Key user administratieve processen en systemen

University of Twente; Enschede; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

CAO Nederlandse Universiteiten - UFO-s

Job summary

Universiteit Twente zoekt een key user administratieve processen en systemen voor de studenteninformatiesystemen. Je werkt aan de optimale inrichting van Microsoft Dynamics en Osiris en fungeert als spil tussen gebruikers en functioneel beheer.

Je werkt in een team van zes en draagt bij aan verbeter- en verandertrajecten, rapportages en testen van releases. Een fulltime aanstelling voor een jaar met mogelijke verlenging behoort tot de mogelijkheden.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau.
• Analytisch sterk en overzicht over procesketen.
• Affiniteit met administratieve processen en onderwijssystemen.
• In staat om situaties te ontleden en hoofd-/ bijzaken te onderscheiden.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Engels en Nederlands.

Responsibilities

• Zorgen voor optimale inrichting en werking van gebruikerssystemen voor diverse processen.
• Voorbereiden, analyseren, ontwerpen, beheren en evalueren van processen in het systeem.
• Aanspreekpunt voor aanmeld- en inschrijfprocessen binnen sas voor Microsoft Dynamics en Osiris.
• Deelnemen aan verbeter- en implementatieprojecten rond Microsoft Dynamics en Osiris.
• Opstellen van managementrapportages rondom aanmelding en inschrijving.
• Testen van nieuwe releases en systeemaanpassingen in onderwijsontwikkelingen.

Skills

HBO-niveau

Analytisch vermogen

Engels (vloeiend)

Nederlands (vloeiend)

Procesinrichting

Kennis Osiris/Dynamics (pre)

Education

HBO-werk- denkniveau

Tools

Microsoft Dynamics

Osiris

Job description

Functieomschrijving

Optimalisering en digitalisering van processen zijn belangrijke thema’s voor de Universiteit Twente en binnen CES. Onze processen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd ondersteund en er zijn volop ontwikkelingen op gebied van optimalisatie en innovatie om het onderwijs nog beter te kunnen ondersteunen. De key users administratieve processen en systemen spelen hierin een belangrijke rol.

Wij zoeken versterking voor het functioneel inrichten van nieuwe werkprocessen in Microsoft Dynamics en Osiris en voor de doelgroep professionals in het kader van Leven Lang Ontwikkelen (LLO) en studenten.

Als key user administratieve processen en systemen van de studentinformatiesystemen ben je samen met je directe collega’s verantwoordelijk voor een efficiënte inrichting van het systeem en vervul je een onmisbare spilfunctie tussen het dagelijkse werk van de gebruikers van de systemen en IT.

Je hebt afwisselende taken zoals:

• zorgen voor een optimale inrichting en werking van de gebruikerssystemen voor diverse processen;
• voorbereiden, analyseren, ontwerpen, beheren en evalueren van de processen in het systeem;
• aanspreekpunt voor de aanmeld- en inschrijfprocessen binnen sas voor Microsoft Dynamics en Osiris. als contactpersoon fungeren bij complexe problemen en eventuele calamiteiten tussen de gebruikers en functioneel beheer;
• deelnemen aan verbeter- en implementatieprojecten rond Microsoft Dynamics en Osiris;
• het opstellen van rapportages voor managementinformatie rondom aanmelding en inschrijving;
• testen van nieuwe releases en systeemaanpassingen voor onderwijsontwikkelingen, samen met functioneel beheer;
• het signaleren, beoordelen en oplossen van knelpunten;
• deelname aan en/of aansturing van verbeter- en verandertrajecten;
• het deelnemen aan en uitvoeren van procesanalyses en advisering over procesoptimalisatie, waarbij je samen met de teams verantwoordelijk bent voor het optimaliseren en automatiseren van bestaande en nieuwe processen;
• Je werkt binnen de afdeling SAS met 5 andere medewerkers processen en systemen in een team. In dit team heerst een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel. Daarnaast werk je nauw samen met de functioneel beheerders van de CES-afdeling Information Management.

Profiel

Wij zoeken een collega die:

• beschikt over HBO-werk en denkniveau;
• analytisch zeer sterk is en goed overzicht heeft over de gehele procesketen;
• affiniteit heeft met administratieve processen en onderwijssystemen in het hoger onderwijs (kennis van studentregistratiesystemen zoals Osiris of Microsoft Dynamics is een pre);
• in staat is om situaties te ontleden en informatie in hoofd- en bijzaken te onderscheiden;
• plezier haalt uit het ondersteunen en enthousiasmeren van collega’s en daar zeer vaardig in is;
• accuraat, planmatig en gestructureerd werkt;
• in het bezit van een lean green belt;
• doorpakt en beslissingen durft te nemen;
• beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Engels (c1-niveau) en het Nederlands.

Ons aanbod

Wij bieden je een uitdagende functie in een werkomgeving waar continu leren hoog in het vaandel staat voor 40 uur per week, in eerste instantie voor de periode van een jaar. Als de geschiktheid is gebleken, behoort aanstelling voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden.

• De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de cao Nederlandse Universiteiten; de functie is ingedeeld in het UFO-profiel medewerker administratieve processen en systemen 4. Het salaris (schaal 8) bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 3.537,= tot maximaal € 4.673.= bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling. Daarnaast bieden wij goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Over de afdeling

De dienst Centre for Educational Support (CES) verzorgt alle onderwijsondersteunende activiteiten van de Universiteit Twente. Binnen deze dienst is de afdeling Student Affairs and Services (SAS) verantwoordelijk voor het stroomlijnen van de processen rondom aanmelding, diplomawaardering, inschrijving, inning van collegegeld, visumaanvragen en huisvesting van (aankomende) bachelor-, master- of uitwisselingsstudenten. Daarnaast kunnen studenten met al hun vragen bij de studentenbalie Student Services in het Contact Centre terecht. De systemen die deze processen ondersteunen worden efficiënt ingericht door onze medewerkers administratieve processen en systemen voor zowel studenten als voor het Leven Lang Ontwikkelen-initiatief, een nieuwe wettelijke taak voor publieke instellingen om leeraanbod te ontwikkelen voor professionals.

Over de organisatie

Het Centrefor Educational Support (CES) van de Universiteit Twente begeleidt studenten en ondersteunt onderwijsprocessen. We dragen zorg voor studenten vanaf hun aanmelding tot afstuderen en begeleiden ze bij hun studie en met loopbaanadvies. Bovendien biedt CES taalcursussen, functioneel beheer, studiebeursinformatie, roosterplanning en onderwijskundige expertise. Wij zijn een proactieve dienst waar betrouwbaarheid, gedrevenheid en collegialiteit hoog in het vaandel staan. UT en CES bieden werk dat ertoe doet. Wij zijn trots, omdat we bijdragen aan de ontwikkeling van de volgende generatie. Als onderdeel van people first universiteit vinden we diversiteit, inclusie, persoonlijke groei en talentonwikkeling belangrijk en investeren daarin. We bieden een open en ondernemende sfeer met ruimte voor persoonlijke groei en talentontwikkeling. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende universiteit met een positieve maatschappelijke impact.

Als werkgever biedt CES werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.