Junior bestuurssecretaris

Jouwzorgbaan; Amersfoort; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Onregelmatigheidstoeslag

Pensioenopbouw

Collectieve zorgverzekering

8% vakantiegeld

8,33% eindejaarsuitkering

Trainingen & opleidingen

Mindfulness, coaching, fitness

Job summary

Philadelphia zoekt een junior bestuurssecretaris die opereert vanuit Amersfoort en nauw samenwerkt met cliënten, bestuurders en managers. Je leert alle facetten van bestuurlijke ondersteuning, medezeggenschap en besluitvorming kennen, met ruimte voor ontwikkeling en begeleiding binnen een betrokken, lerende organisatie.

Je werkt vanuit het Servicekantoor in Amersfoort en draagt bij aan een zorgvuldige procedure en tijdige besluitvorming, onder verlof van onafhankelijke advisering en samenwerking

Qualifications

• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Inzicht in medezeggenschap en zorgprocessen.
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteren.

Responsibilities

• Ondersteunt de Landelijke Cliëntenraad en Landelijke Familieraad bij medezeggenschapstaken en regelt vergaderstukken en notulen.
• Begeleidt en bewaakt de besluitvormingsprocessen en zorgt voor heldere voorstellen voor overleg.
• Organiseert Managersdagen en Managerstalks en coördineert praktische bijeenkomsten.
• Coördineert administratieve afhandeling van klachten via Klachtencommissie Onvrijwillige Zorg en andere instanties.

Skills

Schriftelijke communicatie

Onafhankelijk handelen

Cliëntenzorg interesse

Education

HBO/WO opleiding in bestuurskunde of vergelijkbaar

Job description

Vergroot je wereld én die van anderen

Wil jij met jouw organisatietalent, scherpe pen en gevoel voor verhoudingen bijdragen aan zorgvuldige besluitvorming en sterke medezeggenschap? Bij Philadelphia krijg je de ruimte om jouw talenten in te zetten én verder te ontwikkelen.

Als junior bestuurssecretaris krijg je verantwoordelijkheid, vertrouwen en begeleiding om het vak in de volle breedte te leren. Je werkt nauw samen met cliënten, verwanten, bestuurders, directeuren en managers. Zo zie je direct hoe jouw werk bijdraagt aan goede zorg en een organisatie waarin mensen kunnen groeien.

Breng je relevante ervaring mee uit een andere functie of sector? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Locatie

Je werkt vanuit het Servicekantoor van Philadelphia in Amersfoort. Vanuit deze centrale plek ondersteun je bestuurlijke processen, medezeggenschap en organisatiebrede bijeenkomsten.

Bij Philadelphia ondersteunen we mensen met een verstandelijke beperking om het beste uit zichzelf te halen. Dat doen we samen, met aandacht voor ieders talenten en mogelijkheden. Je komt terecht in een betrokken, lerende organisatie die werkt aan vernieuwing van de zorg- en dienstverlening.

Team & Uitdaging

Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en valt hiërarchisch onder de bestuurssecretaris. Je werkt samen met de Raad van Bestuur, directeuren, voorzitters en leden van de Landelijke Cliëntenraad en Landelijke Familieraad en verschillende professionals binnen de organisatie.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment ondersteun je de medezeggenschapsraden, het andere moment begeleid je een bestuurlijk besluitvormingsproces. Daarnaast organiseer je samen met collega's managersbijeenkomsten en coördineer je externe klachtenprocedures.

Jouw functie bestaat uit vier aandachtsgebieden:

1. Je versterkt medezeggenschap

Je ondersteunt de Landelijke Cliëntenraad en Landelijke Familieraad bij hun medezeggenschapstaken. Je zorgt dat de raden zelfstandig, goed geïnformeerd en effectief invloed kunnen uitoefenen.

• Je bereidt vergaderingen voor en verzorgt agenda's, vergaderstukken, verslagen en actie- en besluitenlijsten.
• Je bewaakt afspraken, procedures en termijnen.
• Je informeert de raden over hun rechten en mogelijkheden vanuit de Wmcz 2018 en de medezeggenschapsregeling.
• Je ondersteunt de communicatie met de achterban en regelt de praktische en administratieve zaken.

In deze rol werk je onafhankelijk en vanuit het belang van de raden. Je ondersteunt hun proces, zonder standpunten over te nemen of namens hen te beslissen. Je kunt vrij en onafhankelijk adviseren, zonder inhoudelijke aansturing of beïnvloeding door de Raad van Bestuur.

2. Je helpt besluiten zorgvuldig tot stand komen

Je ondersteunt de besluitvorming van het directieberaad en het directeurenoverleg. Je zorgt dat voorstellen helder zijn, de juiste perspectieven worden meegenomen en afspraken worden opgevolgd.

• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van besluitvormingsprocessen.
• Je beoordeelt of voorstellen gereed zijn voor bespreking en besluitvorming.
• Je signaleert wanneer verdere afstemming, medezeggenschap of besluitvorming nodig is.
• Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt acties en besluiten.

Hierbij werk je volgens het Philadelphia-spoorboekje Zo werken we samen, waarin samenwerking, eigenaarschap, voortgang, leren en openheid centraal staan.

