Junior bestuurssecretaris

Philadelphia; Amersfoort; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Onregelmatigheidstoeslag

Collectieve zorgverzekering

8% vakantiegeld

8,33% eindejaarsuitkering

Trainingen & opleidingen

Job summary

Philadelphia zoekt een Servicekantoor medewerker voor onze zorginstelling. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten, medewerkers en bezoekers en regelt vragen, administratieve zaken en zorgt voor een soepele gang van zaken op kantoor.

Je werkt in een informele, warme werksfeer waar samenwerking centraal staat. Je bent flexibel, communicatief en draagt bij aan een gastvrije organisatie. Een marktconform salaris, goede arbeidsvoorwaarden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling horen erbij.

Qualifications

• Je bent betrouwbaar, communicatief en hebt oog voor details.
• Je werkt graag in teamverband en vraagt collega’s om hulp wanneer nodig.
• Je bent flexibel en kunt meerdere taken tegelijk uitvoeren.

Responsibilities

• Beantwoordt telefoontjes en e-mails.
• Helpt bezoekers bij aankomst.
• Verwerkt administratieve taken en ondersteunt collega's.
• Gedraagt zich proactief en lost problemen samen met het team op.

Skills

Teamspeler

Vriendelijk karakter

Geduld

Goede organisatie

Goede communicatie

Nederlands spreken

Kantoorwerk ervaring

Job description

2. Je helpt besluiten zorgvuldig tot stand komen

Je ondersteunt de besluitvorming van het directieberaad en het directeurenoverleg. Je zorgt dat voorstellen helder zijn, de juiste perspectieven zijn betrokken en afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.

Je:

• bewaakt de kwaliteit en voortgang van het besluitvormingsproces;
• beoordeelt of voorstellen klaar zijn voor bespreking en besluitvorming;
• signaleert of belanghebbenden en organisatieonderdelen tijdig zijn betrokken;
• bereidt vergaderingen voor, verzorgt heldere verslaglegging en bewaakt acties en besluiten;
• herkent wanneer verdere afstemming, medezeggenschap of besluitvorming door de Raad van Bestuur nodig is.

Je werkt volgens het Philadelphia-spoorboekje Zo werken we samen. Samenwerking, eigenaarschap, voortgang, leren en openheid staan daarin centraal. Voorstellen worden vanuit verschillende perspectieven bekeken en besluiten worden zo dicht mogelijk bij de cliënt genomen.

3. Je brengt managers in beweging

Samen met collega’s organiseer je Managersdagen en Managerstalks die managers verder helpen. Je volgt ontwikkelingen binnen en buiten Philadelphia en vertaalt die naar relevante, aansprekende thema’s. Daarbij combineer je inhoudelijk meedenken met een sterke organisatie.

Je:

• denkt mee over het doel, de inhoud en de opbouw van bijeenkomsten;
• vertaalt ontwikkelingen naar thema’s en programmaonderdelen;
• maakt een realistische planning en bewaakt de voorbereiding;
• coördineert de praktische organisatie;
• evalueert de bijeenkomsten en gebruikt de opbrengsten om volgende edities te verbeteren.

Zo help je managers om ontwikkelingen te begrijpen, van elkaar te leren en hun rol goed te vervullen.

4. Je zorgt voor een zorgvuldig klachtenproces

Je coördineert de administratieve afhandeling van klachten bij de Klachtencommissie Onvrijwillige Zorg, de Geschillencommissie en andere externe klachteninstanties. Je beoordeelt klachten niet inhoudelijk, maar zorgt dat het proces correct, zorgvuldig en tijdig verloopt. Daarmee bied je alle betrokkenen duidelijkheid in een vaak gevoelige situatie.

Jouw plek in de organisatie

Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en valt hiërarchisch onder de bestuurssecretaris. Je werkt samen met de Raad van Bestuur, directeuren, voorzitters en leden van de cliëntenraad en familieraad, collega’s van het bestuurssecretariaat en andere professionals in de organisatie. Je krijgt ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, vragen te stellen en van ervaren collega’s te leren.

