Management Assistent

Ministerie van Defensie; 't Harde; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Individueel Keuze Budget (IKB)

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een managementondersteuner voor de Commandant van OTCo Art. De functie vereist secretariële taken, agenda- en archiefbeheer en ondersteuning bij vergaderingen.

Er is een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling en een 19-urige werkweek. Werkzaamheden vinden plaats binnen CLAS/OTCO en vereisen nauwkeurigheid, discretie en goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheden.

Qualifications

• Kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Kennis van de Duitse taal is een pré.
• MBO 3 richting administratie/managementondersteuning.
• Kennis van MS Office.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van de Commandant en correspondentie/indexbeheer.
• Behandelen van (personeels) vertrouwelijke documenten en archiefbeheer.
• Voorbereiden en uitvoeren van vergaderingen en notuleren.
• First point of contact voor gasten van de Commandant.

Skills

Nederlands/Engels

Education

MBO 3 richting administratie/managementondersteuning

Tools

MS Office

Job description

De functie is in beginsel voor 19 uur per week.

De organisatie is net omgevormd waarbij deze functie anders is ingericht dan voorheen.

Na ongeveer een jaar zal een evaluatie plaatsvinden waarbij wordt bekeken of de gekozen opzet, invullen en uren voldoen.

De werkzaamheden worden verricht binnen de CoGp van het OTC Art van CLAS/OTCO.

Het OTCo heeft tot doel het gereedstellen van individuen en eenheden door zorg te dragen voor initiële, functiegerichte en carrière opleidingen, trainingsondersteuning, kennisontwikkeling en innovatie.

Binnen CLAS is het OTCo de autoriteit op het gebied van opleiding, training en kennisproductie.

Het OTC Art bestaat uit CoGp en Staf, DEC JFS, School Doelbestrijding, School Doelopsporing, School Initiële en Verdere Vorming Artillerie en het ASK. Het OTC Art heeft tot doel om kennisproductie, opleidingen, vorming en trainingsfaciliteiten te leveren voor (internationaal) vuursteunpersoneel en eenheden. Door het uitvoeren van deze taken draagt het OTC Art bij aan de gereedstelling van grondgebonden vuursteun eenheden.

• Grondlucht optreden
• FW/RW luchtsteun
• Laser Target Designation
• Loitering Munitions
• Commandant OTC Art is kennisadviseur van CLAS op het kennisdomein ‘Joint Fire Support’. In de Nota ‘CLAS Materiedeskundigheidslijst’ staat beschreven voor welke onderwerpen dit geldt.

De Commandogroep bestaat naast de Management assistent uit een commandant, OTC-adjudant, een chefstaf/plv C-OTC Art, een communicatie adviseur en een adm ost cogp OTC.

Functionaris is belast met secretariële- en management ondersteunende werkzaamheden voor commandant en zijn commandogroep.

1. Beheren van de agenda van de Commandant door:
- Het hebben van dagelijks contact met de commandant omtrent de agendaplanning, komende activiteiten en controle op nakomen van gemaakte afspraken;
- het bewaken en beheren van de agenda van de Commandant en CS/Plv Commandant door:

2. Behandelen van de correspondentie en het beheer van het archief van de commandant door:
- Het behandelen van (personeels-) vertrouwelijke en overige (geclassificeerde) documenten;
- het in standhouden en bijhouden van het werkarchief van de Commandant;
- het aanleggen en completeren van de diverse dossiers;
- het zorgdragen voor de volledigheid en toegankelijkheid van de dossiers, voor de kwaliteit van de verzamelde managementinformatie, voor de gemaakte afspraken en voor de kwaliteit en voortgang van de ondersteunende werkzaamheden;
- het verzorgen van de in- en uitgaande correspondentie van Commandant en CS/Plv Commandant;
- het verrichten van overige administratieve- en uitvoerende werkzaamheden voor de Commandant.

3. Draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van diverse vergaderingen / besprekingen / overige bijeenkomsten door:
- Het completeren van vergaderstukken en bijvoegen van relevante achtergrondinformatie;
- het attenderen op bijzondere aandachtspunten;
- het notuleren en verzorgen van de verslaglegging;
- het bewaken van de voortgang en de afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
- het versturen van uitnodigingen en de respons bewaken
- het aanvragen van de benodigde faciliteiten (infra, voeding etc).

4. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor- en het ontvangen en begeleiden van, gasten van de Commandant.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 1 jaar met uitzicht op vast
• salaris is gebasseerd op 38-urige werkweek

Dit bieden we nog meer

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.
Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Dit vragen wij

MBO 3 liefst richting administratie / managementondersteuning

Kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Kennis van de Duitse taal in woord en geschrift is een pré.
Kennis van MS Office.

Hier kom je te werken

Meer over Koninklijke Landmacht

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.

Selectieproces:
Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.