Management assistant management team & bestuursadvisering

AZL; Heerlen; Hybrid; EUR 34,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

7% jaarkaart jaarlijkse uitkering

8,33% vakantiegeld

30 vakantiedagen + diversiteitsdag

Hybride werken

Keuzemodel arbeidsvoorwaarden

Job summary

AZL zoekt een ervaren management assistant die de ondersteuning van het Management Team en Bestuursadvisering adequaat organiseert en bewaakt. Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en bereidt vergaderingen administratief voor en ondersteunt bij notulen en documenten.

Je werkt 32 uur per week, hybride van thuis en op kantoor in Heerlen, en benut AI-tools om processen slimmer en efficiënter te maken. Vereiste zijn mbo4+/hbo-niveau, relevante ervaring en uitstekende Nederlandse

Qualifications

• Relevante ervaring als management assistant.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Proactief beheren en organiseren van complexe agenda's.
• Plannen en coördineren van interne en externe afspraken en bijeenkomsten.
• Administratieve ondersteuning van directie en bestuur, inclusief notulen en documenten.

Skills

Management assistant

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

AI-tools kennis

Education

MBO4+/ HBO niveau

Tools

Microsoft 365

Co-Pilot

Job description

Ben jij een ervaren management assistant die graag werkt in een professionele en bestuurlijke omgeving? Houd je overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt, denk je vooruit en krijg je energie van het organiseren en ontzorgen van anderen? Bij AZL zoeken we jou om dit alles in goede banen te leiden.

Als Management Assistant MT & Bestuursadvisering vervul je een veelzijdige functie binnen onze pensioenuitvoeringsorganisatie. Je ondersteunt het managementteam bij de dagelijkse organisatie en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen, correspondentie en acties efficiënt en zorgvuldig worden georganiseerd.

Daarnaast ondersteun je ook de afdeling Bestuursadvisering. Deze afdeling adviseert klanten en hun besturen over onder andere bestuurlijke en organisatorische vraagstukken. Jij zorgt ervoor dat de adviseurs hun werkzaamheden professioneel en efficiënt kunnen uitvoeren. Je ondersteunt bij de organisatie en administratieve voorbereiding en afhandeling van klant- en bestuursactiviteiten en bewaakt afspraken, documenten en acties.

Je bevindt je daarmee op het snijvlak van Management Team ondersteuning, organisatie, klantondersteuning en bestuurlijke dienstverlening.

‘De toekomst voor elkaar.’ Dat zeggen we niet voor niets

Bij AZL zorgen we met een team van bijna 800 collega’s voor de pensioenuitvoering van tientallen pensioenfondsen en zetten we ons in voor een toekomstbestendig pensioen voor ruim 1,4 miljoen deelnemers. Efficiënt, beheerst en uitlegbaar. Wij ondersteunen pensioenfondsbestuurders, werkgevers, adviseurs en sociale partners bij strategische keuzes. Tegelijkertijd bieden we deelnemers op het juiste moment relevante, gebruiksvriendelijke en digitale informatie, zodat zij bewuste keuzes kunnen maken voor hun financiële toekomst.

Vol overgave bouwen we aan de toekomst van onze sector

Al meer dan een halve eeuw hebben we ervaring in de pensioensector. Met een hoge datakwaliteit, een state of the art cloud native IT-landschap en alle kennis en kunde in huis, bouwen we verder aan onze positie als digitale pensioenuitvoerder. Samen met onze moederorganisatie Nationale Nederlanden spelen we in op veranderende marktbehoeften en realiseren we onze groeiambities. Vanuit ons kantoor in Heerlen werken we iedere dag met een betrokken team aan de toekomst van onze deelnemers.

Vanuit jouw functie zal je een aantal management team leden gaan ondersteunen, maar ben je ook onderdeel van de afdeling Bestuuradvisering, waarin je samen met de bestuursadviseurs van AZL administratieve zaken voor onze klanten gaat voorbereiden. Deze werkzaamheden zal je ongeveer 50/50 gaan uitvoeren. Het team bestaat uit een Management Assistent die onze directie ondersteunt en een Management Assistant die met name onze Bestuursadvisering serviced.

Ondersteuning van het Management Team

Je zorgt ervoor dat een aantal Management Team leden optimaal wordt ondersteund. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Proactief beheren en organiseren van complexe agenda's.
• Plannen en coördineren van interne en externe afspraken, overleggen en bijeenkomsten voor directieleden.
• Voorbereiden, organiseren en administratief ondersteunen van directievergaderingen als back up, en het voorbereiden van aanvullende overleggen, verzorgen van notulen etc.
• Bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten.
• Verzorgen van correspondentie en communicatie namens of voor Management Team leden.
• Administratieve ondersteuning van directieleden, zoals goedkeuren van facturen en urenstaten, afhandelen van inkomende email/post, controle van stukken en documenten inclusief de hieraan gekoppelde acties m.b.t. Adobesign.
• Regelen van praktische zaken zoals locaties, faciliteiten en eventuele reizen naar klanten/leveranciers.
• Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht d.m.v. het toepassen van AI-oplossingen.
• Signaleren van knelpunten en kansen voor verbetering van werkprocessen.
• Strikt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie.

