Junior Medewerker Dynamisch informatie beheer

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding of OV-abonnement

Job summary

Ministerie van Defensie in Utrecht zoekt een Junior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ter ondersteuning van het team DIB CLAS. Je houdt je bezig met het ontsluiten, registreren en archiveren van inkomende, uitgaande en interne documenten, inclusief gewaarmerkte stukken, en draagt bij aan de digitale dossiers.

In de toekomst help je klanten (medewerkers van CLAS) proactief en geef je adviezen over hoe documenten het beste geregistreerd kunnen worden.

Qualifications

• Engels op basisniveau verplicht.
• Ervaring met documentbeheer is geen vereiste maar welkom.
• Goede kennis van basis software en archivering.
• Bereidheid om trainingen te geven aan gebruikers.

Responsibilities

• Scannen en registreren van documenten.
• Registreren en archiveren van (bijzondere) documenten.
• Ondersteunen van CLAS-medewerkers bij informatiebeheer.
• Bewerken en reageren op klantvragen over informatiebeheer.

Skills

Engels (basisniveau)

Digitaal vaardig

Klantcontact

Trainings geven

Education

MAVO/VMBO/TL/MBO

Tools

SOD 1 (GO)

DIOR-modules

Kantoorsoftware

Job description

Word Junior Medewerker Dynamisch informatie beheer?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie.

Het is voor Defensie belangrijk dat informatie snel terug te vinden is. Als Junior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ga je hieraan meehelpen. Het DIB heeft tot doel het documenteren, leveren en verwijderen van informatie, voor zover het informatie betreft die wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering van Defensie, dus die zich in het dynamisch domein bevindt.

Je gaat het team DIB ondersteunen in de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten en documenten van bijzondere aard. Denk hierbij aan allerlei gewaarmerkte documenten. Je bent dus bezig met het vormen en beheren van (digitale) dossiers en het verstrekken van informatie daarover.

Bij Defensie bestaat ook een ander soort informatiestroom, de gerubriceerde informatie, welke een aparte behandeling heeft en in andere informatiesystemen wordt verwerkt. Deze documenten/informatie hebben allemaal te maken met het Commando Materieel en IT (COMMIT).
In de praktijk zul je deze documenten dus registreren en vervolgens archiveren. Verder zul je op termijn gevraagd en ongevraagd de klant helpen die vragen heeft over Informatiebeheer. En met de klant worden de medewerkers van CLAS bedoeld.

Jouw rol zal steeds meer veranderen van een reactieve in een proactieve. Je zult in de nabije toekomst steeds vaker zelf contact zoeken met de klant en adviseren over hoe men het registreren van documenten het best aan kan pakken.

De ene keer ben je aan het scannen en registreren van documenten, het andere moment beantwoord je vragen van de klant of zorg je voor verzending van bepaalde informatieobjecten. Kortom, een afwisselende functie in het midden van het land.

Dus ben jij enthousiast over dit werk, houd je van structuur en lijkt het je leuk om voor Defensie te werken?

• Tijdelijke aanstelling
• Betreft een tijdelijke aanstelling
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Voor deze functie zijn we vooral op zoek naar iemand die enthousiast en gemotiveerd is om voor ons te komen werken. Ervaring in informatiebeheer is fijn maar zeker geen vereiste.

De ideale kandidaat heeft:

• MAVO/VMBO (TL)/MBO opleiding of aantoonbare werkervaring op dit niveau;
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Waar nodig kan dit binnen Defensie worden behaald;
• Kennis van de Engels taal op basis niveau;
• Ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie;
• Ervaring met het gebruik van standaard kantoorsoftware, je bent dus digitaal vaardig;
• Bereidheid om trainingen aan gebruikers te geven

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen. Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.

Je hebt goede communicatieve vaardigheden (luisteren, overbrengen en overtuigen), Je hebt een dienstverlenende en ondersteunende werkhouding, gericht op de samenwerking met het team en de klant. Je werkt accuraat, integer en discreet. We vragen je ook flexibel te zijn als de situatie daarom vraagt, de wereld verandert en wij veranderen daarin mee.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

Het onderdeel waar je gaat werken is bij COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatie Beheer in Utrecht. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van het Informatiebeheer voor heel Defensie.

COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland het best mogelijke te bieden: het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun werk zo krachtig en effectief mogelijk doen.

Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.
Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer aan de slag. Het team DIB CLAS bestaat uit 24 collega’s in alle leeftijdsgroepen.

De standplaats is de Kromhoutkazerne in Utrecht. We zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer, sporten kun je hier gratis, en in het bedrijfsrestaurant vind je lekkere en betaalbare maaltijden.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogste krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit en flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijke capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ont