Management Assistent opleidingen

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget 16.33%

Pensioenregeling ABP

Reis-OV/woon-werkverkeer vergoeding

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een management assistent opleidingen voor de Directeur Projecten bij COMMIT. Je ondersteunt de directie met personeelsplanning, opleidingsregistratie en secretariële taken.

Je beheert bezoek aan de KHK en registreert opleidingsresultaten in het interne systeem. De functie vereist ruime ervaring in administratieve ondersteuning, kennis van Office-toepassingen en organisatorisch talent.

Qualifications

• Ruime ervaring in de (administratieve) ondersteuning van een team.
• Ervaring met Office-suite, specifiek Word, Excel en PowerPoint.
• Vaardig in plannen en organiseren van meerdere taken en prioriteiten.

Responsibilities

• Het ondersteunen van de directie Projecten door alle personeelsplanning voor opleidingen te verzorgen en bij te sturen.
• Het registreren van opleidingsresultaten en beheer van reserveringslijsten en facturatiegegevens.
• Verlenen van management- en secretariële ondersteuning en het aansturen van bezoekers voor toegang tot de KHK.

Skills

Office-suite kennis

Word

Excel

PowerPoint

Education

MBO-opleiding of gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring

Tools

SharePoint 2019

PeopleSoft

Microsoft Office

Job description

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe management assistent opleidingen voor de Directeur Projecten bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.

1. Ondersteunt de directie Projecten van alle opleidingen en trainingen door:

• het, in overleg met Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO, inplannen van alle personeel voor de beschikbare opleidingen en het in voorkomend geval herplannen of herindelen van personeel op basis van een prioriteitenlijst;
• het uitnodigen van het betreffende personeel voor de verschillende opleidingen;
• het fungeren als aanspreekpunt voor de point-of-contacts van alle klassen voor het tijdig verkrijgen van het vereiste opleidingsmateriaal;
• het aanvragen van aanvullende facilitaire diensten bij Komfort voor specifieke trainingen;
• het fysieke beheer van de voorraad van opleidingsmateriaal en het zorgen dat de voorraad op peil blijft;
• het aanvragen van en voorzien in kantoorbenodigdheden;
• het informeren over en aandragen van voorstellen ter oplossing van knelpunten aan Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO op het gebied van organisatie van opleidingen en trainingen;
• het aanmelden van (externe) bezoekers voor toegang tot de KHK.

2. Is verantwoordelijk voor de registratie en bewaking van de voortgang door:

• het, bij binnenkomst, spiegelen van nieuw personeel aan de eisen die worden gesteld in de zogeheten ‘blueprint O&T’;
• het inplannen van personeel voor een opleiding of het registeren op de reserveringslijsten;
• het registreren van de opleidingsresultaten in de interne database en (waar mogelijk) in PeopleSoft;
• het registreren van de exacte deelname per opleiding en eventuele afmeldingen of andere bijzonderheden, nodig voor het opmaken van de facturen per afgesproken tijdseenheid.

3. Functionaris verleent management- en secretariële ondersteuning door:

• Het uitvoeren van verschillende management assistant taken.

Opleiding (+evt. BC-codes):

• Vaktechnisch algemeen: MBO-opleiding aantoonbare gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring;
• Specialistisch (vereist): Microsoft Office-suite.
• Specialistisch (gewenst): SharePoint 2019

Vereist:

• Ruime ervaring in de (administratieve) ondersteuning van een team.
• Ervaring in het gebruik van de Office-suite, specifiek word, excel en powerpoint.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 2 jaar

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog.
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

- Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;
- De eerste gesprekken zullen gevoerd worden op donderdag 8 januari.
#LI-FV1 #LI-Hybrid

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

www.defensie.nl/organisatie/commit

Voor meer informatie over deze vacature:

Zweers, Matthijs
[e-mail]