Kwartiermaker Beleidscoordinatie, Zwolle

OverheidZZP; Zwolle; On-site; EUR 60.000 - 80.000; Full time

Job summary

Een overheidsorganisatie in Zwolle zoekt een kwartiermaker voor beleidscoördinatie. Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van een centrale beleidsbibliotheek en het faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders. Ervaring met SharePoint en het organiseren van trainingen is gewenst. Dit is een kans om een structuur op te zetten die invloed heeft op de gehele organisatie.

Qualifications

• Moet een functionerende structuur voor beleidscoördinatie kunnen opzetten.
• In staat om een centrale beleidsbibliotheek in te richten en te beheren.
• Moet samen kunnen werken met diverse afdelingen en beleidsbeheerders.

Responsibilities

• Inrichten van een centrale beleidsbibliotheek met procedures.
• Faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders.
• Organiseren van instructies en trainingen voor eindgebruikers.

Skills

Beleidscoördinatie opzetten

Zorg voor kwaliteitsborging

Samenwerken met ICT

Faciliteren van samenwerking

Organiseren van trainingen

Tools

SharePoint

Job description

In het kort: Je gaat een functionerende structuur voor beleidscoördinatie opzetten, een centrale beleidsbibliotheek inrichten, samenwerking tussen beleidsbeheerders faciliteren en kwaliteitsborging van beleidsdocumenten waarborgen binnen de organisatie.

Opdrachtbeschrijving Kwartiermaker Beleidscoördinatie

Doel van de opdracht

Het opzetten van een functionerende structuur voor beleidscoördinatie binnen de organisatie, met als einddoel een centrale, goed beheerde beleidsbibliotheek waarin alle beleidsstukken voldoen aan vastgestelde kwaliteitseisen. Startende met een inventarisatie wat er reeds is. Als extra resultaatgebied opzetten van een toekomstbestendig profiel van een beleidscoördinator, inclusief positionering binnen Vitens.

Resultaatgebieden

• Beleidsbibliotheek: Inrichten en beheren van een centrale beleidsbibliotheek. Zorgen voor een overzichtelijke en toegankelijke structuur. Implementeren van procedures voor het toevoegen, verwijderen en actualiseren van documenten. Samenwerken met ICT voor technische ondersteuning (ECM).
• Beleidsstructuur: Identificeren van beleidsbeheerders per afdeling. In samenspraak met het betreffende afdelings-MT de beleidsbeheerder als rol binnen de afdeling (laten) benoemen. Faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders en afdelingen. Vastleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden van beleidsbeheerders.
• Communityvorming: Organiseren en faciliteren van een actieve community van beleidsmakers/beleidsbeheerders binnen de organisatie. Stimuleren van kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen beleidsmakers. Bevorderen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en actualiteit van beleid.
• Kwaliteitsborging: Toetsen van aangeleverde beleidsdocumenten op actualiteit en relevantie. Signaleren van afwijkingen en agenderen van knelpunten bij DO/RvB en Compliance Informen. Zorgen voor naleving van procedures conform beleidswerkprocessen.
• Training en ondersteuning: Organiseren van instructies en trainingen voor beleidsbeheerders en eindgebruikers, in samenwerking met de Vitens Academy.
• Opschoning en migratie: Coördineren van het opschonen van SharePoint in samenwerking met de beleidsbeheerders van de afdelingen. Migreren van relevante beleidsdocumenten naar de centrale bibliotheek. Inrichten van standaard versiebeheer beleidsdocumenten.
• Continue verbetering: Evalueren van processen en doen van verbetervoorstellen. Monitoren van gebruik en effectiviteit van de beleidsbibliotheek.

Randvoorwaarden

• De kwartiermaker heeft mandaat om afdelingen te benaderen en samenwerking te initiëren.
• Er is een back-up persoon beschikbaar voor toegang tot de beleidsbibliotheek.
• ICT en communicatie zijn betrokken als ondersteunende partners.
• S&L als richtinggevende partner betrekken.

Rapportage en overleg

• Tweewekelijkse voortgangsrapportage aan de opdrachtgever (en PAB).
• Maandelijks overleg met betrokken stakeholders.

Functie-eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV.

• Het opzetten van een functionerende structuur voor beleidscoördinatie binnen de organisatie.
• Inrichten en beheren van een centrale beleidsbibliotheek.
• Zorgen voor een overzichtelijke en toegankelijke structuur.
• Implementeren van procedures voor het toevoegen, verwijderen en actualiseren van documenten.
• Samenwerken met ICT voor technische ondersteuning (ECM).
• Identificeren van beleidsbeheerders per afdeling.
• In samenspraak met het betreffende afdelings-MT de beleidsbeheerder als rol binnen de afdeling (laten) benoemen.
• Faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders en afdelingen.
• Vastleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden van beleidsbeheerders.
• Organiseren en faciliteren van een actieve community van beleidsmakers/beleidsbeheerders binnen de organisatie.
• Stimuleren van kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen beleidsmakers.
• Bevorderen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en actualiteit van beleid.
• Begeleiden beleidsmakers bij gebruik format.
• Toetsen van aangeleverde beleidsdocumenten op actualiteit en relevantie.
• Signaleren van afwijkingen en agenderen van knelpunten bij DO/RvB en Compliance Informen.
• Zorgen voor naleving van procedures conform beleidswerkprocessen.
• Organiseren van instructies en trainingen voor beleidsbeheerders en eindgebruikers, in samenwerking met de Vitens Academy.
• Coördineren van het opschonen van SharePoint in samenwerking met de beleidsbeheerders van de afdelingen.
• Migreren van relevante beleidsdocumenten naar de centrale bibliotheek.
• Inrichten van standaard versiebeheer beleidsdocumenten.
• Evalueren van processen en doen van verbetervoorstellen.
• Monitoren van gebruik en effectiviteit van de beleidsbibliotheek.

Functie-voorstel

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek.

• Geen wensen

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.