HR Servicespecialist

Kwintes; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris CAO GGZ FWG 40 (CAO)

8,33% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,33%

Balansbudget €1.000 bruto per jaar

50% pensioenbijdrage Kwintes

Fietslease

Opleiding en coaching

Job summary

Kwintes zoekt een administratief medewerker HR Services die zorgt voor een vlekkeloze personeelsadministratie van ongeveer 2.000 collega's. Je werkt je weg door AFAS en bewaakt tijdige en accurate verwerkingen van indienst, mutaties en uitdiensttreding.

Je werkt samen met HR Servicedesk en andere HR-teams, met ruimte voor zelfstandigheid en collegiale ondersteuning. Een groot deel van je werk gebeurt op kantoor in Nederland.

Qualifications

• Minimaal een mbo 4-diploma in een administratieve of HR-gerelateerde richting.
• Ervaring met personeelsadministratie en AFAS is een pré.
• Zeer nauwkeurig, gestructureerd en oog voor detail.
• Goede beheersing van digitale systemen zoals Word en Excel.
• Inzet om administratieve HR-processen tijdig en correct af te handelen.
• Goed kunnen schakelen met collega's en graag samen werken.

Responsibilities

• Verwerken van dagelijkse personeelsadministratie in AFAS.
• Verwerken van indiensttreding en wijzigingen gedurende dienstverband.
• Regelen van administratieve afhandeling bij uitdiensttreding.
• Bijhouden van digitale personeelsdossiers in AFAS.
• Controleren van personeelsgegevens en tijdige verwerking.
• Samenwerken met HR Services en ondersteunen bij vragen.
• Meedenken over verbetering van HR-processen.

Skills

MBO 4-diploma administratie/HR

Ervaring met personeelsadministratie

AFAS-ervaring

Nauwkeurig en gestructureerd

Digitale systemen zoals Word/Excel

Planmatig werken

Teamwerk en samen werken

Flexibel en ondersteun HR-servicedesk

Procesverbetering denken

Education

MBO 4-diploma administratieve/HR richting

Tools

AFAS

Word

Excel

Job description

Zorg jij ervoor dat de administratie tot in de puntjes klopt? En werk je graag in een team waarin je op elkaar kunt rekenen? Als administratief medewerker HR Services bij Kwintes zorg jij ervoor dat alles rondom de in-, door- en uitstroom van onze 2.000 collega's administratief goed geregeld is. Je werkt dagelijks met AFAS, houdt overzicht en zorgt samen met je collega's voor een betrouwbare personeelsadministratie.

Wat ga je doen?

Als administratief medewerker HR Services ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse verwerking van onze personeelsadministratie in AFAS. Van het verwelkomen van nieuwe collega's tot het verwerken van wijzigingen en het administratief afronden van dienstverbanden. Jij zorgt ervoor dat alles tijdig en zorgvuldig wordt verwerkt.

• Verwerken van administratieve werkzaamheden rondom de indiensttreding van nieuwe medewerkers.

• Verwerken van personeelsmutaties en wijzigingen gedurende het dienstverband.

• Verzorgen van de administratieve afhandeling bij uitdiensttreding.

• Actueel en volledig houden van digitale personeelsdossiers in AFAS.

• Controleren van personeelsgegevens en zorgen voor een nauwkeurige en tijdige verwerking.

• Samenwerken met collega's binnen HR Services en ondersteunen bij administratieve vraagstukken.

• Meedenken over het verbeteren en efficiënter inrichten van administratieve HR-processen.

Je hebt een belangrijke rol achter de schermen. Dankzij jouw werk kunnen collega's binnen Kwintes rekenen op een goed georganiseerde personeelsadministratie. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, maar staat er nooit alleen voor. Samen met je team zorg je dat het werk goed en tijdig wordt uitgevoerd.

