Management Assistent voor Managing Director Unit ISP

TNO; Den Haag; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 2865–4093 EUR

Vakantiegeld 8%

13e maand 8,33%

Flexbudget 5,58% + €180

Mobiliteitsregeling

33 vakantiedagen + feestdag

Thuiswerken mogelijk

Pensioenregeling

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

TNO zoekt een ervaren Management Assistant die de Managing Director intensief ondersteunt. Je regisseert een complexe agenda, bewaakt voortgang, organiseert overleg en werkbezoeken en zorgt dat informatie tijdig en correct beschikbaar is.

Je fungeert als schakel tussen directeur, ISP-collega’s, andere onderdelen van TNO en externe relaties en bouwt actief een netwerk op. Daarnaast speel je een sleutelrol in communicatie en planning, met ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling binnen een

Qualifications

• Ruime ervaring in management- of directieondersteuning.
• Zelfstandig, proactief en prioriteitengericht werken.
• Initiatief nemen en zorgen dat zaken geregeld zijn.
• Netwerken opbouwen binnen TNO en met externe partners.
• Uitstekende communicatie in het Nederlands en goed in het Engels.
• Digitaal vaardig; ervaring met Microsoft 365.
• Discreet en organisatiebewust, sparringpartner voor collega’s.

Responsibilities

• Beheer en regie van de agenda van de Managing Director en bewaak voortgang.
• Organiseer overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken; bereid deze voor en zorg voor benodigde informatie.
• Zorg dat afspraken en besluiten duidelijk zijn en nagekomen worden.
• Onderhoud en bouw actief een netwerk op binnen TNO en met externe relaties, inclusief ministeries.

Skills

Directieondersteuning

Zelfstandigheid

Proactiviteit

Initiatief

Netwerken

Communicatie NL/EN

Digitale vaardigheden

Tools

Microsoft 365

Job description

Over deze vacature

De unit ISP werkt op het snijvlak van technologie, strategie, beleid en maatschappelijke impact. Thema’s als AI, digitalisering, digitale weerbaarheid, innovatie en samenwerking met overheid, bedrijfsleven en kennispartners spelen daarin een belangrijke rol. Dat maakt ISP een dynamische omgeving inhoudelijk sterk, bestuurlijk relevant en voortdurend in beweging.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de Managing Director in de volle breedte van zijn werkzaamheden. Je voert regie op een complexe agenda, bewaakt voortgang en zorgt dat afspraken, acties en besluitvorming soepel verlopen. Je organiseert overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken, bereidt deze voor en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. De rol vraagt structuur én daadkracht. Enerzijds een stevig fundament een agenda die klopt, afspraken die staan, stukken die op orde zijn en een organisatie waarin niets tussen wal en schip valt. Anderzijds initiatief en doorzettingsvermogen je wacht niet af, maar zet zaken in gang, houdt actief vinger aan de pols bij lopende acties en zorgt dat toezeggingen ook echt worden nagekomen. Je stuurt bij waar het nodig is, ook als daar wat aandringen bij komt kijken. Je bent daarnaast een belangrijke schakel tussen de directeur, collega's binnen ISP, andere onderdelen van TNO en externe relaties. Je onderhoudt en bouwt actief een netwerk op, ook bij partners zoals de ministeries, en investeert uit eigen beweging in goede werkrelaties. Je houdt overzicht, signaleert wat aandacht vraagt en brengt structuur aan waar veel tegelijk gebeurt. Kortom jij zorgt ervoor dat de Managing Director zich kan richten op de inhoud en de koers van de organisatie, omdat jij zorgt dat de omgeving daaromheen staat als een huis.

Wat wij van jou verwachten

Je bent een ervaren Management Assistant, Directiesecretaresse, Executive Assistant of vergelijkbare professional die stevig in het vak staat. Je begrijpt wat nodig is om een directieomgeving goed te ondersteunen en voelt je thuis in een organisatie waar veel tegelijk gebeurt.

• Heb je ruime ervaring in management- of directieondersteuning;
• Werk je zelfstandig, proactief en met een scherp gevoel voor prioriteiten;
• Neem je initiatief en zet je door tot zaken echt geregeld zijn;
• Leg je makkelijk contact en bouw je moeiteloos een netwerk op, binnen TNO en bij externe partners;
• Communiceer je uitstekend in het Nederlands en goed in het Engels;
• Ben je digitaal vaardig en gewend te werken met Microsoft 365;
• Ben je discreet, organisatiesensitief en een prettige sparringpartner voor collega's op verschillende niveaus.

Voor de juiste kandidaat is er alle ruimte voor ontwikkeling, van gerichte opleidingen tot een breder ontwikkeltraject.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2865,- en € 4093,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien. Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. En we creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.