Je bent je bewust van de verschillende rollen die je vervult. Voor de cliëntenraad en familieraad handel je vanuit hun belang en functioneer je inhoudelijk onafhankelijk. Bij de ondersteuning van het

directieberaad, het directeurenoverleg, managersbijeenkomsten en klachtenprocedures werk je vanuit jouw rol binnen het bestuurssecretariaat.

Wij zoeken een Servicekantoor medewerker voor Philadelphia!

Ben jij iemand die graag mensen helpt en het liefst samen met anderen aan de slag gaat? Dan hebben we een leuke uitdaging voor jou! Bij Philadelphia, onze zorginstelling, zoeken we een enthousiaste collega die ons servicekantoor komt versterken.

Als Servicekantoor medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten, medewerkers en bezoekers. Je helpt met vragen, regelt administratieve zaken en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je bent het gezicht van ons kantoor en draagt bij aan een warme, gastvrije sfeer.

Wat ga je doen? Je beantwoordt telefoontjes en e-mails, je helpt bezoekers bij aankomst, je verwerkt administratieve taken en je ondersteunt je collega's waar nodig. Je bent flexibel, proactief en lost problemen graag samen met je team op. Want bij ons geldt: we doen het samen!

Wie ben jij? Je bent een teamplayer met een vriendelijk karakter. Je hebt geduld, bent goed georganiseerd en kunt goed communiceren. Je spreekt Nederlands en hebt ervaring met kantoorwerk. Vooral belangrijk: je voelt je thuis in een informele, collegiale werksfeer waar we elkaar steunen.

Wat bieden wij? Een fijne baan in een zorginstelling met een informele en warme werksfeer. Je werkt in een team dat elkaar helpt en ondersteunt. Natuurlijk krijg je een competitief salaris, goede arbeidsvoorwaarden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Wij zoeken een Servicekantoor medewerker voor Philadelphia!

Ben jij iemand die graag mensen helpt en het liefst samen met anderen aan de slag gaat? Dan hebben we een leuke uitdaging voor jou! Bij Philadelphia, onze zorginstelling, zoeken we een enthousiaste collega die ons servicekantoor komt versterken.

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten, medewerkers en bezoekers. Je helpt met vragen over administratie, planning en praktische zaken. Je bent vriendelijk, geduldig en lost problemen graag op. Niets is je te gek – of het nu gaat om telefoontjes beantwoorden, documenten organiseren of iemand de weg wijzen.

Wat we van je verwachten: je bent betrouwbaar, communicatief en je hebt oog voor detail. Je werkt graag in teamverband en bent niet bang om je collega's om hulp te vragen. Je bent flexibel en kunt goed omgaan met verschillende taken tegelijk.

Wat je meebrengt: ervaring in een servicefunctie is mooi meegenomen, maar niet per se nodig. Belangrijk is dat je goed kunt luisteren, vriendelijk bent en graag voor anderen klaar staat. Je hebt basiskennis van kantoorprogramma's en je Nederlands is prima op orde.

Bij Philadelphia werken we informeel en samen. We doen het samen – dat is onze manier van werken. Je bent geen nummer, maar een volwaardig teamlid. We geloven in open communicatie, wederzijds respect en dat werk ook leuk mag zijn.

Wat krijg je van ons?(zelf invullen)

Bij Philadelphia krijg je de ruimte om het beste uit jezelf en uit je werk te halen. Jij vergroot onze wereld, wij zorgen dat jij die van jou ook kunt vergroten. Daarom bieden wij naast alles uit de CAO Gehandicaptenzorg (zie link naar CAO), ook extra’s. Wat je van ons krijgt:

• Contract voor onbepaalde tijd met een salaris van maximaal €x.xxx bij 36 uur per week (schaal x).
• Onregelmatigheidstoeslag, goede pensioenopbouw, een collectieve zorgverzekering, 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering. (Je kunt ook kiezen voor maandelijkse uitbetaling van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering.)
• Trainingen & opleidingen en van alles om je mentale en fysieke gezondheid te versterken (mindfulness, coaching, fitness, zwangerschaps- of overgangsbegeleiding).
• Minder regels, meer vrijheid: zodat jij kunt doen wat echt belangrijk is. Want als professional weet jij toch het allerbeste wat er nodig is?
• Allerlei kortingen voor een dag of avond uit met familie en vrienden.

Bekijk al onze arbeidsvoorwaarden.