Management Assistent

Nationaal Coördinator Groningen (NCG); Ten Boer; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon in bruikleen

Thuiswerkbudget €750

Job summary

Nationaal Coördinator Groningen (NCG) zoekt een managementassistent die de manager en teamleiders administratief ondersteunt en helpt bij het inkleden van vergaderingen en agenda’s. Je verzorgt notuleren indien gewenst en draagt zorg voor praktische planning en organisatie.

Je taken omvatten onder meer realistische inschattingen van urgentie, overleg met de manager en het voorbereiden van vergaderingen, met aandacht voor privacy en betrouwbaarheid.

Qualifications

• Afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur administratief of secretarieel.
• Relevante secretariële en administratieve werkervaring.
• Goede beheersing van Outlook, Excel, Word en PowerPoint, Ibabs.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Competentie flexibiliteit en initiatief tonen.

Responsibilities

• Ondersteunen van de manager en de teamleiders bij agendabeheer.
• Notuleren van vergaderingen waar nodig.
• Realistische inschatting maken van urgentie en agenda-consequenties in overleg met de manager.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden.
• Organiseren van afdelings- en/ of teambijeenkomsten.

Skills

Organisatie

Secretariële vaardigheden

Outlook

Excel

Notuleren

Prioriteiten stellen

Education

MBO niveau administratief of secretarieel

Tools

Ibabs

PowerPoint

Word

Excel

Job description

Samen werken aan een aardbevingsbestendig en veilig Groningen. Deze missie van Nationaal Coördinator Groningen (NCG) geeft je een gevoel van trots, want vanuit jouw organisatorische- en administratieve kwaliteiten zorg je dat iedereen van de afdeling optimaal zijn of haar werk kan doen. Zo werk jij mee aan een veilig Groningen waar bewoners met een gerust hart wonen, werken en naar school kunnen gaan.

In deze functie ondersteun je de manager van Stad en Ommeland twee teamleiders. Je zorgt met jouw organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden dat de teams optimaal draaien en succesvol zijn in het versterken van de huizen en gebouwen in het aardbevingsgebied.
Je verzorgt als managementassistent de algemene secretariële, administratieve en praktische ondersteuning, zoals de organisatie van afdelings-en/of teambijeenkomsten, bijeenkomsten zoals voor alle projectleiders, projectbeheersers en projectondersteuners.

Wat verder nog tot je taken behoort, is o.a.:

• Het ondersteunen van de manager en de teamleiders bij het agendabeheer;
• Het notuleren (indien gewenst) van vergaderingen waarin de desbetreffende manager of teamleider als voorzitter optreedt;
• Het maken van een realistische inschatting, in overleg met de manager, van de urgentie, het belang en de (agenda)consequenties van zaken.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast je bijdrage aan een veilig thuis voor Groningers ontvang je goede arbeidsvoorwaarden, zoals:

Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op je salaris waarvan 8% vakantiegeld. Zo kun je met dit arbeidsvoorwaardenpakket kiezen voor extra vakantiedagen, salaris of een fiscaalvriendelijk doel. Naast 4 weken vakantieverlof bouw je IKB- uren op die je kunt opnemen of uitbetalen.

Daarnaast hechten wij waarde aan een gezonde werk- privé balans en bieden de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van je functie. Verder krijg je een fietsbudget van €500, een fietskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer of volledige vergoeding voor het openbaar vervoer voor woon- werkverkeer.

Ook kun je opleidingen volgen via het Leerportaal van NCG. Zo werk je aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Tot slot kun je meedoen aan leuke activiteiten buiten het werk om zoals padel, de 4 mijl en andere evenementen.

Dit vragen wij

Naast dat je zorgvuldig te werk gaat en integer omgaat met persoonlijke en vertrouwelijke informatie, kan je snel schakelen en ben je een ster in plannen en organiseren. Je bent stressbestendig ("je moet wel tegen een stootje kunnen"), teamspeler en in staat prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken.

Daarnaast beschik je over:

• afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur administratief of secretarieel;
• relevante secretariële en administratieve werkervaring;
• goede beheersing van Outlook, Excel, Word en PowerPoint, Ibabs;
• goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• de competentie flexibiliteit en toon je initiatief.

Hier kom je te werken

Meer over Directie Versterking Stad & Ommeland

De directie Stad en Ommeland (S&O) houdt zich in de kern bezig met het versterken van woningen en panden. Diverse teams houden zich direct bezig met de versterkingsopgave. De teams bestaan onder andere uit een teamleider, projectleiders, bewonersbegeleiders, projectondersteuner en administratief medewerkers. De regio S&O is opgedeeld in meerdere gebieden.

Nationaal Coördinator Groningen (NCG) werkt aan het onderzoeken en versterken van gebouwen in de kern van het aardbevingsgebied. Samen zorgen wij ervoor dat iedereen in de provincie Groningen veilig kan wonen, werken en naar school kan gaan. De NCG werkt hiervoor samen met vijf gemeenten, de provincie Groningen, woningcorporaties, de Rijksoverheid en het IMG.

Ons hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Groningen. Ook hebben we zeven kantoren verspreid over de provincie en een kantoor in Den Haag. Sinds 2020 voert NCG de versterkingsoperatie uit. Het is daardoor nog een redelijk jonge overheidsorganisatie die snel groeit. We zijn daarom doorlopend op zoek naar goede mensen zoals jij. NCG kenmerkt zich door een informele sfeer waarin collega’s elkaar makkelijk opzoeken. Of dat nu op het hoofdkantoor of in de regio is.

Bijzonderheden

Hoe ziet je sollicitatie eruit?

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Als je bij de Rijksoverheid werkt kun je voor deze functie gedetacheerd worden.
• Daarna beoordelen we op basis van je sollicitatie of we een goede match zijn.
• Op 16 september vinden de selectiegesprekken plaats. Houd hier alvast rekening mee in je agenda.
• De functie wordt uitgezet voor de duur van 12 maanden. Als je al een vast contract hebt binnen NCG houd je je vaste contact.

Als er een match is doen we je in een tweede gesprek een aanbod en vertellen we je alles over je onboarding tijdens het Sterke Startgesprek. Hierna ben je klaar om te beginnen!

Om goed van start te gaan krijg je een laptop en telefoon in bruikleen en een thuiswerk/verduurzamingsbudget van €750.

Je onboardingsreis bij NCG bestaat uit Sterke Startdagen, waarbij je meer leert over het aardbevingsdossier, de organisatie en leer je nieuwe collega's kennen. Verder werkt NCG met een buddy systeem en gaat een collega jou inwerken.

Over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.