Naast de directie ondersteun je de adviseurs die werkzaamheden verrichten voor klanten en hun besturen. Denk hierbij aan:

• Plannen, organiseren en bewaken van klant-, bestuurs- en adviesgesprekken/afspraken.
• Administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten d.m.v. opstellen van vergaderschema’s, ondersteunen bij het opstellen en verzamelen van agenda's, vergaderstukken en overige documentatie.
• Beheren en actualiseren van relevante dossiers en documentatie.
• Verzorgen van praktische en administratieve ondersteuning rondom klant- en bestuur bijeenkomsten (vergaderlocaties en lunches regelen, vergaderstukken naar besturen sturen, fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten).
• Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht d.m.v. het toepassen van AI-oplossingen.

Uploaden en tijdige aanlevering van fondsstukken naar DNB.

Uitwerken van notulen bij bestuursvergaderingen.

Wat maakt deze functie interessant

Deze functie gaat verder dan reguliere secretariële ondersteuning. Je werkt in een omgeving waarin zorgvuldigheid, bestuurlijke sensitiviteit, dienstverlening en professionaliteit belangrijk zijn.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en belangen. Het ene moment organiseer je de agenda van een directielid, het volgende moment zorg je ervoor dat een vergadering met een klantbestuur tot in de puntjes is voorbereid.

Je wacht daarbij niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en neemt initiatief. Je begrijpt dat goede ondersteuning vaak betekent dat zaken al geregeld zijn voordat anderen eraan hoeven te denken.

Wat breng je mee

Mbo4+ of hbo werk- en denkniveau.

Relevante ervaring als management assistant, directiesecretaresse, executive assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.

Ervaring in een professionele, financiële, pensioen- of bestuurlijke omgeving is een pré.

Uitstekende organisatorische en planmatige vaardigheden.

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.

Kennis van Co-Pilot is een pre en je wilt jezelf graag verder ontwikkelen in het toepassen van AI-tools.

Het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belanghebbenden.

Ervaring met vertrouwelijke informatie en gevoelige dossiers.

Wie ben jij

Je bent benaderbaar, positief en houdt ervan om zaken goed te regelen. Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en je kijkt vooruit en onderneemt actie voordat iets urgent wordt. Je kunt snel schakelen wanneer agenda's, prioriteiten of omstandigheden veranderen. Je helpt anderen graag, maar durft ook feedback te geven, grenzen aan te geven, prioriteiten te bewaken en mensen aan afspraken te herinneren.

Een veelzijdige functie waarin je direct bijdraagt aan het ontzorgen van onze bestuursadviseurs. Bij AZL geloven we in korte lijnen, een informele werksfeer en samen de schouders eronder zetten. Je krijgt volop ruimte om jezelf te ontwikkelen, bijvoorbeeld via opleidingen, trainingen en andere groeimogelijkheden. Daar hoort natuurlijk ook een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket bij. AZL heeft een eigen cao en biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We zoeken een collega die voor 32 uur per week beschikbaar is. Je ontvangt een salaris dat past bij jouw kennis, opleiding en ervaring. Afhankelijk van je achtergrond bedraagt dit tussen – € 3091 en € 4415 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek.

We geloven in duurzame arbeidsrelaties. Daarom start je met een jaarcontract, met de intentie om dit bij een succesvolle samenwerking voort te zetten in een vast dienstverband.

Wil je meer weten over hoe wij bij AZL samenwerken, check dan de onze kernwaarden op onze website: De AZL kernwaarden .

Dergelijke kunt je rekenen op:

• Een vaste jaaruitkering van 7%.
• 8,33% vakantiegeld.
• 30 vakantiedagen en een extra diversiteitsdag.
• Flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans.
• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden, waarmee je bijvoorbeeld extra salaris kunt uitruilen voor meer verlofuren, of andersom.
• Bij AZL werken we hybride: deels vanuit huis en deels op kantoor. Ons hoofdkantoor bevindt zich in Heerlen. Bij een fulltime dienstverband ben je gemiddeld twee dagen per week op kantoor aanwezig.

Herken jij je in deze omschrijving? We maken graag kennis met je. Vertel ons in je motivatie wat jij belangrijk vindt in goede HR-dienstverlening en hoe jij bijdraagt aan kwaliteit, samenwerking en verbetering.

Deze vacature wordt gelijktijdig zowel intern als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

AZL verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten in het kader van de sollicitatie- en selectieprocedure. Dit doen we om een geschikte kandidaat voor de openstaande functie te vinden. Een check van referenties en social media en een verklaring omtrent het gedrag (VOG) kunnen hiervan onderdeel zijn. We verwerken alleen de persoonsgegevens die wij daarvoor nodig hebben. Na afronding van de selectieprocedure worden de persoonsgegevens verwijderd.