega’s, beheert agenda en post, en denkt mee over moderne, digitale samenwerking.

Je hebt een MBO-4 diploma met secretariële opleiding en bij voorkeur recente ervaring in een soortgelijke rol. Een tijdelijk contract met uitzicht op vaste aanstelling wordt geboden, met een 38-urige werkweek.

Qualifications

• MBO-4 diploma met secretariële opleiding.
• Bij voorkeur recente ervaring als managementassistent.
• Beheersing van Windows-standaard MS-Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Kennis van SharePoint en iBabs.
• Basiskennis van interne administratieve regels en overheidsprocedures.
• Goede beheersing van Nederlands (schrift en woord) en Engels.

Responsibilities

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief zaalreservering, catering en bezoekersregistratie.
• Regelen van (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren; contact met reisbureau, vervoersaanvragen, vluchten en hotels boeken.
• Maken van vergaderbundels ter voorbereiding op debatten en bezoeken.
• Beheren van agenda van directeuren en attenderen op afspraken; ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande (vertrouwelijke) post en archiefbeheer.
• Beheren van inkomende telefoongesprekken en doorverbinden waar nodig.
• Coördineren van kantoorartikelen en bijhouden aan- en afwezigheidsoverzicht.
• Aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteuning bij administratieve en logistieke taken.

Skills

Representatief

Klantgericht

Teamplayer

Plannen en organiseren

Integer

Leervermogen

Flexibel

Education

MBO-4 diploma + secretariële opleiding

Tools

MS-Office (Excel, Word, PowerPoint)

SharePoint

iBabs

Job description

Wij zoeken een representatieve managementassistente met affiniteit voor de Defensie en gevoel voor verhoudingen. Je bent bereid te leren, je flexibel op te stellen en stemt je werk af met je directe collega’s. Je bent precies en krijgt de zaken voor elkaar. Bovendien is een moderne, digitale werkomgeving jou niet vreemd: je kunt omgaan met digitale samenwerkingsruimtes en archieven en vindt het leuk om mee te denken hoe de samenwerking modern en handig kan worden vormgegeven. Tot slot kun/leer je werken met gevoelige informatie en stel je je integer op. Veilig werken is een speerpunt van Defensie!

Je werkzaamheden zijn divers en afwisselend. Op een dag doe je bijvoorbeeld het volgende:

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen. Je zorgt voor het reserveren van zaalruimte, catering en meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren. Hiervoor heb je contact met het reisbureau, doe je vervoersaanvragen, regel je vluchten en boek je hotels.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding, ter voorbereiding op debatten in de Tweede Kamer, werkbezoeken of vergaderingen (intern bijvoorbeeld de Bestuursraad en extern bijvoorbeeld de Ministerraad).
• Je houdt de agenda bij van de directeuren en attendeert de directeuren op het nakomen van afspraken. Daarbij hoort ook het aanmelden en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Je behandelt de ingekomen en uitgaande (vertrouwelijke) post. Je geleidt het door ter registratie en je onderhoudt contact met de medewerkers van het archief.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en verwijst/verbindt zo nodig door.
• Je coördineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Tot slot ben je aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteunt hen, indien nodig, met het afhandelen van administratieve, organisatorische en logistieke zaken.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

• MBO-4 opleiding (diploma behaald), aangevuld met een secretariële opleiding.
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in een functie als managementassistent.
• Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint;
• Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicaties sharepoint en iBabs;
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures;
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van overheden;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en voldoende beheersing van de Engelse taal in woord.

Competenties

• Klantgericht;
• Teamplayer;
• Plannen en organiseren;
• Initiatief
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen;
• Flexibel;
• Stressbestendig.

Meer over Ministerie van Defensie

Binnen het DGB is de Directie Internationale Aangelegenheden (DIA) verantwoordelijk voor internationale aangelegenheden. De directie geeft gestalte aan de internationale (samenwerkings-) agenda van de minister en staatssecretaris en ondersteunt hen bij internationale bijeenkomsten en verplichtingen. Daarbij ligt de nadruk op samenwerking in de EU, NAVO en VN, en de bilaterale samenwerking. Tevens vervult de directie vertegenwoordigende taken in belangrijke internationale gremia (vooral binnen de NAVO, de EU en het EDA). DIA bestaat uit 2 verschillende afdelingen: de afdeling Internationaal Beleid en Organisaties en de afdeling Internationale Inzet en Engagement. Daarnaast ken de directie een stafelement, waar het secretariaat onderdeel van is.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker.