Management Assistant

Ballast Nedam; Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijk salaris

2,3% cao Bouw & Infra inzetbaarheidsbe

43 vrije dagen

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Laptop en smartphone

Grow leer- en ont...

Job summary

Ballast Nedam Infra Utrecht ondersteunt twee directeuren en het managementteam en zorgt voor soepele processen en tijdige vervolgacties. Je bent een sleutelpersoon die prioriteiten bewaakt, overzicht behoudt en besluiten vertalen naar concrete actiepunten.

Als Management Assistant werk je nauw samen met directie en stakeholders, met ruimte om zelfstandig te handelen. Taal is Nederlands; Engels wordt regelmatig gebruikt met collega's en relaties.

Qualifications

• Mbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistant, directiesecretaresse of vergelijkbare functie.
• Ervaring met intensief agendabeheer en het ondersteunen van directieleden en managementteams.
• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding.
• Sterke organisatorische vaardigheden en een uitstekend gevoel voor prioriteiten.
• Het vermogen om overzicht te behouden in een dynamische werkomgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken voor directie en managementteam
• Organiseren en begeleiden van interne en externe bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken
• Prioriteren en afhandelen van inkomende verzoeken, correspondentie en informatie
• Verzorgen van projectmatige en administratieve ondersteuning
• Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders
• Ondersteunen en vervangen van de Executive Assistant bij afwezigheid

Skills

Agenda beheer

Projectmatige ondersteuning

Interne en externe communicatie

Organisatorische vaardigheden

Proactieve werkhouding

Prioriteiten beheren

Taalvaardigheid NL/EN

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Wat ga je doen

Vanuit Ballast Nedam Infra in Utrecht ondersteun je twee directeuren en het managementteam. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat processen, afspraken en acties soepel verlopen.

Als Management Assistant ben je veel meer dan de beheerder van agenda's. Je bewaakt prioriteiten, houdt overzicht en zorgt dat besluiten en actiepunten daadwerkelijk verder worden gebracht. Je werkt dagelijks samen met directie, management en interne en externe stakeholders. Daarbij schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet je ook onder tijdsdruk het overzicht te bewaren.

Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden, servicegerichte instelling en gevoel voor prioriteiten weet je precies wat er nodig is om de directeuren en hun teams optimaal te ondersteunen. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en zorgt ervoor dat iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Samen met de Executive Assistant vorm je een sterk team. Jullie werken nauw samen en vervangen elkaar waar nodig. Hierdoor draag je direct bij aan de continuïteit en professionaliteit van de ondersteuning binnen Ballast Nedam Infra. De voertaal is Nederlands, maar je schakelt ook regelmatig in het Engels met collega’s en relaties.

Een samenvatting van jouw werkzaamheden:

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken voor directie en managementteam
• Organiseren en begeleiden van interne en externe bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken
• Prioriteren en afhandelen van inkomende verzoeken, correspondentie en informatie
• Verzorgen van projectmatige en administratieve ondersteuning
• Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders
• Ondersteunen en vervangen van de Executive Assistant bij afwezigheid

Wat breng jij mee

• Mbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als management assistant, directiesecretaresse of vergelijkbare functie;
• Ervaring met intensief agendabeheer en het ondersteunen van directieleden en managementteams;
• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding;
• Sterke organisatorische vaardigheden en een uitstekend gevoel voor prioriteiten;
• Het vermogen om overzicht te behouden in een dynamische werkomgeving;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week

Wat je van ons krijgt

• Aantrekkelijk salaris passend bij jouw kennis en ervaring;
• Je krijgt naast je salaris een vast bedrag voor duurzame inzetbaarheid, dat eraan bijdraagt om gezond te blijven (2,3% volgens cao Bouw & Infra);
• 43 vrije dagen volgens de cao Bouw & Infra. Van deze dagen worden er 13 uitbetaald in je individuele budget, je kunt ervoor kiezen om deze dagen terug te kopen;
• Een sterk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een standaardverzekering van alle werknemersrisico's, pensioenregelingen, een extra aanvulling bij arbeidsongeschiktheid;
• Een laptop en een smartphone;
• Jouw ontwikkeling doet ertoe. Met Grow, ons leer- en ontwikkelplatform, krijg je alle ruimte om te werken aan je persoonlijke en professionele ambities.

• Functie: Staf en ondersteuning
• Opleidingsniveau: mbo
• Over ons: Bij Ballast Nedam Large Projects bouwen we aan de infrastructuur van morgen: wegen, bruggen, tunnels en kademuren. We realiseren complexe projecten van ontwerp tot oplevering, samen met grote publieke organisaties en partners. Onze kracht ligt in onze mensen, betrokken professionals die kwaliteit, veiligheid en innovatie vooropstellen. Hier werk je mee aan duurzame infrastructuur én aan de grote uitdagingen van morgen.
• Opleidingsrichting: Niet vereist, Communicatie
• Header Subtitel: Kom werken bij ons
• Headertitel: Daag jezelf uit
• Type vacature: Vast
• Contactpersoon: Nino Steenbergen
• Branche: Civiel
• Regio: Utrecht