Management Assistent - HR

JACOBS DOUWE EGBERTS; Utrecht; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Job summary

JDE Peet’s zoekt een Management Assistent HR om maandelijks de HR-activiteiten te ondersteunen en directe samenwerking met de HR Director en het HR-team te bieden. Je werkt grotendeels in het Engels en vervangt collega’s bij afwezigheid, met een focus op agenda- en eventorganisatie.

Je werkt 32 uur per week, hebt een secretariële opleiding op minimaal MBO-niveau, en beheerst MS Office en SAP. Ervaring in HR en een internationale werkomgeving zijn gewenst.

Qualifications

• Minimaal MBO-niveau secretariële opleiding
• Ervaring in HR-domein, bij voorkeur in een internationale organisatie
• Aantoonbare organisatorische gave en nauwkeurigheid
• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en afspraken zowel intern als extern
• Ondersteuning bij opleidingen en HR-evenementen
• Organiseren en faciliteren van vergaderingen
• Boekingen van vluchten en verwerken van declaraties
• Verwerken van inkomende post en e-mails, telefoonafhandeling
• Administratie rondom offertes en contracten ( Vendors/PO- nummers )
• Bezoekers ontvangen en vergaderzalen en lunches verzorgen

Skills

Organisatie

Communicatie

Secretariële vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Klantgericht werken

Education

Secretariële opleiding (minimaal MBO)

Tools

MS Office

Word

Excel

SAP

Job description

Wij zijn JDE Peet’s. Wij maken koffie en thee voor ieder moment en bouwen sterke, geliefde merken.

JDE Peet's is het grootste 'pure-play' koffie- en theebedrijf in de wereld en serveert ongeveer 4.400 koppen koffie per seconde in meer dan 100 markten. Met ons hoofdkantoor in Nederland en gedreven door onze strategie ‘Reignite the Amazing’, richten wij ons op merkgedreven groei met sterke internationale merken zoals Peet’s, L’OR en Jacobs, en lokale iconen zoals Douwe Egberts, Senseo®, Pickwick en Moccona. In 2024 realiseerden we een omzet van 8,8 miljard euro met meer dan 21.000 medewerkers wereldwijd.

Wij geloven dat er geweldige dingen gebeuren bij een kop koffie. Samen creëren we deze momenten elke dag, waarbij we ideeën omzetten in impact en mogelijkheden in werkelijkheid. Bij JDE Peet’s werken we als één team, geleid door onze waarden: Dare to Amaze, Own It, Make It Simple en Win Together. Hier vind je de vrijheid om te vernieuwen, de moed om gedurfde stappen te zetten en de ondersteuning om je carrière te laten groeien in een internationale omgeving.

Werken bij JDE Peet’s betekent impact maken in een dynamische en ambitieuze omgeving. Je werkt samen met enthousiaste collega’s, viert successen en krijgt volop kansen om je verder te ontwikkelen. Iedereen is erop gericht om te doen wat juist is – overal ter wereld. Wat je hier doet, wordt opgemerkt. Je (secundaire) arbeidsvoorwaarden bestaan onder andere uit:

• Een salaris van min €3.496 en max €4.661 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband;
• Een 13e maand;
• Goede pensioenregeling;
• Korting op onze heerlijke koffie- en theeproducten;
• Volledige OV-vergoeding van en naar je werk.

Ben jij klaar om te groeien, jezelf uit te dagen en deel uit te maken van een internationaal team dat samen successen viert? Dan is JDE Peet’s de plek voor jou!

Functieomschrijving

Als Management Assistent HR maak je elke dag het verschil. Dit doe je specifiek voor de HR Director en alle medewerkers in het Human Resources team. De voertaal binnen de organisatie is Engels. Je werkt nauw samen met de andere assistenten van verschillende afdelingen en vervangt deze in geval van afwezigheid.

