Finance & Admin Specialist freelance (Exact Online/e-commerce)

Yummygums Supplementen; Amsterdam; Hybrid; EUR 96,000 - 124,000; Part time

Benefits offered by this job

Kantoor in Amsterdam

Remote mogelijk

Flexibele uren

Job summary

Yummygums zoekt een ervaren financieel administrateur die de volledige administratie beheert in Exact Online, inclusief bankmutaties, BTW-aangifte en connecties met Mollie, Shopify en Monta. Je werkt zelfstandig aan B2B-facturering, debiteurenbeheer en voorraadwaarde.

Je rapporteert aan de CFO en werkt nauw samen met ons team. De opdracht is freelancerswerk, met één vaste kantoordag per week in Amsterdam en af en toe remote werken.

Qualifications

• Exact Online door en door kennen en zonder zoeken kunnen handelen.
• Ervaring met e-commerce administratie en PSP-betalingen.
• Voorraad in de boeken en voorraadwaarde afstemmen op balans.
• Volledig zelfstandig en nauwkeurig werken zonder begeleiding.

Responsibilities

• Boekhouding in Exact Online inclusief bankmutaties en BTW-aangifte
• Koppelingen Shopify, Monta, XCore en Exact bewaken en corrigeren
• Inkoopfacturen verwerken, betaalbatches klaarzetten en crediteuren beheren
• B2B-verkoopfacturen boeken en debiteuren opvolgen
• Voorraadadministratie en kwartaal- en jaarwerk afstemmen met accountantskantoor ZAAM
• Maand- en kwartaalafsluiting inclusief loonjournaalpost en balanscontrole
• BTW-, ICP- en OSS-aangiftes per kwartaal
• Jaarpakket aanleveren aan ZAAM

Skills

Exact Online

E-commerce administratie

Voorraad in de boeken

Zelfstandig en precies

Retail ervaring

AI-enthousiasme

Operations en supply chain affinity

Tools

Exact Online

Shopify

Mollie

Monta

XCore

Job description

Onze financieel administrateur Margreet stopt na bijna drie jaar om zich volledig op haar eigen bedrijf te richten. Ze heeft onze administratie strak neergezet: heldere workflows, werkinstructies per taak, alles gedocumenteerd. Dat draagt ze rustig en volledig aan jou over, dus je stapt niet in een puinhoop maar in een goed lopende machine die jij verder draait en slimmer maakt.

Wat je gaat doen

Je bent de baas over onze volledige financiële administratie in Exact Online, van bankmutatie tot BTW-aangifte. Het bijzondere aan Yummygums is dat alles samenkomt: webshop-orders via Mollie, retailers die via netting betalen, bol.com-afrekeningen en een extern warehouse (Monta) waar de voorraad in en uit gaat. Jij zorgt dat dat allemaal klopt in de boeken.

• Bank en betaalproviders afletteren: Rabobank, KNAB, Mollie, Shopify, PayPal, bol.com, Amex
• Koppelingen tussen Shopify, Monta, XCore en Exact bewaken; verschillen uitzoeken en corrigeren
• Inkoopfacturen verwerken, betaalbatches klaarzetten en crediteuren beheren
• B2B-verkoopfacturen boeken en debiteuren opvolgen, inclusief netting en betaalspecificaties van retailers
• Voorraadadministratie: Monta-inbound verwerken, voorraadwaarde aansluiten op de balans, kwartaaltellingen vergelijken met Exact
• Maandafsluiting: afschrijvingen, vaste boekingen, loonjournaalpost, balans en W&V controleren
• BTW-, ICP- en OSS-aangiftes per kwartaal
• Jaarpakket aanleveren aan ons accountantskantoor ZAAM, dat het jaarwerk en de salarisadministratie doet

Rapportage en analyse doet onze CFO zelf. Jij levert een afgesloten en gecontroleerde administratie aan waar hij blind op kan bouwen.

Wie we zoeken

Iemand met echte ervaring in dit vak. Vier dingen moet je meebrengen:

• Exact Online door en door. Financiële cockpit, afletteren, koppelingen, correcties: je hoeft niks op te zoeken.
• Ervaring met e-commerce administratie. Je hebt webshopbetalingen via een PSP (Mollie, Shopify Payments of vergelijkbaar) afgeletterd en weet waar de verschillen ontstaan: mislukte betalingen, chargebacks, batches die niet aansluiten.
• Voorraad in de boeken. Je snapt hoe goederenstromen landen in de administratie en hoe je voorraadwaarde aansluit op de balans.
• Volledig zelfstandig en precies. Er is hier niemand die je boekhoudkundig begeleidt en dat hoeft ook niet. Je kent de spelregels, je controleert je eigen werk en je laat een verschil niet los tot het klopt.

Je hoeft onze systemen niet al te kennen. Margreet heeft alles gedocumenteerd en draagt het over. Wat je wel moet kunnen is snel je weg vinden in een nieuwe tool en dan zelf de fouten eruit halen.

• Ervaring met retail (netting, betaalspecificaties, debiteurenbeheer bij grote ketens)
• Enthousiasme over AI. We leggen een AI-laag over Exact heen en zien elke week wat AI voor een klein bedrijf kan betekenen. We zoeken iemand die daar zelf mee aan de slag gaat en zijn eigen rol slimmer maakt, niet iemand die we ervan moeten overtuigen
• Affiniteit met operations en supply chain

Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands; onze administratie, leveranciers en retailers zijn Nederlandstalig.

• Gemiddeld 1 à 2 dagen per week, met wat meer werk rond maand- en kwartaalafsluiting
• Een freelance opdracht met een uurtarief van 70 tot 90 euro, afhankelijk van ervaring
• In ieder geval één vaste dag per week op kantoor in Amsterdam. Af en toe remote is geen enkel probleem, maar hopelijk vind je het net zo leuk als wij om met het team aan tafel te zitten
• Een zorgvuldige overdracht door je voorganger, inclusief werkinstructies en schermopnames per taak
• Direct contact met de directie en een team dat samenwerken echt leuk vindt
• Zie je zelf een grotere rol voor je, bijvoorbeeld met operationele taken erbij, en heb je daar ervaring in? Laat het weten. We staan daar open voor, ook in loondienst

Wie wij zijn

Yummygums maakt de lekkerste vitamines zodat je écht zin hebt om ze te nemen. Met onze gummies, shots, poeders en kauwtabletten geven we smaak aan jouw gezonde routine. We zijn in 2017 begonnen met een webshop en inmiddels liggen we bij Etos, Albert Heijn, Holland & Barrett, Kruidvat en bol.com, in Nederland en België.

We zitten in de Houthavens in Amsterdam met een klein, jong en ondernemend team dat lekker doorpakt. Lunchen doen we elke dag samen en we houden van korte lijnen. Niemand hier hoeft een memo te schrijven om iets te regelen. Je loopt naar iemand toe en het is gefikst.