Managementassistent

Port of Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 43,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele werkweek

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijk-

Reiskostenvergoeding

Vitaliteit en welzijn

Competitief salaris

Jaarcontract bij start

Job summary

Port of Rotterdam zoekt een proactieve Managementassistent die de Chief Information Security Officer (CISO) en de Manager Office of the CIO (oCIO) ondersteunt. Je beheert hun complexe agenda's, bereidt vergaderingen voor en bewaakt deadlines in een dynamische havenomgeving.

Je werkt nauw samen met cybersecurity en IT-teams en fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers. Je draagt bij aan administratieve processen en ondersteunt bij rapporten en bestuursstukken.

Qualifications

• Je beschikt over mbo-4 of hbo werk- en denkniveau.
• Relevante ervaring in een ondersteunende functie is vereist.
• Je bent servicegericht, proactief en denkt vooruit.
• Je werkt discreet en vertrouwelijk met informatie.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken voor de CISO en manager oCIO.
• Organiseren, voorbereiden en coördineren van interne en externe vergaderingen.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Opstellen, uitwerken en redigeren van correspondentie, verslagen en presentaties.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van management- en bestuursstukken.
• Coördineren van administratieve processen zoals inkoopaanvragen en factuurverwerking.
• Organiseren van teambijeenkomsten, workshops en andere evenementen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, leveranciers en andere stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning van beide managers.

Skills

Agenda beheer

Stakeholder communicatie

Organisatie

Discreet handelen

Education

MBO-4 / HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Ben jij een proactieve organisator die energie krijgt van het ondersteunen van managers in een dynamische omgeving? Kun jij moeiteloos schakelen tussen agenda's, prioriteiten en verschillende stakeholders? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Managementassistent ondersteun je de Chief Information Security Officer (CISO) en Manager Office of the CIO (oCIO) van het Havenbedrijf Rotterdam. In deze rol ben je een belangrijke spil binnen de het team s . Je zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en administratieve processen soepel verlopen, zodat beide managers zich kunnen richten op hun strategische en operationele verantwoordelijkheden.

Je werkt nauw samen met collega's binnen cybersecurity, informatiemanagement en digitalisering en hebt veel contact met interne en externe stakeholders. Je maakt daarnaast deel uit van het Support/Secretariaatscluster en helpt collega's bij afwezigheid en drukte.

Je komt te werken in een organisatie waar digitalisering, informatievoorziening en cybersecurity een belangrijke rol spelen. Vanuit jouw ondersteunende rol lever je direct een bijdrage aan een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie. Je krijgt daarbij veel ruimte om initiatief te nemen, jezelf verder te ontwikkelen en samen te werken met professionals binnen een vakgebied dat continu in beweging is.

Jouw kentaken:

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken voor de CISO en manager oCIO.
• Organiseren, voorbereiden en coördineren van interne en externe vergaderingen.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Opstellen, uitwerken en redigeren van correspondentie, verslagen en presentaties.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van management- en bestuursstukken.
• Coördineren van administratieve processen zoals inkoopaanvragen en factuurverwerking.
• Organiseren van teambijeenkomsten, workshops en andere evenementen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, leveranciers en andere stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning van beide managers.

Wat vragen we van jou?

Je bent servicegericht, organisatorisch sterk en weet goed het overzicht te bewaren. Je voelt goed aan wat er nodig is, werkt zorgvuldig en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Je beschikt over mbo-4 of hbo werk- en denkniveau, relevante ervaring in een ondersteunende functie en uitstekende communicatieve en administratieve vaardigheden.
• Je bent servicegericht, proactief en denkt vooruit. Je ontzorgt het management door werk te signaleren voordat het gevraagd wordt.
• Je bent organisatorisch sterk, brengt structuur aan en bewaart overzicht, ook wanneer er meerdere prioriteiten en deadlines spelen.
• Je werkt nauwkeurig, discreet en weet je communicatie af te stemmen op het vertrouwelijkheidsniveau van informatie.
• Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en bent vaardig met Microsoft 365. Affiniteit met IT, digitalisering of cybersecurity is een pre.

