Managementassistent

van Zanten Bouw; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon van de zaak

43 verlofdagen

Job summary

Janssen de Jong Utrecht zoekt een managementassistent die de directeur en het managementteam ondersteunt vanuit Creative Valley in Utrecht. Je bent de spil tussen vestigingen, collega’s en externe relaties en fungeert als eerste aanspreekpunt op de vestiging.

Je werkzaamheden zijn divers: van agendabeheer tot notulen, eventorganisatie en administratie. Een mbo-niveau opleiding en 8 jaar ervaring zijn gewenst; MS Office-vaardigheden en Nederlandse taalbeheersing zijn essentieel.

Qualifications

• Afgeronde administratieve of secretariële mbo-opleiding.
• Minimaal 8 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Organisatorisch sterk en prioriteiten kunnen stellen.
• Proactief en initiatiefrijk, ziet werk liggen.
• Klantvriendelijk, representatief en communicatief.
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede kennis van Microsoft Office.
• Werkt graag mee aan een vestiging in ontwikkeling.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en mailbox van directeur en management.
• Vergaderingen voorbereiden en notulen/actielijsten opstellen.
• Actiepunten en gemaakte afspraken bewaken.
• Informatie, offertes en contracten coördineren en verwerken.
• Bijeenkomsten en evenementen organiseren en voorbereiden.
• Telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden.
• Verwerken van binnenkomende en uitgaande post.
• Ondersteunen bij diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Skills

Organisatie

Prioriteiten

Proactief

Klantvriendelijk

Communicatie

Discretie

Education

MBO Administratieve/Opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij degene die graag overzicht houdt, zaken goed regelt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt?Envind je het leuk om hét aanspreekpunt te zijn voor collega’s enklanten?Dan past deze functie van managementassistent bij Janssen de Jong Utrechtperfectbij jou!

Voor onze vestiging in Utrecht zoeken we een enthousiaste en zelfstandige managementassistent. Vanuit ons kantoor in Creative Valley ondersteun je de directeur en het managementteam. Je bent een belangrijke spil binnen de vestiging: je weet wat er speelt, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en zorgt dat afspraken, communicatie en praktische zaken soepel verlopen.

Jouw rol als managementassistent

In deze afwisselende functie ondersteun je de directeur en het managementteam bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent de verbindende factor tussen verschillende vestigingen, collega’s en externe relaties.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt op onze vestiging. Je ontvangt bezoekers gastvrij, neemt telefoontjes aan en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Met jouw organisatietalent en proactieve houding zie je wat er nodig is en pak je zaken zelfstandig op.

Wat ga je doen als managementassistent?

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• het beheren van de agenda en mailbox van de directeur en het managementteam;
• het voorbereiden van vergaderingen en opstellen van notulen en actielijsten;
• het bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken;
• het coördineren en verwerken van informatie, offertes en contracten;
• het organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en evenementen;
• het beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken;
• het verwerken van binnenkomende en uitgaande post;
• het ondersteunen bij diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Kortom: geen dag is hetzelfde! Jij zorgt ervoor dat de directeur en het managementteam optimaal worden ondersteund en houdt samen met je collega’s de dagelijkse organisatie van de vestiging op orde.

Wie ben jij?

We zoeken iemand die energie krijgt van regelen, organiseren en overzicht houden. Je vindt het prettig als zaken tot in de puntjes zijn geregeld en neemt daarin graag zelf verantwoordelijkheid.

Daarnaast:

• heb je een afgeronde administratieve of secretariële opleiding op mbo-niveau;
• heb je minimaal 8 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager;
• ben je organisatorisch sterk en weet je gemakkelijk prioriteiten te stellen;
• ben je proactief en zie je werk liggen voordat het aan je wordt gevraagd;
• ben je klantvriendelijk, representatief en communicatief sterk;
• kun je discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;
• heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• kun je uitstekend overweg met Microsoft Office;
• voel je je thuis in een vestiging die nog volop in ontwikkeling is.

Salaris en arbeidsvoorwaarden

Bij Janssen de Jong krijg je de ruimte om mee te denken, verantwoordelijkheid te nemen en jezelf verder te ontwikkelen.

Je kunt rekenen op:

• een afwisselende functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor 28 – 32 uur per week;
• een bruto maandsalaris tussen € 3.800 en € 4.500 op fulltime basis, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao Bouw & Infra, waaronder 43 verlofdagen op fulltime basis;
• een laptop en telefoon van de zaak;
• volop mogelijkheden voor opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling;
• een informele werksfeer met betrokken collega’s, korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

Waarom kiezen voor Janssen de Jong?

• Bij onze vestiging in Utrecht krijg je veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Het is een relatief nieuwe vestiging binnen Janssen de Jong en daardoor nog volop in ontwikkeling. Niet alles is in beton gegoten, waardoor je veel ruimte krijgt om mee te denken en zaken slimmer te organiseren.
• Tegelijkertijd profiteer je van de solide basis van JAJO, ons moederbedrijf. Zo combineren we de persoonlijke sfeer en korte lijnen van een klein team met de zekerheid en mogelijkheden van een grote organisatie.
• Je werkt vanuit Creative Valley in Utrecht: een moderne en goed bereikbare werkomgeving met onder andere een brasserie. Binnen het team werken we informeel samen en zijn de lijnen kort.
• Als bouwbedrijf werken we bovendien aan circulaire en toekomstbestendige oplossingen. Daarbij maken we onder andere gebruik van innovatieve bouwmethoden en biobased materialen zoals hout.

Heb je vragen over de functie? Neem gerust contact op met Jordy Veld (Sr. Recruitment Business Partner), via [e-mail] of 06 23 30 83 98.