3. Je brengt managers in beweging

Samen met collega's organiseer je Managersdagen en Managerstalks die managers inspireren en verder helpen.

• Je denkt mee over relevante thema's, programma's en de inhoud van bijeenkomsten.
• Je volgt ontwikkelingen binnen en buiten Philadelphia.
• Je maakt planningen en coördineert de praktische organisatie.
• Je evalueert bijeenkomsten en vertaalt inzichten naar verbeteringen.

4. Je zorgt voor een zorgvuldig klachtenproces

Je coördineert de administratieve afhandeling van klachten bij de Klachtencommissie Onvrijwillige Zorg, de Geschillencommissie en andere externe klachteninstanties.

Je beoordeelt klachten niet inhoudelijk, maar zorgt ervoor dat procedures correct, zorgvuldig en tijdig verlopen. Zo bied je alle betrokkenen duidelijkheid in vaak gevoelige situaties.

Jouw uitdaging

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende rollen, dossiers en belangen. Je houdt overzicht, communiceert helder en bewaakt de voortgang. Daarbij ben je je bewust van jouw verschillende verantwoordelijkheden en weet je onafhankelijkheid en samenwerking zorgvuldig te combineren.

Je krijgt ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, vragen te stellen en van ervaren collega's te leren. Binnen het bestuurssecretariaat maken we duidelijke afspraken om de onafhankelijke ondersteuning van de medezeggenschapsraden te waarborgen.

Wat krijg je van ons?

Bij Philadelphia krijg je de ruimte om het beste uit jezelf en uit je werk te halen. Jij vergroot onze wereld, wij zorgen dat jij die van jou ook kunt vergroten. Daarom bieden wij naast alles uit de CAO Gehandicaptenzorg, ook extra's. Wat je van ons krijgt:

• Contract voor onbepaalde tijd met een salaris van maximaal €x.xxx bij 36 uur per week (FWG 60), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Onregelmatigheidstoeslag, goede pensioenopbouw, een collectieve zorgverzekering, 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering. (Je kunt ook kiezen voor maandelijkse uitbetaling van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering.)
• Trainingen & opleidingen en van alles om je mentale en fysieke gezondheid te versterken (mindfulness, coaching, fitness, zwangerschaps- of overgangsbegeleiding).
• Minder regels, meer vrijheid: zodat jij kunt doen wat echt belangrijk is. Want als professional weet jij toch het allerbeste wat er nodig is?
• Allerlei kortingen voor een dag of avond uit met familie en vrienden.
• Een veelzijdige en betekenisvolle functie waarin je de organisatie leert kennen en bijdraagt aan medezeggenschap en zorgvuldige besluitvorming.
• Begeleiding van ervaren collega's, ruimte voor eigen initiatief en mogelijkheden om door te groeien in het vak van bestuurssecretaris.
• Scholingsmogelijkheden, bijvoorbeeld op het gebied van de Wmcz 2018.

Bekijk al onze arbeidsvoorwaarden.

Wie ben jij?

We zoeken vooral jouw talent, nieuwsgierigheid en vermogen om te groeien. Je hoeft niet alles al te kunnen, maar je hebt wel de ambitie om je te ontwikkelen binnen het bestuurlijke werkveld.

Voor een goede start in deze functie helpt het als je:

• Een afgeronde hbo- of wo-opleiding hebt, bijvoorbeeld in bestuurskunde, rechten, bedrijfskunde, organisatiekunde of een vergelijkbare richting.
• Helder en zorgvuldig schrijft en gemakkelijk communiceert met verschillende doelgroepen.
• Complexe informatie snel doorgrondt, hoofd- en bijzaken onderscheidt en de kern begrijpelijk kunt verwoorden.
• Belangstelling hebt voor de zorg, bestuurlijke processen en de positie van cliënten en hun vertegenwoordigers.
• Onafhankelijk, zorgvuldig en rolvast kunt handelen.

Zo maak jij het verschil

Je houdt overzicht, ziet samenhang tussen dossiers en belangen en stelt duidelijke prioriteiten. Je werkt zorgvuldig, ook wanneer het druk is, en hebt oog voor kwaliteit en vertrouwelijkheid.

Je bent proactief, denkt vooruit en signaleert waar verbetering mogelijk is. Je communiceert begrijpelijk, neemt verantwoordelijkheid en zoekt actief de samenwerking op.

Ervaring met bestuurlijke ondersteuning, medezeggenschap of besluitvorming is welkom, maar niet noodzakelijk. Misschien heb je in een andere functie of sector al geleerd om complexe processen te organiseren, belangen te verbinden of informatie toegankelijk te maken.

We zijn vooral benieuwd naar wat jij meebrengt en wat je bij ons wilt leren.

Heb je nog vragen? Bel dan met Anne-Marie Blaauw, bestuurssecretaris, op telefoonnummer 06 27 41 27 68 of mail naar [e-mail].

De kennismakingsgesprekken zijn gepland op (datum zelf invullen).

Een gesprek met vertegenwoordigers van de Landelijke Cliëntenraad en/of Landelijke Familieraad maakt deel uit van de selectieprocedure. Voor het onderdeel onafhankelijke ondersteuning vindt de benoeming plaats met inachtneming van het instemmingsrecht van de cliëntenraad.