management assistent command office nld jfc (522346)

Ministerie van Defensie; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Reiskostenvergoeding / OV-abonnement

Pensioenregeling ABP

Flexibele werktijden

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een kandidaat voor secretariële en administratieve ondersteuning binnen de NLD/JFC-structuur. U geeft ondersteuning bij managementtaken, bewaakt de agenda en verzorgt notuleren, verslaglegging en correspondentie. Ook bufferfunctie naar interne en externe relaties hoort erbij.

U werkt binnen een team, met focus op prioriteiten, vertrouwelijkheid en efficiëntie. Aantoonbare secretariële ervaring en kennis van MS-Office zijn vereist.

Qualifications

• Kennis van managementondersteunende werkwijzen en secretarieel beheer.
• Geschikte beheersing van kantoorapplicaties en interne bedrijfsvoeringprocedures.
• Kennis van de inrichting van centrale en decentrale overheden en vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Verlenen van management- en secretariële ondersteuning.
• In overleg indelen en bewaken van de agenda van de COM/DCOM (en COS) en attenderen op gemaakte afspraken.
• Secretarieel administratief beheer en coördinatie van informatiestromen.
• Afhandeling van diverse vragen, verzoeken en gesprekken.
• Fungeren als buffer naar interne organisatie en externe omgeving.
• Signaleren en rappelleren over voortgang en prioriteiten.
• Informeren over procedures en administratie en verzorgen correspondentie.
• Notuleren en opstellen van stukken en opbouwen van managementinformatie.
• Ontvangen en te woordstaan van bezoekers.
• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers.
• Samenstellen van managementoverzichten.

Skills

Multitasken

Klantgerichtheid

Plannen en organiseren

Samenwerken

Integriteit

Leervermogen

Communiceren

Flexibel

Initiatief

Integer

Proactief

Zelfstandig

Plannen & Organiseren

Analyseren

Stressbestendig

Education

MBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding (Schoevers)

Tools

Windows MS-Office (Excel, Word, PowerPoint)

Job description

Werkzaamheden

• Verlenen van management- en secretariële ondersteuning
• het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de COM/DCOM (en COS) en daarbij het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
• (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer, rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• coördineert complexe informatiestromen;
• fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• het ontvangst en te woord staan bezoekers;
• het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
• het samenstellen van (management)overzichten.

Speelruimte

• functionaris legt verantwoording af over de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden;
• interne secretarieel-administratieve procedures en richtlijnen dienen als basis voor de uitvoering van de werkzaamheden;
• de functionaris beslist over de indeling, aanpak en uitvoering van de werkzaamheden.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• het salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Kwalificaties

Werk / denkniveau

• MBO werk- en denkniveau;
• Secretariële opleiding (Schoevers)

Ervaring:

• Enige relevante werkervaring.

Functiegerichte opleidingen:

• Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint;
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures, inclusief omgang met gerubriceerde informatie;
• Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Communicatief vaardig met daarbij een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties / gedragskenmerken:

• Multitasken
• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Integriteit
• Leervermogen
• Communiceren
• Flexibel
• Initiatief
• Integer
• Proactief
• Zelfstandig
• Plannen & Organiseren
• Analyseren
• Stressbestendig

Kennis, inzicht en vaardigheden

• kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties);
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden verricht binnen het NLD- Joint Force Command (NLD JFC) stuurt op het operationele niveau alle inzet van de Nederlandse Krijgsmacht aan. De Commandant NLD JFC rapporteert rechtstreeks aan de Commandant der Strijdkrachten (CDS) en stuurt op het operationele niveau alle inzet van de Nederlandse Krijgsmacht aan. Het NLD JFC levert multi domein Command & Control op het operationele niveau en vertaalt de door de CDS gegeven strategische doelstellingen naar operaties (‘strategy to task’). Het zorgt daarbij voor samenhang en synchronisatie met niet-militaire actoren en capaciteiten en stelt prioriteiten. Het JFC is gehuisvest op