Management Assistent (32-38 uur per week)

Huisartsenpostenrijnmond; Den Haag; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

PLB

Pensioenregeling

Eindejaarsuitkering 8,33%

Reiskostenvergoeding €0,25/km

Mobiele telefoon

Job summary

Huisartsenposten Rijnmond zoekt een Management Assistent voor 32-38 uur per week op het Centraal Bureau. Je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor en bewaakt voortgang van diverse dossiers en projecten in nauwe samenwerking met de directie en bestuur.

Je werkt zelfstandig, prioriteert knelpunten en levert verslaggeving en beslisdocumenten. De functie biedt stabiliteit, een salaris tussen €3.442 en €4.651 volgens cao huisartsenzorg, reiskostenvergoeding en voorzieningen zoals laptop en

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist en relevante ervaring in ondersteuning van directie/bestuur.
• Ruime ervaring in ondersteuning van directie, bestuur of senior management.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Vaardigheid in verslaglegging, planning en beheren van meerdere informatiestromen.
• Ervaring met gangbare digitale kantoor- en samenwerkingssystemen.

Responsibilities

• Je beheert complexe agenda’s van directie en bestuur, beoordeelt urgentie en prioriteit.
• Je bereidt vergaderingen voor, stemt agenda’s af en verzorgt verslag- en actielijsten.
• Je bewaakt voortgang en kwaliteit van ondersteuning en maakt werkafspraken over processen.
• Je signaleert knelpunten en doet voorstellen voor verbeteringen binnen het secretariaat.
• Je coördineert interne bijeenkomsten en grotere projecten zelfstandig.

Skills

Agenda management

Vergaderplanning

Projectcoördinatie

Verslaglegging

Discretie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Kantoorsoftware

Job description

Management Assistent (32-38 uur per week)

Krijg je energie van het ondersteunen van directie en bestuur, en het verbeteren van werkprocessen? Ben jij proactief, organisatie-sensitief en in staat om zelfstandig prioriteiten te stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Schaal 6 (3.442 – 4.651)

32-38 uur per week

Centraal Bureau

Jouw taken zijn:

• Je beheert complexe agenda’s van directie en bestuur, beoordeelt verzoeken op urgentie en prioriteit en zorgt voor een efficiénte planning.
• Je bereidt vergaderingen voor, stemt agenda’s af, zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn en verzorgt heldere verslagen, besluiten- en actielijsten.
• Je bewaakt samen met je collega’s van de afdeling de voortgang, kwaliteit en continuïteit van de ondersteuning en maakt werkafspraken over processen en werkwijzen.
• Je signaleert knelpunten in de ondersteuning, brengt structuur aan in overlegcycli en informatiestromen en doet voorstellen voor verbeteringen binnen het secretariaat.
• Je bewaakt de planning en voortgang van dossiers, projecten en bijeenkomsten en zorgt dat betrokkenen afspraken nakomen en informatie tijdig aanleveren.
• Je coördineert de voorbereiding van interne bijeenkomsten en evenementen, ondersteunt grotere projecten en coördineert kleinere projecten zelfstandig.

4 redenen om te gaan voor deze baan bij Huisartsenposten Rijnmond

• Je werkt nauw samen met directie en bestuur en levert een zichtbare bijdrage aan de bestuurlijke besluitvorming.
• Je krijgt de ruimte om processen te verbeteren en meer structuur aan te brengen in ondersteuning, informatievoorziening en besluitvorming.
• Je hebt een zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid
• Veel afwisseling en contact met collega’s op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie.
• Veel ruimte voor initiatief, ontwikkeling en innovatie;
• Samenwerking met bevlogen collega’s;
• Een aantrekkelijk maandsalaris tussen de € 3.442 en € 4.651, conform de cao huisartsenzorg schaal 6 (op basis van een voltijd 38-urige werkweek);
• Een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging;
• Een aanstelling van 32 tot 38 uur per week;
• Voordelen vanuit de cao, zoals een persoonlijk levensfasebudget (PLB), pensioenregeling en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Reiskostenvergoeding (zowel woon-werk als zakelijk) van €0,25 per km. Reis je met het openbaar vervoer, dan worden de kosten op basis van declaratie vergoed (2de klas);
• Een mobiele telefoon en laptop voor flexibel werken;
• Gratis parkeren bij het Centraal Bureau.

Je organiseert je werkzaamheden zelfstandig, stelt prioriteiten en neemt initiatief wanneer knelpunten ontstaan. Je weet overzicht te houden, schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Wat verder belangrijk is:

• Hbo werk- en denkniveau
• Ruime ervaring in de ondersteuning van directie, bestuur of senior management.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardigheid in verslaglegging, planning en het beheren van meerdere informatiestromen.
• Ervaring met gangbare digitale kantoor- en samenwerkingssystemen.

Overzicht houden, prioriteiten stellen, proactief handelen, nauwkeurig werken, helder communiceren, samenwerken, organisatiesensitiviteit, discretie en overtuigingskracht.

Dit is Huisartsenposten Rijnmond

Huisartsenposten Rijnmond zorgt ervoor dat patiënten 24/7 terecht kunnen bij de huisarts voor spoedeisende zorg. Er werken bij ons circa 900 huisartsen en meer dan 300 overige medewerkers. Denk aan basisartsen, verpleegkundig specialisten, triagisten en stafmedewerkers.
De 1,2 miljoen inwoners van Rotterdam-Rijnmond kunnen terecht bij de vier huisartsenspoedposten. Deze zijn te vinden in vier regionale ziekenhuizen. Vanuit het Centraal Bureauleveren we de overkoepelende ondersteuning.
Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Dat vraagt om heldere communicatie, intern en extern, en om collega’s die willen meebouwen aan de toekomst.

Je krijgt eerst een online intakegesprek

Het sollicitatiegesprek is op één van onze posten

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Erica Knodler, bestuurssecretaris (06 22967072).