Wat bieden we jou?

• Geweldige collega’s: Je werkt samen met betrokken collega’s en kunt (als je wilt) deelnemen aan een bruisend sociaal leven via onze actieve medewerkersnetwerken.
• Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en jouw impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om bij te dragen aan Europa’s grootste haven.
• Flexibele werkweek: 36 uur waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren (40 uur bespreekbaar).
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Ruime keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
• Vitaliteit en welzijn: Korting op sportschool en vers fruit op kantoor.
• Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring een max. startsalaris van € 3.886 bruto per maand (36 uur) met doorgroeimogelijkheden tot € 4.318 bruto per maand.
• Reiskostenvergoeding: Voor auto, fiets of 1e klas OV, wij zorgen voor een passende vergoeding.
• Flexibel beloningsbudget: 19,6% bovenop je maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Inzetbaar voor extra verlof, pensioen, duurzame investeringen of opleidingen.
• Dienstverband: Jaarcontract bij start.
• Pensioenregeling: Uitstekende regeling via ABP, 70% premie door ons vergoed

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden, kijk in onze CAO.

Afdelingsinformatie

De afdeling I&DT streeft naar een concurrentievoordeel door informatietechnologie! Met de ondernemingsstrategie van het Havenbedrijf Rotterdam en bijbehorende digitale strategie als kompas, zetten wij ons in voor blijvend goede IT-ondersteuning voor onze collega’s en processen. Dagelijks werken we aan de optimalisatie van nautisch-logistieke ketens door slimme technologie en de kracht van data in te zetten.

Een blijvend goede IT-connectiviteit in de haven en het stimuleren en ontwikkelen van slimme infrastructuur zijn cruciaal. 24/7 verbeteren we onze cyber security en die van de haven. Dit bereiken we natuurlijk nooit alleen. Samen met onze klanten en met jou maken we alles leuker en beter! Sluit je aan bij ons team en draag bij aan een innovatieve en veilige haven!

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:

Effectief communiceren: Je verstrekt tijdig relevante informatie, zowel mondeling als schriftelijk, en bent respectvol naar anderen toe.

Kwaliteitsfocus:Je werkt zorgvuldig en streeft ernaar om een waarneembaar goed resultaat neer te zetten. Je houdt je nauwgezet aan gemaakte afspraken en bent betrokken bij het behalen van kwalitatieve doelen.

Klantgerichtheid:Je luistert goed naar wat de klant zegt en vraagt door als iets niet duidelijk is. Je maakt duidelijke afspraken en houdt de klant op de hoogte van de voortgang. En als er iets misgaat, neem je de verantwoordelijkheid om problemen op te lossen. Je handelt integer door een zorgvuldige afweging te maken tussen de belangen van de klant, de belangen van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving.

Verandervermogen:Je blijft onder (tijds-)druk activiteiten zo adequaat mogelijk uitvoeren. Je past je gemakkelijk aan nieuwe omstandigheden aan en bent flexibel genoeg om van gedachte of mening te veranderen bij nieuwe inzichten.

Diversiteit en Inclusie

We geloven dat diversiteit en inclusie onze medewerkers en onze organisatie nóg beter maken. Daarom creëren we een veilige, vertrouwde omgeving waarin we elkaar inspireren, ondersteunen en van elkaar leren. Samen bespreken we wat jij nodig hebt om optimaal te leren en presteren. En dat blijft niet bij praten, we zetten dit om in gerichte acties. Door competentiegericht te werven beloven wij gelijke kansen te bieden aan jou als sollicitant.

Maar eerlijk is eerlijk: we zijn nog niet waar we willen zijn. We willen hier samen met jou hard aan blijven werken zodat jij en al jouw (toekomstige) collega’s zich thuis voelen binnen onze organisatie. Dus, ongeacht wie je bent, waar je vandaan komt of van wie je houdt; wij kijken ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen!