Junior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Studiefaciliteiten

Individueel Keuzebudget

Woon-werkvergoeding / OV

Job summary

Ministerie van Defensie in Utrecht zoekt een Junior medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB). Je werkt in een professioneel team en ondersteunt de ontsluiting van inkomende, uitgaande en interne documenten en dossiers.

Je voert controles uit, draagt bij aan dossiervorming en biedt klantadvies. Je leert werken met DI-systemen zoals XPostWeb en DefDoc, en helpt bij archiefoverdracht en gebruikersinstructie volgens de geldende procedures.

Qualifications

• MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 of overeenkomstige/relevante DIOR-modulen. Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau.
• Kennis van de Franse taal op basisniveau.
• Met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• In het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers.
• Het adviseren van de klant.
• Goe de contactuele vaardigheden en overtuigingskracht;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Dienstverlenende instelling;
• ICT-vaardig.

Responsibilities

• Het uitvoeren van controles, dossiervorming en de ondersteuning van collega’s.
• Daarnaast adviseer je onze klanten.
• Je gaat het team DIB ondersteunen in de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten en documenten van bijzondere aard.
• Dat betekent ook het vormen en beheren van (digitale) dossiers en het verstrekken van informatie daarover.
• Ook ondersteun en instrueer je gebruikers bij het gebruik van DI-systemen zoals XPostWeb en DefDoc.
• Een deel van je werkzaamheden is archiefoverdracht gereed te maken en het ondersteunen van andere DIB-loketten.
• Bijzondere vereisten: een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Skills

Engels niveau

Frans basis

ICT-vaardig

Kantoorsoftware

Documenten beheer

Klantadvies

Communicatie

Overtuigingskracht

Education

MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring

Job description

Junior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Vacature kenmerken

Standplaats Utrecht

Contractduur Betreft een tijdelijke functie

Uren per week - 38

Maandsalaris €3.169,00 - €3.996,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied ICT

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Wanneer je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Inmiddels zetten zo’n 80.000 collega’s, militairen en burgers zich dagelijks in voor een veilig Nederland. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele Defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als medewerker DIB ben je mede verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, dossiervorming en de ondersteuning van jouw collega’s. Daarnaast adviseer je onze klanten. We zoeken een teamspeler die het initiatief durft te nemen.

Het is voor Defensie belangrijk dat informatie snel terug te vinden is. Als Medewerker Dynamisch Informatie Beheer (DIB) ga je hieraan meehelpen.

Je gaat het team DIB ondersteunen in de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten en documenten van bijzondere aard.
Dat betekent bijvoorbeeld het vormen en beheren van (digitale) dossiers en het verstrekken van informatie daarover.

Ook ondersteun en instrueer je gebruikers bij het gebruik van DI-systemen zoals XPostWeb en binnenkort ook het nieuw te implementeren DefDoc en adviseer je de klant over de richtlijnen en regelgeving waaraan voldaan moet worden.
Bij een deel van je werkzaamheden ondersteun je de medioren bijvoorbeeld door de over te dragen archieven overdracht gereed te maken. Het kan ook voorkomen dat je andere DIB-loketten moet ondersteunen.

Ten behoeve van de informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je (soms buiten reguliere kantoortijden) mede de loketfunctie door het beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Je verstrekt en verwerkt informatie uit Hoog Gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies).

Dit vragen wij

• MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 of overeenkomstige/relevante DIOR-modulen. Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau.
• Kennis van de Franse taal op basisniveau.
• Met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• In het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers.
• Het adviseren van de klant.
• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Dienstverlenende instelling;
• ICT-vaardig.

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €3.169,00 - €3.996,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur Betreft een tijdelijke functie

Maximaal aantal uren per week 38

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Je gaat werken is bij JIVC DIB Team COMMIT.
Het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT; in conflict, crisis en normale omstandigheden.

Het JIVC is dé leverancier van ICT-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.

Binnen de afdeling DIB ga je aan de slag. DIB-team COMMIT bestaat uit 17 collega’s, die in diverse functies samen verantwoordelijk zijn voor het documentbeheer van het Defensieonderdeel COMMIT.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Els Oostdijk, Recruitment Adviseur HR
[e-mail]