Management Assistant

ballastnedam; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en smartphone

Grow leer- en ontwikkelplatform

2,3% inzetbaarheidsbudget cao Bouw &‑/

43 verlofdagen cao Bouw & Infra

Job summary

Ballast Nedam Infra in Utrecht zoekt een ervaren Management Assistant om directie en managementteam effectief te ondersteunen. Je bewaakt prioriteiten, coördineert complexe agenda's en draagt bij aan tijdige besluitvorming.

Je werkt dagelijks met interne en externe stakeholders, bewaakt deadlines en organiseert bijeenkomsten. Een zelfstandige, proactieve houding en vloeiende NL/EN-communicatie zijn vereist.

Qualifications

• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding.
• Sterke organisatorische vaardigheden en prioriteitenbewustzijn.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistant of vergelijkbare rol.
• Beschikbaarheid voor 32–40 uren per week.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken voor directie en managementteam.
• Organiseren en begeleiden van interne en externe bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Prioriteren en afhandelen van inkomende verzoeken en correspondentie.
• Verzorgen van projectmatige en administratieve ondersteuning.
• Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen en vervangen van de Executive Assistant bij afwezigheid.

Skills

Proactieve houding

Sterke organisatorische vaardigheden

Nederlands & Engels

5+ jaar ervaring

Teamspeler

Education

Mbo werk- en denkniveau

Job description

Wat ga je doen

Vanuit Ballast Nedam Infra in Utrecht ondersteun je twee directeuren en het managementteam. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat processen, afspraken en acties soepel verlopen.

Als Management Assistant ben je veel meer dan de beheerder van agenda's. Je bewaakt prioriteiten, houdt overzicht en zorgt dat besluiten en actiepunten daadwerkelijk verder worden gebracht. Je werkt dagelijks samen met directie, management en interne en externe stakeholders. Daarbij schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet je ook onder tijdsdruk het overzicht te bewaren.

Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden, servicegerichte instelling en gevoel voor prioriteiten weet je precies wat er nodig is om de directeuren en hun teams optimaal te ondersteunen. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en zorgt ervoor dat iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Samen met de Executive Assistant vorm je een sterk team. Jullie werken nauw samen en vervangen elkaar waar nodig. Hierdoor draag je direct bij aan de continuïteit en professionaliteit van de ondersteuning binnen Ballast Nedam Infra. De voertaal is Nederlands, maar je schakelt ook regelmatig in het Engels met collega's en relaties.

Een samenvatting van jouw werkzaamheden:

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken voor directie en managementteam

• Organiseren en begeleiden van interne en externe bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen

• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken

• Prioriteren en afhandelen van inkomende verzoeken, correspondentie en informatie

• Verzorgen van projectmatige en administratieve ondersteuning

• Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders

• Ondersteunen en vervangen van de Executive Assistant bij afwezigheid

Wat breng jij mee

• Mbo werk- en denkniveau;

• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistant, directiesecretaresse of vergelijkbare functie;

• Ervaring met intensief agendabeheer en het ondersteunen van directieleden en managementteams;

• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding;

• Sterke organisatorische vaardigheden en een uitstekend gevoel voor prioriteiten;

• Het vermogen om overzicht te behouden in een dynamische werkomgeving;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling en schriftelijk;

• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week

Wat je van ons krijgt

• Aantrekkelijk salaris passend bij jouw kennis en ervaring;

• Je krijgt naast je salaris een vast bedrag voor duurzame inzetbaarheid, dat eraan bijdraagt om gezond te blijven (2,3% volgens cao Bouw & Infra);

• 43 vrije dagen volgens de cao Bouw & Infra. Van deze dagen worden er 13 uitbetaald in je individuele budget, je kunt ervoor kiezen om deze dagen terug te kopen;

• Een sterk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een standaardverzekering van alle werknemersrisico's, pensioenregelingen, een extra aanvulling bij arbeidsongeschiktheid;

• Een laptop en een smartphone;

• Jouw ontwikkeling doet ertoe. Met Grow, ons leer- en ontwikkelplatform, krijg je alle ruimte om te werken aan je persoonlijke en professionele ambities.