Jouw werkplek

Binnen HR Services kom je terecht in een betrokken en gezellig team van experts, senior medewerkers, HR-servicedeskmedewerkers en administratief medewerkers. De werkzaamheden worden onderling verdeeld en collega's helpen elkaar waar nodig. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor gezelligheid en persoonlijke betrokkenheid.

Naast de personeelsadministratie beschikt HR Services over een servicedesk waar HR-gerelateerde vragen vanuit de organisatie binnenkomen. Jouw focus ligt op de administratieve verwerking, maar je werkt nauw samen met de servicedeskmedewerkers. Bij afwezigheid of drukte kan het incidenteel voorkomen dat je daar bijspringt.

De afdeling HR bestaat naast HR Services uit een aantal andere afdelingen: Leren & Ontwikkelen, Advies en recruitment, personeelsplanning en vitaliteit. Vanuit het centraal bureau in Zeist ondersteunen we alle teams binnen Kwintes op het gebied van HR.

Over Kwintes

Kwintes ondersteunt mensen met een psychiatrische of psychosociale kwetsbaarheid. Wij bieden onze cliënten vakkundig hulp bij wonen, werken en leren, om een zo zelfstandig mogelijk leven te leiden. Je vindt ons op veel verschillende plaatsen in het midden van het land; van Flevoland tot aan Gouda. Herstel is een betekenisvol begrip in de ondersteuning die Kwintes biedt. Medewerkers van Kwintes vertrouwen op het herstellend vermogen van cliënten en ondersteunen dit proces. We ervaren verbinding met onze 2000 collega’s en samen zetten we ons iedere dag in om mensen te helpen. Bij Kwintes gaan we uit van wat wél kan, ook als het om jouw loopbaan gaat. We werken vanuit vertrouwen en bieden je een baan met betekenis, de ruimte om jezelf te zijn en meer uit jezelf te halen. Zie jij ook meer in mensen?

Wat breng jij mee?

Je houdt ervan als alles klopt en goed geregeld is. Je werkt nauwkeurig, brengt structuur aan in je werkzaamheden en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren. Daarnaast vind je het prettig om samen te werken en help je collega's graag verder. Je:

• Hebt een mbo 4-diploma, bij voorkeur in een administratieve of HR-gerelateerde richting;

• Hebt ervaring met personeelsadministratie en werkt bij voorkeur al met AFAS;

• Werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail;

• Kunt goed overweg met digitale systemen en programma's zoals Word en Excel;

• Plant je werkzaamheden slim en zorgt dat administratieve processen tijdig en correct worden afgehandeld;

• Schakelt gemakkelijk met collega's en werkt graag samen binnen een team;

• Bent flexibel en vindt het geen probleem om incidenteel bij te springen op de HR-servicedesk;

• Denkt graag mee over hoe administratieve werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Wij bieden

• Een baan waarin je iedere dag het verschil maakt!

• Een functie voor 24 tot 32 uur per week. We zoeken twee nieuwe collega's: één voor een tijdelijke aanstelling en één met uitzicht op een vast dienstverband;

• Een salaris tussen de €2.888,- en €3.917,- o.b.v. 36 uur (CAO GGZ, FWG 40);

• Voor de structurele vacature ontvang je eerst een tijdelijk contract. Zijn we blij met elkaar, dan is je volgende contract een contract voor onbepaalde tijd;

• Naast de wettelijke 8,33% vakantiegeld ontvang je een eindejaarsuitkering van 8,33% en kennen we bij Kwintes het balansbudget van €1.000,- bruto per jaar naar rato van je dienstverband;

• Een uitstekende pensioenregeling waarin Kwintes voor 50% bijdraagt én de mogelijkheid een nieuwe (elektrische) fiets te leasen;

• Een ruim aanbod aan opleiding, training en coaching; zowel via onze afdeling Leren & Ontwikkelen als via externe partijen.

De procedure bestaat uit 2 gesprekken, eventueel volgt hierna een meeloopmoment en het arbeidsvoorwaardengesprek. Bij indiensttreding vragen we om een VOG. Deze vacature staat intern en extern uit.