Management Assistent Store Ops

Action; Zwaagdijk-Oost; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

24 vakantiedagen (en mogelijkheid tot

Shuttlebus Hoorn/IHQ

Mobiliteitsvergoeding

Solid pensioenregeling

Job summary

Action zoekt een Management Assistant die de Director Store Operations ondersteunt en anticipeert op wat nodig is, zodat de directie zich volledig kan richten op de winkels.

Je werkt in een internationale omgeving met verantwoordelijkheid voor planning, communicatie en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie. Een spilfunctie naast de directie met nadruk op structuur en proactief handelen.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Sterke organisatorische vaardigheden en planning.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie in NL en EN.
• Kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Proactieve en servicegerichte instelling.
• Discretie en betrouwbaarheid bij vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheer mailbox en inkomende correspondentie van de directeur.
• Plan en bereid vergaderingen, besprekingen en reizen voor.
• Organiseer events voor de afdeling.
• Bewaak actiepunten en deadlines, volg op waar nodig.
• Stel brieven, e-mails en rapportages op namens het management.
• Notuleer MT-vergaderingen en archiveer documenten.
• Aanspreekpunt voor interne en externe partijen.

Skills

Organisatie

Planning

Communicatie NL/EN

Proactieve servicegerichte instelling

Discretie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

De Director Store Operations stuurt de winkeloperatie aan bij Action. Wij zoeken de Management Assistant die haar daarbij ondersteunt: iemand die de agenda bewaakt, actiepunten najaagt en al weet wat er nodig is voordat de vraag gesteld wordt. Geen uitvoerende rol op de achtergrond, maar de organisatorische spil naast de directie, met zicht op alles wat er in de winkels speelt. Herken je jezelf hierin? Lees dan snel verder.

Jouw dagelijkse Action

Action groeit hard: ruim 3.500 winkels in vijftien landen en meer dan 80.000 collega's. Store Operations houdt die walletorganisatie dagelijks draaiend, vanuit ons internationale hoofdkantoor in Zwaagdijk-Oost. Als Management Assistant ondersteun je de Director Store Operations en zorg je dat zij haar aandacht volledig bij de winkels kan houden. Jij bent de organisatorische spil die overzicht houdt en vooruit denkt.

Jouw verantwoordelijkheden:

Beheer de mailbox en de inkomende correspondentie van de directeur
Plan en bereid vergaderingen, besprekingen en reizen voor
Organiseer events voor de afdeling
Bewaak actiepunten en deadlines en volg op waar dat nodig is
Stel zelfstandig brieven, e-mails en rapportages op namens het management
Notuleer de MT-vergaderingen en archiveer documenten overzichtelijk
Fungeer als aanspreekpunt voor interne en externe partijen

Je anticipeert op wat er nodig is voordat iemand erom vraagt, en je houdt het hoofd koel als er tien dingen tegelijk spelen. Structuur en planning gaan je van nature goed af. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en werkt volgens het principe less is more: waar een proces eenvoudiger kan, maak je het eenvoudiger, zonder in te leveren op kwaliteit.

Wat je meebrengt:

Hbo werk- en denkniveau, met drie tot zes jaar ervaring in een vergelijkbare rol
Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor structuur en planning
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en Engels
Goede beheersing van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en PowerPoint
Een proactieve en servicegerichte instelling
Discretie en betrouwbaarheid in de omgang met vertrouwelijke informatie

Maak kennis met jouw team

Je werkt direct voor de Director Store Operations en bent nauw betrokken bij het managementteam van de afdeling. Vanuit die positie schakel je dagelijks met collega's op het hoofdkantoor en met externe partijen. Store Operations werkt in een internationale omgeving waarin vijftien landen samenkomen, dus geen dag ziet er hetzelfde uit.

Wat wij bieden

Een rol dicht op de directie, waarin jouw bijdrage direct zichtbaar is
Ruimte om processen te vereenvoudigen en je eigen werkwijze in te richten
Een internationale omgeving waarin je met alle disciplines samenwerkt
Volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling

En wist je dat wij ook het volgende bieden?

• 24 vakantiedagen met de mogelijkheid om 5 extra dagen bij te kopen (o.b.v. 38 uur)
• Shuttlebus van en naar station Hoorn & IHQ
• Mobiliteitsvergoeding en een solide pensioenregeling
• (Zwaagdijk-Oost is goed bereikbaar, slechts 30 minuten van Amsterdam – zonder files!)

Onze bijdrage aan de samenleving

Als je Action alleen van de winkels kent, gaat er een wereld voor je open zodra je bij ons komt werken. We zetten ons dagelijks in voor een positieve impact op de maatschappij en het milieu. Zo steunen we meer dan 2.500 kinderen wereldwijd die opgroeien in een SOS Kinderdorp. Ons team weerspiegelt de diversiteit van onze klanten, met maar liefst 159 verschillende nationaliteiten. Daarnaast kopen we 94% van onze houtproducten en 100% van onze katoen duurzaam in. En vrijwel al onze winkels gebruiken energiezuinige LED-verlichting. Dat is óók Action. Benieuwd naar onze andere initiatieven? Sluit je bij ons aan en ontdek het zelf.

Het sollicitatieproces:

• Je solliciteert op de functie.
• We beoordelen je sollicitatie en nemen snel contact met je op.
• Je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek.
• Tweede gesprek: we bespreken de resultaten en gaan dieper in op de functie.
• Is het een match? Dan heten we je welkom bij Action!