Je bent een echte duizendpoot. Een collega die de gevraagde ondersteuning kan bieden en de zowel door de HR Director én door overige collega’s als onmisbaar wordt ervaren. Je gaat proactief te werk, wat betekent dat je de werkzaamheden overziet en adequaat inspeelt op onvoorzienbare situaties. Je werkt uiterst zorgvuldig, en kunt snel werk produceren. Daarnaast ben je accuraat en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en bent integer. Tot slot is het belangrijk dat je over goede communicatieve vaardigheden beschikt en is zowel samenwerken als zelfstandig werken voor jou vanzelfsprekend.

Naast je flexibiliteit, is ook je organisatorische talent onovertroffen. Daardoor is elke meeting, vergadering, borrel of teambuilding-event een succes, ongeacht of er nou tien, honderd of vijfhonderd mensen aan deelnemen. Naast een geschikte locatie en goede catering, zoek je - in nauwe samenwerking met de andere Management Assistenten - iedere keer weer naar een verrassende, creatieve invalshoek om een bijeenkomst of event nét dat beetje extra te geven. Die verfrissende blik, daar worden ze bij JDE Peet's erg blij van.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Beheren van de agenda’s en het maken van in- en externe afspraken;
• Ondersteuning bij het organiseren van opleidingen en andere interne evenementen zoals HR-bijeenkomsten en afdelingsuitjes;
• Organiseren, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen;
• Boeken van vluchten en het verwerken van declaraties;
• Telefoonafwikkeling, verwerken van inkomende post en e-mails;
• Bijhouden van administratie rondom offertes en contracten (Vendors en PO nummers);
• Ontvangen van bezoekers voor de afdeling en het verzorgen van vergaderzalen en lunches.

We zoeken iemand voor deze rol die 32 uur per week beschikbaar is.

Je hebt bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-niveau en/of relevante secretariële werkervaring, bij voorkeur in een internationale organisatie waarbij je de rol van spin in het web hebt vervuld.

Verder beschik je over:

• Goede beheersing van het MS Office pakket, Word en Excel in het bijzonder. Daarnaast maak je je kantoorautomatisering snel eigen. Ervaring met SAP is een pré;
• Ervaring binnen het HR domein;
• Ervaring waaruit blijkt dat je in staat bent om een bedrijf en bedrijfsprocessen goed eigen te maken;
• Het vermogen snel te kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Een grote mate van flexibiliteit;
• De mogelijkheid om breider mee te denken dan alleen wat er van je gevraagd wordt;
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Interesse in mensen en het reilen en zeilen op een HR-afdeling.

Aanvullende informatie

Bij JDE Peet’s streven we naar een betere toekomst, waarin we iedereen op een authentieke manier bedienen, weerspiegelen en omarmen. Wij geloven in het bevorderen van een meer diverse, eerlijke en inclusieve organisatie, waar iedereen zich comfortabel voelt om echt zichzelf te zijn en zijn of haar volledige potentieel kan benutten. Dit betekent dat we geen enkele vorm van discriminatie tolereren op basis van ras, etniciteit, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid, religie, nationaliteit, leeftijd, beperking of enig ander door de wet beschermd kenmerk.

Tijdens de hele loopbaan van onze medewerkers staat diversiteit, gelijkheid en inclusie (DE&I) centraal in onze personeelsprocessen. Dit stelt ons in staat objectiviteit te waarborgen en mogelijke vooroordelen te elimineren, zodat iedereen een inclusieve ervaring op de werkvloer heeft. Aarzel niet om contact op te nemen als je aanpassingen nodig hebt tijdens het wervingsproces.

Onze inspanningen op dit gebied hebben ons de prestigieuze Catalyst Award opgeleverd, evenals de Fair Pay Leader-certificering in 2025, dankzij een onverklaarde loonkloof tussen mannen en vrouwen van slechts 0,52%.

Een online assessment en een pre-screening maken onderdeel uit van de procedure.

Standplaats vacature